有效把握时间的四种方法——完成最重要的事情

作家Annie Dillard曾说："我们选择如何度过自己的一天，也就是选择如何度过我们的一生。”

然而，大多数人被动地度过一周，而不是主动规划自己的时间：我们没有在日历上留出时间来做需要专注的工作，我们参加的会议没有明确的议程或目的，在没有计划的情况下工作，让不断涌现的通知分散我们的注意力……我们说服自己，眼下忙碌的工作就是最重要的工作，即使我们知道这不是事实。

工作周的基本构件就是人们如何花费自己的时间。但令人惊讶的是，人们很少关注和设计自己的时间和工作周。例如，什么时候做最重要的工作？日历上应该安排多少次会议？是该允许通知并立即回复，还是该关闭通知以便不受干扰地工作？

以下是帮助你把握时间的四种方法：

1. 进行“时间审计”以了解自己的时间利用方式

把你在两周内所做的一切都记录在日历上，从参加会议和处理电子邮件的时间段，到特殊的工作项目，以及为即将到来的会议所做的准备，然后通过思考以下问题来进行时间审计：

根据从时间审计中得出的结论，采取以下步骤：

做出“小改变”：小改进可以促成大差异。该采取哪些最简单、最容易的步骤来积极主动地设计工作周？对我来说，就是在日历上划分时间块，每周安排3至4次深度工作的时间，并关闭通知。

做出“大改变”：对一周的时间设计进行大的结构性改变，也可以为最重要的工作腾出更多时间。当我完成自我审计时，我意识到有些每周的常设会议可以被取消，或者我不需要参加。

2. 减少因分心而损失的时间

澳大利亚软件公司Atlassian对“分心”问题进行了研究，其结果令人震惊：

36：我们每小时检查电子邮件的次数

16分钟：在收到电子邮件后重新集中注意力所需的时间

10：当不断处理电子邮件时，你会失去多少智商点（相当于失去一整晚的睡眠）

56：我们每天被打断的次数

3分钟：转换任务需要花费时间

2小时：每天花在恢复专注度上的时间

这里有几个方法可以减少因分心而损失的时间：

电子邮件：关闭电子邮件通知，留出2至3个专门的时间段，检查和回复一天中的电子邮件。然后，在一天中的其余时间忽略电子邮件，因为你知道自己已经分配了时间来处理它。

通知：在“深度工作”时，关闭所有通知（电子邮件、内部团队通知）。我每周都会划出两个深度工作时间段，那时候我可以不受干扰地工作。

基于目标创建日程：我经常创建30或60分钟的日程，挑战自己完成一项特定任务或达到一个特定目标。就像番茄工作法一样，使用时间限制来达到一个预定的目标，可以提高你的注意力，使你能够战胜分心。

最后，想一想当你减少分心的时候，你会得到什么（与孩子在一起的时间，下班后去健身房的时间，不用工作的周末等等）。

3. 设置“界限”，最大限度利用时间

设置界限是减少分心、倦怠和工作压力的关键步骤。2021年，79%的员工出现了与工作有关的焦虑，我们需要重寻个人掌控感，并重新把握我们的时间。

界限可能很难把握，但可以利用时间审计来帮助你确定哪些界限最有价值。例如，这样做是否能保障你的个人时间，或是是限制新的、额外的任务？在你处于最佳状态时，是否要为重要工作划出一天中的某些时段，避免非必要的公司活动？

在与他人沟通你的“界限”时，要专注于其为手头任务创造的价值。

当你的时间有限时，你可以说：

“我在X天或Y时间之后与要和家人在一起，但在Z时间我有空。我们该怎样利用这些时间以在最后期限前完成任务？”

当项目与你的优先事项冲突时，你可以说：

"我现在正在做几个项目，我想确保我的工作是有效的。鉴于我们的季度目标是A，似乎Y项目和Z项目不如X项目那么必要和及时。这样考虑对吗？你建议我如何更好地确定优先次序？”

4. 测试、优化、重复，以维持你的时间设计

从只设计一个工作日开始，该如何主动设计一个帮你变得更专注、更高效、更健康的工作日？在通知、深度工作时间、电子邮件和界限设置方面做2到3个小改变。然后在一天结束的时候，回顾你所学到的东西。什么措施有效？哪些没有？然后在另一天再次尝试。在你已经实施的1-2个措施上加倍努力，并新选择1-2个进行测试。

如果你觉得每天做出改变比较困难，可以考虑着眼于一整周，专注于确定每周可以做出的2-3个小改变。然后在一周结束时，反思哪些是有效的，哪些是无效的，并在下一周再次尝试。

我们经常会觉得，自己的日程表是预先设定好的，我们只需要做出反应，努力把所有事情都安排好，使这个日程表成为最好的。但实际上，我们拥有的权力比我们所认为的要大。在日程表中优化时间利用的最好方法之一，是认识到自己的心理机制，并从几个小改变开始做起。

本文作者：

Banks Benitez，Uncharted公司总裁

本文与Quartz合作发布。本文原载于世界经济论坛Agenda博客，转载请注明来源并附上本文链接。

翻译：张一凡

编辑：王思雨