25分钟会议:时间减半,影响翻倍
会议有时候是冗长、让人疲惫的,但我们可以做出改变。 Image: Unsplash/Headway
- 日常商业生活永远离不开会议,但很多人觉得可以用更少的开会时间达到同样的效果;
- 根据沃顿商学院(Wharton Executive Education)的研究,25分钟是会议的最佳长度,领导者可以通过三个步骤实现这种会议;
- 从会前提供会议议程到会后及时分享会议记录,本文将介绍是充分利用会议时间的方法。
工作永远围绕着人与人之间的合作展开,而一起开会则是完成工作的一种重要方式。正是因此,组织生活永远离不开会议。但是,大多数人讨厌开会,并不是因为开会需要完成工作(开会确实可以推动工作进展),而是因为会议会浪费很多时间。既然我们无法摆脱会议,那么我们就改善它,让会议变得更高效、更有价值、更简要。
看一下你的日程表,你有多少个60分钟以上的会议?想一下,如果换成25分钟的会议,你会多出多少时间来完成工作(或是拥有一些思考空间)。再想一下,当你的团队成员和同事参会时,他们会多么感激这些省出来的时间。
25分钟的会议长度并不是随意定的,这背后蕴含着艺术和科学。简而言之,25分钟的会议既实用、又简单;既可以实现,又富有智慧。
行动步骤
实现25分钟的会议有以下三个步骤:
1. 设定
明确目的:在邀请人们参会之前,首先考虑为什么要开会。虽然人们开会的原因有上百种,但它们通常都可以归为三类:告知信息,协调行动,和解决问题。在每次组织会议时,记得说这句话:“如果在会议结束时,能……那就太好了。”在邀请他人参会时,附上这句话。当你被邀请参会时,同样也可以礼貌地请会议组织者完成这句话。
明确人员:25分钟的会议对5人及以下的小组来说效果最好。想想为什么要邀请相关人员,问自己两个问题:他们在这次会议上将扮演什么角色?他们将会为这次会议提供,或从这次会议中得到什么价值?
明确流程:我们如何才能实现会议预设的目的?提前设定好流程和结构并组织讨论,意味着每个人都能平均地做出贡献。自由流畅的对话往往是高效的。好的会议流程需要按照议程进行,促进成员的参与,并积极促成结果产出。
2. 出场
做好准备:计划和准备不足往往是低效会议的罪魁祸首。在邀请函中写明会议目的,提前发送议程,并为人们阅读会前材料留出充足的时间。
准时:无论到了几位成员,会议都要准时开始和结束。不对迟到的人重复告知内容。通过尊重彼此的时间和手头进行的问题或话题,我们和队友之间将产生积极的情感联结。这会使得讨论更加开放、诚实和坦率,进而促进会议产出。
专注:除非需要展示幻灯片或在电脑上演示什么,否则会议上不应该使用电子设备:即不允许使用手机、笔记本电脑或平板电脑等。
3. 发言
参与:在会议邀请函中写明,会上将要求参会者提供最新信息、意见、想法或提出问题。为了帮参会者快速适应和参与进来,可以在会前简短地询问其近况或组织小活动(例如,“从1-10打分,你今天感觉如何?”)
产出:严格遵循会议结构,用会议赋能工作,而不是成为参会者“真正做出贡献”的绊脚石。Scan Focus Act框架(由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson于1983年首次制定)旨在维护会议在正轨上运行:
- 审视:我们为什么在此开会?会议的背景是什么?人们需要对讨论做出什么贡献?最多12分钟。
- 聚焦:我们需要尤其注意哪几件事?哪些事能够推动决策落地或问题解决?最多八分钟。
- 行动:我们还需要做什么?需要采取什么行动?接下来会发生什么?最多5分钟。
推进:人们在会议结束时应该感到精力充沛,愿意向前推进,采取下一步行动,同时清楚自己需要做什么。后续的联络应该与此相配合。
根据专门研究工作效率的机构Rocket Meetings的数据,超过40%的参会者不记得会上做了什么决定,或者谁应该在会后做什么。此外,20%的与会者对会上决定的内容持有不同看法。
领导者该如何利用25分钟会议
对汽车制造业的高级设计工程师Sandra来说,大多数日子里,她都和很多管理者一样,被一个又一个的会议充斥。她把大多数会议归为正式会议,这些会议不能灵活地改变。但她也有很多随机会议,它们通常预定为60分钟,但她决定将其改为25分钟的模式。
她推进会议进程的方法是,提出开放式问题,等参会者们自己回答。虽然这很难做到,但她发现沉默也是有价值的,因为大家都在看谁会先发言。这一改变使讨论的流程、人们的互动方式,甚至是他们对自己任务的承诺都有了明显的改善。
此外,她还经常采用这些做法:
- 在活动前给与会者发送一份简短议程,让参会者保持知情,避免使其措手不及;会上遵守议程,只在必要时引入新话题;
- 提前到场(无论是实体会议还是在线会议),保持专业,不浪费时间;
- 在屏幕上或纸上做现场记录,以便每个人都能交换意见,并就下一步行动达成一致;
- 在会后24小时内发送会议纪要,以便每个人都能了解会议的产出;
- 如果关键角色迟到或无法出席,就重新安排会议时间;没必要一定要把会议进行下去,浪费大家的时间。
本文作者:
Donna McGeorge
本文原载于世界经济论坛Agenda博客,转载请注明来源并附上本文链接。
翻译:张一凡
校对:王思雨
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