“数字化”是信息与通信技术（ICT）领域中一个相对小众的话题，但过去几年，发展领域对“数字化”的需求显著增长，尤其是在非洲。
当我们说“数字化”时，你可能会认为这只是将纸质记录扫描或采集为数字格式。这种理解有一部分是正确的，但数字化的实际工作流程远不止于此。它包括将纸质记录上的数据转换为“数字数据”的整个过程，使我们能够以电子方式识别、搜索、访问、检索、更新和存档这些数据。
数字化工作从对实体（原始）纸质记录进行分类开始（例如，整理、列单和装箱），并评估工作量。数字化的深度和潜在影响巨大。数字化记录将减少公共行政中的错误和交易成本，也将提升政府问责水平和国家统计数据质量。
最终，数字化将支持向一国开放数据门户提供更及时、准确的数据。来自不同政府实体的数字公共记录数据可以整合，最终政府将能够提供更顺畅、高效的公共服务（例如，将出生登记与国民身份证、护照或驾驶执照的签发关联起来）。此外，“数字化”过程还将为接受过记录数字化培训的失业青年创造数字化相关就业机会。
通过与洛克菲勒基金会的 “非洲数字就业” 倡议合作，我们的团队于去年年底实施了一项数字化能力建设计划。该计划的主要目标是增强优先政府机构的机构能力；这些机构负责管理重要公共记录，因此迫切需要开展数字化工作。
共有八个政府部委、部门和机构（MDAs）* 参加了该计划。培训计划重点讲授如何以更有条理、更可持续的方式管理数字化项目。我们根据需求评估研究结果制定了培训课程，内容包括高效数字化所需的业务管理技能（包括用于区分机密与非机密类别的业务流程、估算需在内部数字化或外包的文件数量），以及技术技能（例如扫描流程和数字化记录的使用）。
共有60名来自MDAs的工作人员完成培训课程，并于2014年12月获得证书。
此后，我们从参与者那里收到了几项积极的阶段性成果。多名MDA工作人员展示了更强的技能，能够评估需要数字化的积压记录数量。培训结束后，我们的团队共同确定，八个MDA有2500万份积压记录需要数字化，其中只有10%已分类。换言之，约2250万份积压记录可以外包处理。
除面对面培训课程外，我们还开发了电子学习内容，并于2015年1月上线电子学习门户，为MDA工作人员提供持续的自主学习机会。最终，该电子学习平台应向所有MDA及潜在的数字化外包服务机构开放。
接下来是什么？我们的团队将继续通过加纳电子转型项目支持加纳的数字化工作。我们培训过的MDA工作人员将在各自机构中发挥关键作用，负责确定记录分类（即由内部开展数字化还是外包）、准确估算文件数量，并监督外包工作的质量。
*八个参与的MDA包括：出生与死亡登记处（BDR）、国家身份识别局（NIA）、注册总局（RGD）、加纳税务局（GRA）、加纳司法局（JSG）、驾驶员与车辆许可局（DVLA）、加纳卫生服务局（GHS）和加纳移民局（GIS）。
本文与 世界银行信息与通信促进发展博客合作发布。本文的发布并不意味着世界经济论坛认可其中观点。
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作者：Kaoru Kimura 是世界银行交通与信息通信技术全球实践部门的信息与通信技术政策专家。
图片：这张新闻图片中的互联网局域网电缆摄于2011年6月23日的悉尼。REUTERS/Tim Wimborne。
