一项新的研究表明,让员工决定在何时何地工作的公司——无论是在另外一个城市还是在午夜——可以提高员工的工作效率,减少人员流动,降低组织成本。

哈佛商学院技术与运营管理部门副教授Prithwiraj Choudhury和其他研究人员比较了美国专利商标局弹性工作安排的结果。研究小组发现,在与阿卡迈、美国国家航空航天局和Github等机构类似的“随时随地办公”安排下,员工的工作效率比那些遵循更传统的“在家办公”政策的员工高4.4%。传统的“在家办公”政策为员工的工作安排提供了灵活性,但要求员工住在办公室附近。

Choudhury与哈佛大学商学院博士生Cirrus Foroughi 和东北大学管理学执行教授 Barbara Larson 合著了在任何地方(生活)工作:美国专利局的地理灵活性和生产力效应论文,Choudhury说:“之前的学术研究探究过‘在家工作’对工作效率的影响,‘在家工作’给员工灵活的工作时间,而‘随时随地工作’则更进一步,给员工们提供了时间和地理上的灵活性。”

尽管数字技术让员工比以往任何时候都更加高效,但许多公司迟迟不让员工定期在家工作,更不用说随时随地在家工作了。这项研究的结果可以帮助公司了解各种弹性工作选择的影响,并对某些工作类型的员工与雇主进行谈判提供支持。Choudhury说,研究结果对工人们具有重要意义,他们可能会搬到成本更低的地区,从而降低通勤成本,住得也离家人和朋友更近。

隔离远程工作的好处

为了研究“随时随地办公”政策对生产率的影响,Choudhury寻找到一种让研究人员能够在不同远程工作条件下、将具有类似工作职能工人的生产率变化隔离开来的环境。美国专利商标局提供了绝佳的机会。

为提高效率,该机构于2012年实施了《远程工作改进法案试点计划》。该计划在24个月里对专利审查员实施“随时随地办公”政策,每月根据工会协商的配额更换新的审查员。这个实施过程使Choudhury和他的合著者避免了社会科学研究中所谓的选择问题。

Choudhury解释说: “一个人是否想成为一名远程工作者,是由他的某些潜在性格所驱使,而这种性格也与工作效率有关。”

在实施《远程工作改进法案试点计划》之前,审查员可以在家工作,只要地点在距离弗吉尼亚州亚历山大市美国专利商标局总部50英里以内,但他们必须每周到办公室报到一次。该机构最终允许他们在50英里之外工作,但仍然要求他们每周去办公室一次。《远程工作改进法案试点计划》提供了完全的自治权。

Choudhury和他的合著者比较了600名审查员在不同条件下的工作效率。研究人员发现,在远程办公条件下,所有审查员的工作效率都有所提高,在朝着“随时随地办公”的目标迈进的过程中,他们的工作效率都在不断提高。当员工从限制的工作地点搬到他们选择的地点时,工作效率提高了4.4%。研究人员估计,根据一项专利的平均价值,这种生产率的提高每年可以为美国经济增创13亿美元的经济价值。

图片来源:美国专利商标局;《在任何地方生活和工作:美国专利局的地理灵活性和生产力效应》(作者:Prithwiraj Choudhury, Cirrus Foroughi, and Barbara Larson)

许多审查员也能从经济上受益,他们拿着华盛顿特区的薪水到成本更低的地区生活,有效地增加了他们的实际收入。处于职业生涯早期和中期的员工倾向于根据未来的职业考虑来选择工作地点,而拥有较长工龄的员工则大量涌入“适合退休生活”的目的地,比如佛罗里达州。

图片来源:美国专利商标局;《在任何地方生活和工作:美国专利局的地理灵活性和生产力效应》作者: Prithwiraj Choudhury, Cirrus Foroughi, and Barbara Larson

并非人人都适合在任何地点办公

为了正确看待这些发现,并为未来的研究提供一个框架,研究人员强调了专利审查员工作的性质,这一工作不需要每天与同事商谈协调。审查员可以独立完成他们的工作,坚持专利搜索的最佳实践——之前的研究将这种工作方式称为“联营式相互依赖关系”。Choudhury强调,研究结果只适用于雇佣这类员工的公司或单位。

Choudhury说:“对绝大多数这样的雇主来说,远程工作是双赢的,因为员工可以搬到自己喜欢的地方,从而节省生活成本;而雇主将看到更高的生产率和更少的人员流失,此外,还能节省房地产成本。”

Choudhury和他的同事们将联营式相互依赖关系与“互惠相互依赖”(需要同事之间持续互动)和“顺序相互依赖”(涉及不同员工执行的一系列任务)进行了对比。

Choudhury说,那些工作中需要最少协调的员工可能会在与潜在雇主谈判时使用这些调查结果。但在需要头脑风暴和项目互动的工作环境下,随时随地办公策略可能会增加成本。他补充说,需要更多的研究来充分了解远程工作在更多协作环境中的含义。

展望未来

一些公司采取更广泛的远程办公政策,而其他一些公司比如雅虎,已经公开表明不再允许员工在总部以外的地方工作。在众多避免远程办公的理由中,各公司都提到了办公室“面对面时间”的必要性以及员工之间自发交流的好处,即使是对技能高超、自主性强的员工也是如此。在Choudhury看来,公司不愿意这么做可能有更深层的原因。

Choudhury说:“这事关信任,人们害怕逃避,我认为学术研究也缺乏明确性。”

这项新研究可能有助于为远程工作政策的讨论提供信息,这让Choudhury兴奋不已。给予知识型员工,尤其是那些独自工作者选择工作地点的自由,不仅对员工有好处,也有利于公司和自然环境。

Choudhury预测:“人们会被吸引到他们想去居住的地方,而不是不得不住的地方,这是数字技术带来的巨大前景,它将使人们远离城市集群。”

专利价值评估基于2018年美元价值
图片来源:Prithwiraj Choudhury, Cirrus Foroughi和Barbara Larson合著的《在任何地方生活和工作:美国专利局的地理灵活性和生产力效应》

对于那些希望扩大远程办公政策的公司,美国专利商标局的项目为高管们提供了其他几个考虑因素:

  • 渐进式过渡可能有助于员工进行调整。美国专利商标局要求,办公室内的审查员转向完全自办公之前应在家工作。 逐步的转变可以会让员工有时间建立起自己的远程工作流程,与此同时,他们也离雇主较近,遇到问题可以亲自寻求雇主帮助。
  • 技术工具可以支持轻监管。美国专利商标局的项目侧重于独立工作的审查员。但是当员工的工作需要主管的审查时,该机构要求员工使用其IT工具进行虚拟协调,从而提高生产率。
  • 在办公室工作一段时间可以为远程办公提供坚实的基础。只有拥有两年在职经验的专利审查员才有资格参加美国专利商标局的远程工作计划。这些员工在离开单位,进行远程办公之前有机会与经验更丰富的审查员一起学习。

本文最初发表于哈佛商学院 Working Knowledge

作者:

Kristen Senz, 哈佛商学院Working Knowledge作家、社交媒体创作者。

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翻译:杜冰钰

编辑:刘宇彤