电子邮件可以是很好的沟通工具，也可能极其浪费时间——这取决于你如何使用它。认识我的人会告诉你，我有点痴迷于效率；每当我浪费时间发出无人理会的邮件时，都会非常恼火。以下是我学到的一些提高邮件效果的方法。
1. 简明扼要
我讨厌冗长的邮件。你知道我说的是哪种：三页长的文章，读完要30分钟，回复要3小时，因为只回一句话似乎有点失礼，对吧！那我就假装没收到……“抱歉，应该是进垃圾邮件了！”
我得承认，我自己也犯过这种毛病。但几年前，我开始经常与首席执行官打交道，注意到他们的邮件都很简短。我开始效仿他们，发现人们回复得更频繁，也更迅速。过去我浪费那么多时间写又长又详细的邮件解释自己，其实只需简单几句话，效果反而会更好……
当然，有时邮件确实需要写得长一些。这种情况下，可以用小标题分成几个部分，并使用编号列表或项目符号——这样读起来快得多，也容易得多。
2. 说清楚你想要什么
我认为，简短的邮件之所以如此有效，一个原因是它会迫使你直截了当。它去掉了所有多余的话，让你想要什么一目了然。我常常收到解释过度、把事情说得过于复杂的邮件，而简单一句话就足以说明问题。我收到的很多邮件，明知对方是在向我索要某样东西，却看不出具体要什么。
如果你希望对方采取行动，就明确说出要采取什么行动。如果你希望某人作出决定，就请对方作出决定。如果你需要帮助，就说清楚需要什么帮助。
3. 说明你希望何时完成
想推动事情落实，给出截止时间确实很有帮助。但截止时间也很容易说得含糊，比如“尽快”是指今天、明天、下周，还是下个月？
即使你不需要对方在某个特定日期前完成，也要始终设定明确的截止时间。例如，“能否请你在下周四下班前告知我？”会在对方心里留下一个明确的时间标记，从而促使事情推进。当然，不言而喻，你仍然需要尊重别人的时间，不要设定毫无意义的任意截止时间！
设定截止时间还有一个好处：它给了你一个跟进的理由，又不会显得你在催人。如果你说的是“能不能尽快给我？”，就很难做到这一点。
4. 发送日历邀请
最有效的邮件之一就是日历邀请。它很难被忽略，因此会促使对方作出决定——要不要参加这次会议？如果你一直约不到需要沟通的人，就直接给对方发送日历邀请。如果对方拒绝了，再换个日期重新发送。
只要确保简要说明你具体想谈什么。如果是内部会议，也要附上简短议程。
5. 个别沟通
你是否曾在演讲厅里，听到演讲者提问，却没人回应？真尴尬……不过躲在人群里很容易；如果其他人都不回应，那自己也完全可以闭口不言。
与其给所有人抄送邮件并问“大家怎么看？”，不如分别给他们发邮件。如果这样做不现实，那就点名请特定的人发表意见，以此开启讨论，例如：“Rob，我知道你对此有看法，你怎么看？”
话虽如此，我不认为电子邮件是很好的讨论工具。最好还是进行真正的面对面或口头交流。
6. 集中整理后再发
不要每次想到什么就发一封邮件，而是把内容攒起来，集中写在一封邮件里。比如，我和开发人员合作一个项目时，很容易每当脑中冒出新想法或问题就发一封邮件。这样会造成邮件堆积，重要想法或问题很容易被遗漏，也会让那位可怜的开发人员忙着汇总一切，十分恼人。相反，我会把想法或问题记下来，然后约个时间，通过电话或当面把它们一起过一遍。之后，我会把所有内容整理成一份简明的项目符号清单，放在一封邮件里发出。
7. 拿起电话
发送更有效邮件的最佳方法之一，就是根本不发邮件。好吧好吧，这算取巧，但这是个重要观点。拿起电话，你就能用远少于邮件沟通所需的时间，进行更有意义、更深入的交流（如果邮件沟通做得到的话）。对方了解了背景，也更清楚你需要他们做什么之后，再发一封简短直接的跟进邮件就容易多了。
如果你收到一封很长的邮件，直接拿起电话打过去也是个好办法。有时我甚至不读邮件，直接打过去说：“我看到你的邮件了，觉得打电话聊聊会更方便。”如果没联系上对方，我可能就回复：“我们电话里聊聊这件事吧。你周二下午3点或周四上午10点方便吗？”
这比坐在那里花几个小时斟酌回复快得多。
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作者：Justin Babet 是 JobAdvisor.com 的创始人兼首席执行官。
图片：一名女子使用办公电脑的鼠标。OFFPO 路透社/Catherine Benson。
