• 人们通常把工作被打断看作一种消极的现象——这给时间紧张的员工带来压力,耽误他们工作。
  • 然而,新的研究表明,工作被打断可以带来积极的社交效益并增加员工归属感。
  • 研究人员就我们如何管理工作中断,并借此发挥其对我们有利的一面提出了建议。

工作中断的负面影响是有据可查的:难以推进任务、时间紧迫、带来压力和生产力下降。管理者们经常设法来消除,或至少最大限度地减少这种中断的发生。但Harshad Puranik、Joel Koopman和Heather C. Vough的一项新研究显示,在工作场所中被打断有一个好处:那就是增加归属感。

随着新冠肺炎疫苗越来越广泛地分发,各组织开始重新开放,进行面对面工作。随着越来越多的员工回归他们的办公室,工作场所变得更加繁忙,员工可能会重新体验到一个常见的发生在工作场所的现象——那就是工作被打断。例如,同事们经常会突然出现,或提供最新信息,或寻求帮助,或叙旧;主管人员会顺便布置新的任务或检查任务;下属会来寻求指导;客户会打电话询问他们的订单。

目前已有大量资料证明这些工作中断带来的负面影响,如难以推进自己的任务,以及由此带来的时间压迫、压力和生产力的降低。因此,管理者们经常设法消除或至少最大限度地减少这种中断的发生,这也是非常合乎常理的。但是,我们最近的研究结果表明,工作被打断也可能有其积极意义。

工作被打断的社交意义

你可能会想,被别人打断怎么会是一件好事呢?答案是,经由与打断者的交流互动,这种被打断的经历实际上可能增加员工的归属感。工作中断有两个不同层面的影响。首先,它妨碍了工作任务的完成,而这正是其负面影响。由于他人的打断而被迫反复转换任务,这对员工的精力造成负面影响,降低他们的工作满意度。然而,除了这个任务导向的层面,被他人打断还具有社交层面上的意义——这是在与打断者的交流互动中产生的。

这一社交因素在很大程度上被之前的研究所忽视了,因为关于工作中断的主流对话只关注其负面的、任务导向的影响。然而,我们的研究表明,工作被打断时,员工可能会从在此期间与他人的社交互动中受益。事实上,如果要说出我们从过去一年的社交疏远和彼此隔离中学到的一件事,那就是人类本质上是一种社会生物,对社会互动有着基本的需求。社会心理学的研究表明,对社会联系和归属感的需求是进化过程中基本的需求,对我们的心理健康具有重大贡献(例如,Baumeister & Leary, 1995)。

我们发现,由工作中断所带来的社交互动有助于满足被打断员工的归属感需求。这一点很关键,然而我们的研究在此基础上还有其他发现。那就是,这种来自于社交方面的积极影响实际上也可以抵消同时由于工作中断造成的任务导向方面的消极影响。因此,社交层面成为了任务导向层面的一个重要的对立面,事实上,它提高了员工的幸福感。这意味着,在工作中被打断并不是人们常说的消极经历,而对提升员工的幸福感具有积极意义。

发现其潜在有益一面驱使人们对目前流行的避免工作中断的主张提出质疑。避免工作中断可能会导致员工无法享受到其社交层面的益处,而这正是我们的研究所发现的。因此,我们不能完全消除工作中断,而应该呼吁更好地管理这些中断,以提升其社交层面的好处,减少其任务导向层面的坏处。下面,我们就如何做到这一点提供一些具体的建议:

1)打断他人时要注意

意识到工作中断的消极和积极影响,可以帮助员工管控自己打断别人工作的可能结果。他们需要注意两件事。首先,他们需要注意不要过于频繁地打断他人,从而导致对方不断地将注意力从一项任务转移到另一项任务,这可能会让人感到疲惫。因此,在打断别人说话时要注意的第一个点是,只有在必要时才去打断别人的工作。

其次,考虑到工作中断在社交层面的好处,如果必须打断别人的话,一个人至少可以在此期间进行一定程度上的闲聊——事实上,最近关于在工作场所闲聊的研究已经强调了这种行为的好处(Methot等人,印刷中)。这样一来,表面上看起来是浪费时间的行为,却可能是联结员工和提高员工归属感和工作满意度的机会。在这一点上,我们发现,与那些主要考虑任务的工作中断相比,更社交化的工作中断更可能提高员工归属感。此外,对工作被打断的人表示遗憾或道歉,有可能是一种简单却有效的方式,来表明自己重视他们的时间,这可以让被打扰的员工得到被重视的感觉和归属感。

2)提供工作和处理工作中断的自主权

我们还发现,当员工可以控制他们工作的时间、地点和方式时,工作中断的积极效果就会增强。因此,管理者应该考虑给予员工工作和处理工作中断的自主权,具体来说,就是利用其积极作用,减少其消极作用。

首先,在工作中拥有更多的自主权有可能意味着人们会觉得工作被打断带来的负担较轻。原因是,当员工拥有自主权时,他们可以很容易修改他们的工作时间表,甚至最后期限,以确保他们及时恢复处理和完成被打断的工作任务。因此,他们可以在工作中断期间自由地参与社交互动,而不必担心工作受到影响。相反,如果没有这种自主权,员工对及时完成工作的担忧可能会因工作中断而加剧。这种情况下,工作中断的社交积极影响可能会比前一种情况下更小。

其次,更多的工作自主权也可能意味着员工有能力安排他们的工作日程,使他们的大部分工作中断都集中在工作日的特定时间段,此时他们的工作量较小,或者有更多的时间和精力来处理工作中断。例如,员工可以实行“红绿灯”模式来处理工作中断问题。他们可以在自己的门上贴一个图形,他们可以改变这个图形以表示绿色、黄色或红色。当图形显示为绿色时,任何打扰都是欢迎的。当图形显示为黄色时,只要是为重要的和时间紧迫的事,都欢迎打扰。当图形显示为红色时,相反,这时应该最大限度减少工作打扰。这种方法能够使员工在必要时集中精力工作,但也可以使其从工作中断的社交互动中获益,因为这些中断不会对他们的工作造成很大干扰。因此,给予员工更多的工作自主权可能会减少工作中断带来的任务导向型负面影响,并增强其社交积极影响。

总的来说,被其他人打断工作并不像人们所认为的那样会遏制工作动力,在一定范围内鼓励而非阻止这种工作中断可能反而会有所帮助。鉴于工作中断在当今流动的工作场所中已不可避免,以及这些中断可能带来的有益影响,我们呼吁管理者在看待这种情况时,要有一个根本的转变。我们呼吁管理者不要将工作中断视为需要根除的负面事件,而是将重点放在更好地管理工作中断上,以减少其负面影响,并提升其对员工福祉的积极影响。

本博客内容基于《对不起,你有时间吗?探讨日常工作中断对员工幸福的积极和负面影响》,《应用心理学杂志》(即将出版)。

本文作者:

Harshad Puranik,伊利诺伊大学芝加哥分校管理研究系助理教授

本文首载于LSE商业评论,原载于世界经济论坛Agenda博客,转载请注明来源并附上本文链接。

翻译:张一凡

校对:王思雨