25分钟会议：时间减半，影响翻倍

工作永远围绕着人与人之间的合作展开，而一起开会则是完成工作的一种重要方式。正是因此，组织生活永远离不开会议。但是，大多数人讨厌开会，并不是因为开会需要完成工作（开会确实可以推动工作进展），而是因为会议会浪费很多时间。既然我们无法摆脱会议，那么我们就改善它，让会议变得更高效、更有价值、更简要。

看一下你的日程表，你有多少个60分钟以上的会议？想一下，如果换成25分钟的会议，你会多出多少时间来完成工作（或是拥有一些思考空间）。再想一下，当你的团队成员和同事参会时，他们会多么感激这些省出来的时间。

25分钟的会议长度并不是随意定的，这背后蕴含着艺术和科学。简而言之，25分钟的会议既实用、又简单；既可以实现，又富有智慧。

实现25分钟的会议有以下三个步骤：

1. 设定

明确目的：在邀请人们参会之前，首先考虑为什么要开会。虽然人们开会的原因有上百种，但它们通常都可以归为三类：告知信息，协调行动，和解决问题。在每次组织会议时，记得说这句话：“如果在会议结束时，能……那就太好了。”在邀请他人参会时，附上这句话。当你被邀请参会时，同样也可以礼貌地请会议组织者完成这句话。

明确人员：25分钟的会议对5人及以下的小组来说效果最好。想想为什么要邀请相关人员，问自己两个问题：他们在这次会议上将扮演什么角色？他们将会为这次会议提供，或从这次会议中得到什么价值？

明确流程：我们如何才能实现会议预设的目的？提前设定好流程和结构并组织讨论，意味着每个人都能平均地做出贡献。自由流畅的对话往往是高效的。好的会议流程需要按照议程进行，促进成员的参与，并积极促成结果产出。

2. 出场

做好准备：计划和准备不足往往是低效会议的罪魁祸首。在邀请函中写明会议目的，提前发送议程，并为人们阅读会前材料留出充足的时间。

准时：无论到了几位成员，会议都要准时开始和结束。不对迟到的人重复告知内容。通过尊重彼此的时间和手头进行的问题或话题，我们和队友之间将产生积极的情感联结。这会使得讨论更加开放、诚实和坦率，进而促进会议产出。

专注：除非需要展示幻灯片或在电脑上演示什么，否则会议上不应该使用电子设备：即不允许使用手机、笔记本电脑或平板电脑等。

3. 发言

参与：在会议邀请函中写明，会上将要求参会者提供最新信息、意见、想法或提出问题。为了帮参会者快速适应和参与进来，可以在会前简短地询问其近况或组织小活动（例如，“从1-10打分，你今天感觉如何？”）

产出：严格遵循会议结构，用会议赋能工作，而不是成为参会者“真正做出贡献”的绊脚石。Scan Focus Act框架（由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson于1983年首次制定）旨在维护会议在正轨上运行：

推进：人们在会议结束时应该感到精力充沛，愿意向前推进，采取下一步行动，同时清楚自己需要做什么。后续的联络应该与此相配合。

根据专门研究工作效率的机构Rocket Meetings的数据，超过40%的参会者不记得会上做了什么决定，或者谁应该在会后做什么。此外，20%的与会者对会上决定的内容持有不同看法。

对汽车制造业的高级设计工程师Sandra来说，大多数日子里，她都和很多管理者一样，被一个又一个的会议充斥。她把大多数会议归为正式会议，这些会议不能灵活地改变。但她也有很多随机会议，它们通常预定为60分钟，但她决定将其改为25分钟的模式。

她推进会议进程的方法是，提出开放式问题，等参会者们自己回答。虽然这很难做到，但她发现沉默也是有价值的，因为大家都在看谁会先发言。这一改变使讨论的流程、人们的互动方式，甚至是他们对自己任务的承诺都有了明显的改善。

此外，她还经常采用这些做法：

本文作者：

Donna McGeorge

本文原载于世界经济论坛Agenda博客，转载请注明来源并附上本文链接。

翻译：张一凡

校对：王思雨