我们有太多事情要做，留给我们的时间却太少。日子似乎过得飞快——几周、几个月，甚至几年，都越来越快地溜走。我们似乎别无选择，只能把事情安排妥当，熟练地为所有需要或想做的事制定日程，即便那些事本该是令人愉快的。然而，当我们在日历和待办清单之间多任务并行时，却很少因此获得乐趣——即使正在参加旨在让我们恢复精力、重获平衡的有趣活动，我们也仿佛只是在勉强支撑。据一篇新论文所述，我们可以采取一些做法，在实现最佳效率的同时并更好地享受忙碌的生活，其中包括作者称为“粗略安排”的方法。
基本矛盾
这项研究的标题《时间管理中的活动最大化与结果最大化》，由时间管理专家Selin A. Malkoc和Gabriela Tonietto撰写，点明了问题所在：两种相互竞争的目标之间存在冲突：
活动最大化——目标是尽可能多地完成事情。
结果最大化——目标是尽可能令人满意地完成事情。
这篇新论文实际上是 Tonietto 和 Malkoc 2016 年研究《日历心态：安排日程会消解乐趣、增添工作》的后续研究。该研究记录了作者开展的 13 项调查。对于与义务和责任相关的任务，活动最大化完全说得通；但研究人员发现，它可能会妨碍结果最大化。他们总结道：
安排休闲活动会让它们带上工作的性质，降低其效用。只有在安排得具体时，才会出现这种影响。这种影响只存在于休闲活动，而非工作活动。
避免时间匮乏
粗略安排旨在缓解所谓的“时间匮乏”问题，也就是那种觉得时间根本不够用、无法完成所有事情的强烈感受。新研究还指出：“时间匮乏感与许多不良结果相关，从失眠、身体健康恶化到花钱吝啬。”此外，即便是做好工作相关任务，也会变得越来越困难。
围绕如何完成更多事情，已经形成了一个完整的行业。毕竟，告诉别人自己有多忙，能塑造个人形象，让人觉得成功且富有成效。市面上有书籍、视频、各种体系——例如名字恰如其分的GTD®（“把事情做完”）方法——还有大量应用程序，唯一目的就是提高效率。从结果最大化的角度看，其中一些方法确实相当有效。然而，当每一分钟都预先安排妥当，我们的休闲活动最终也只能被塞进这些来之不易、经过精心规划的时间表里。这会毁掉休闲的乐趣。
实现更愉快的平衡
研究表明，更好地平衡活动最大化与结果最大化，既能提升工作时的表现，也能让休闲时光带来更多恢复活力的乐趣。
提升工作时的表现
少安排一些
与其在一段时间里尽可能塞进更多活动，不如分清轻重缓急。放下不那么重要的任务可能令人难受，但为优先级较高的活动留出更合理的时间，更有可能把它们做好，因为执行时不必承受不切实际的时间限制带来的压力。（或许可以把放弃的低优先级工作委托给别人。）
一次只做一件事
你可能为自己似乎能一边处理较大的任务、一边应付多项小事而感到自豪，但研究明确表明，多任务处理其实行不通。它只会分散你的注意力，让你对手头的工作投入更少的心思、专注和创造力，最终降低工作质量。
均匀安排截止期限
研究表明，外部设定的截止期限能提升表现；而在自行设定期限时，应将它们均匀分散，以更合理地分配注意力。论文指出：“与间隔不均的截止期限相比，间隔均匀的截止期限能提升表现。例如，在整个学期内有三个均匀间隔的截止期限的学生，成绩高于三个截止期限都安排在学期末的学生。”
提升休闲活动中的愉悦感
安排得更宽松
研究指出：“人们安排休闲活动，是为了确保自己会参加；他们暗自认为，参加一项活动自然就会乐在其中。”遗憾的是，作者此前的研究表明，事实并非如此。原因在于，“安排日程所设定的严格开始和结束时间，会打断休闲活动自然流畅的节奏”，使其乐趣减少，也更像工作。
Malkoc 和 Tonietto 表示，解决办法是粗略安排：只把休闲活动安排在没有预先设定开始或结束时间的时段里。例如，可以计划“下班后”出去吃晚饭，而不是定在“下午 6 点”。他们的研究表明，这样安排的休闲活动与完全自发进行的活动一样令人满足。
避免严格的结束时间
同样有问题的是，为令人愉快的活动设定严格的结束时间，例如后面还安排了工作。这显然违背了粗略安排的原则，因为它要求娱乐活动必须在特定时间结束。研究指出：“后续安排的活动所造成的硬性截止时间会带来时间压力，可能削弱此前时段的愉悦感。”它会让你无法沉浸于当下的乐趣，转而分心惦记接下来要做的事。
更好的做法是在娱乐和工作之间留出一段未安排的缓冲时间；更理想的是，尽可能重新安排工作，让休闲活动没有固定的结束时间。
专注当下
正如上一部分所说，要真正充分享受休闲活动，至关重要的是全心投入当下，即使让你分心的是一件令你期待的事。作者此前的研究发现：“与不知道接下来还有另一段愉快视频的参与者相比，知道自己随后还会观看另一段愉快视频的参与者，对喜剧视频的享受程度更低。”正如生活的许多方面一样，当前研究指出：“更多地活在当下，或保持正念，能提升愉悦感。”
忙得愉快
当你试图以更令人满足的方式应对眼前的诸多任务时，要记得在尽可能多做事情与享受日常生活之间保持平衡。两个目标都值得努力追求，而研究提出的建议能降低这样的可能性：有朝一日，你在“人生待办清单”上看到许多未完成的事项时，既感到不满，又疲惫不堪。享受这段充实忙碌的旅程，才好得多。
