不论是工作邮件、协作应用程序,还是休息室的布告栏,职场内的沟通方式都有可能在短时间内出现问题。

由于同事泄露了James Damore分享的一份有关公司走向多元化Google文档,这位谷歌工程师最终被解雇。也正是由于这个惨痛的教训,James Damore发现了职场内部沟通中存在的问题。

当然,错误判断的工作信件早就不是新鲜事了。如果不够谨慎,非工作文件都有可能像病毒一样被广泛传播。

作为一家勇于突破传统的先进公司,谷歌一直以来都致力于组织全世界的信息。但现在,当谷歌也身陷职场沟通不良的丑闻时,人们应该重新考虑整件事情。

信息过多?

为了解决该问题,人们近期一直聚焦于工作沟通的时间,而非方式。赋予员工“离线权”的法国高姆丽法自生效以来已有8个月。该法规定,雇主在非工作时间内向员工发送邮件是不合法的。一位法国立法者称,这条法律的目的是减轻员工的工作压力、让他们摆脱“电子束缚”。

六年前,大众汽车公司商定,雇主不得在非工作时间内向员工发送邮件。2014年,另一家德国汽车制造商戴姆勒出台了一项自愿政策,即员工可以自动删除休假期内收到的邮件,同时,发送人会收到此类回复:

我正在休假,无法阅读您的邮件,故已删除。如果邮件内容非常重要,情联系Hans或Monica,您也可以在我工作时间重新发送。

2017年1月,这条赋予员工“离线权”的法国法律才开始生效,实施时间过短,难以判断效果如何。不过,早在2014年,大众汽车发言人Jörg Köther就曾表示过,他们公司施行的举措广受欢迎。他认为,成功的原因在于“无旁路”机制,让员工无法重新登录。

据称,戴姆勒的员工政策也获得了成功。其发言人Oliver Wihofszki对英国广播公司说道:“99%的反响都是正面评价,因为每个人都认为这是一件好事,他们很喜欢。”

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沟通竞争

大多数人都过于频繁地检查工作。去年,《人力资源杂志》开展了一项名为“回收你的时间”的调查,发现34%的员工起床后会立即查收邮箱,38%的员工每晚睡前都会查收邮箱。一家英国网络安全咨询公司称,即使在上床睡觉之后,20%的办公室人员也会回复工作邮件。

一些公司提倡这种“有毒”的习惯。Barstool Sports网站的总裁Erika Nardini承认,她曾经在周日发短信给员工,只为了考察他们回复得有多快。

让员工关掉电源是一个好的开始,但这远远不够。

谨慎之举

伦敦公寓合租管理公司Myrooms的主管Gianluca Leone曾告诉我的同事,他的团队正试着在禁止使用邮箱和提供自由支配权间找到一个折中的方法。他称:“我们有一个用于监控客户服务信箱地址的系统,它能让每个人在任何特定时间点上知道是谁在接收这些邮件……后勤人员会在旺季为其他时区的顾客提供服务。员工知道我们希望他们何时下线,他们很喜欢这种明确的规定。”

区分“我们不希望你查收邮件”和“我们希望你不要查收邮件”是至关重要的。

当然,禁止查收所有非工作时间内的邮件并不适用于所有行业,人们应当灵活处理。不鼓励过度使用邮箱虽然可行,但对于职场内部沟通的一般性问题,我们不妨试一试另一种更为谨慎的方法。

首先,企业应当阻止员工在邮件中随意复制收件人,该习惯会破坏人们之间的信任,并让有争议性的信息不胫而走。

据称,谷歌工程师Damore曾在批评公司多元化政策的备忘录中添加了四万名同事。随后,这些同事都涌向Blind,一款用于匿名传播职场内流言蜚语的应用程序,并要求解雇Damore。试想,如果Damore没有发邮件,而是面对面地和谷歌的首席多元官对话,结果会如何?这本可以是一段谈话,而非一部“宣言”——公司内部的不平等是一个全球性的难题。

不论何时,我们都应该站起来直接对同事说话。这样做的好处已得到充分的证实。因此,对于任何劝阻人们给所有同事——不论在远处还是在邻桌——发邮件的倡议,我都十分支持。

职场内部通信的未来

除了邮件,其他的沟通方式也有待考虑。在年轻人中,邮件越来越不受欢迎。近37%的新兴公司更倾向于使用Slack、Google文档等协同平台,不再将邮件作为主要的沟通渠道。这些协同工具借助手机,便利了群组交流,很容易让人过度使用。问题出在哪里呢?

一些行业已经发现了风险。伦敦一家新兴时尚公司制定一种不同寻常的方法,用于阻止员工在非工作时间内使用Slack——作为惩罚,违规的员工需要一大早去店里购买咖啡。

过度进行职场交流可能恶化心理健康状况,因此,大众汽车公司、法国出台的明确规定是必不可少的。有了明确的规定,员工们就不必再去猜想,上级到底期待他们做些什么。

当公司试着给予员工无限的带薪假期,并让他们决定休假时间的长短时,员工往往会工作更多,而非更少。沟通亦是如此。没有限制的话,员工们很有可能被淹没在信息之中。

对任何公司来说,灵活和开放的文化都是非常宝贵的。但同时,为了员工的健康和工作,接纳开放文化的公司也有义务保护员工,带领他们避开过量的轻松沟通所带来的风险。

作者:Cary L. Cooper
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翻译:达沃斯博客翻译小组·叶枫
责编:刘博睿
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