有时，似乎一天的时间总是不够用，无法完成所有事情。
在他的著作《极致效率》中，哈佛讲师 罗伯特·波曾博士 阐述了取得更多、更好成果的关键。请继续阅读，了解波曾最实用的18条建议，学习如何做到这一点。感谢波曾博士允许我们刊载 他的作品。
按重要程度排列优先事项，并据此分配时间
波曾表示，高优先级任务与低优先级任务有所不同，你为每项任务分配的时间也应有所区别。
把计划要做的所有事情写下来，并按每周目标、年度目标和长期职业目标进行整理。然后按照相对重要性为每项任务排序。要达到最高效率，就应把更多时间花在排名靠前的任务上，较少时间花在排名靠后的任务上。
明确你想要的结果，并直奔目标
相比投入多少小时工作，取得尽可能好的结果重要得多。确定最终需要实现的结果，有助于你制定更高效的计划，明确如何达成目标，从而腾出时间。
在完成任务的过程中，务必在进行到一半时停下来，确认进展是否符合计划；如果与他人合作，也要确认彼此的做法是否协调一致。
忽略一天中收到的80%的电子邮件和请求
你为项目投入的时间应根据项目的重要程度而有所不同。波曾表示，对于低优先级任务，做到B+通常就足够了。
没有必要为这些任务额外投入时间和精力，也不必纠结于每一个细节。波曾甚至建议，丢弃或忽略收到的80%的电子邮件和请求，因为它们通常并不重要；其余20%则应立即回复。
不要把日程排得每个小时都满满当当
认真安排每日行程，并在日历中记下每个约会或会议的目的。写明目的有助于你不偏离主题。波曾建议，不要把日程中的每个小时都排满，以便留出时间应对可能出现的意外情况。
每晚回顾日程安排，为第二天做好准备，并在心里预演即将开展的任务。
列一份适用于每次出行的旅行待办清单
旅行时不要把任何事情交给运气。列一份可以在以后旅行中重复使用的待办清单，这样你就知道要打包什么、要预订什么交通工具，以及还需要准备什么。
明确此行的目标，以免临出发前浪费时间。波曾还提醒：如果旅行时间不到一周，绝对不要托运行李。改带一个大号随身行李，以减少在行李提取处等待的时间。
会议应留给相互介绍和严肃讨论
波曾表示，中层管理人员的工作日中，会议大约占35%；高层管理人员则高达60%。
尽量把会议限于向新客户或同事作自我介绍，或讨论无法通过电子邮件或电话解决的严肃议题。其他事情都可以通过电子邮件、文档共享、视频会议以及技术提供的其他便利方式有效完成。
设定更多截止期限，克服拖延
如果老板给员工两周时间完成一项任务，拖延者往往会等到最后一刻才动手，最终陷入困境。对此，波曾建议员工在完成过程中设定更多、更频繁的截止期限，即使这些期限都针对同一个项目也无妨。
为确保自己不会忽视自设的截止期限，把这些期限告诉同事，甚至告诉老板。有人监督并要求你对自己设定的期限负责，你就更有可能按期完成。
阅读任何内容时，先从结论读起
确保自己带着目的阅读。问问自己为什么要读正在读的内容，以及你能从中获得什么、而这些又无法从别处获得。
这包括明确阅读时想找到什么，无论是新闻、建议、技巧，还是与你工作相关的信息。波曾还建议先读文章或作品的结论和引言，这样你就能了解作者的思路走向，也能知道要重点关注哪些内容。
使用短句，并务必校对，写出优秀文章
写作能力日益重要，因为如今电子邮件常常取代了电话。波曾建议，开始写作时先拟一份提纲，展示文章的逻辑推进。如果要写一份篇幅长、内容密集的文件，就写一份执行摘要，让读者了解全貌。
务必使用有效的语言，例如短句，并确保分句之间的关系清晰；还要反复校对。你的文章第一次写出来时绝不会完美。
出色公开演讲的关键在于准备充分并了解听众
不要把宝贵时间浪费在为演讲焦虑上。有效演讲的关键是准备。准备工作分为三个主要环节：
1. 了解听众——他们是谁、为何出席，以及他们关心什么。
2. 组织演讲结构——为演讲拟定提纲，并确保论点清晰。
3. 排练演讲——排练会让你更加从容，并在正式上场时显得自信。
学习如何有效地主持会议
如果办公室会议毫无成果，原因就在于会议的组织方式没有推动事情取得进展。波曾指出，要让会议发挥最大效果，必须做到以下三点：
首先，会议主持人应拟定清晰的议程，并至少提前一天发给与会者审阅。会议开始时，介绍环节应简短，以便把更多时间留给严肃讨论。最后，会议结束时，所有与会者都应清楚离开后需要做什么。
规划职业生涯时，避免专业化和长期计划
规划职业生涯首先要知道，你不需要长期计划。在初次决定职业方向时，波曾建议列出几份你希望最终担任的工作，作为你的职业目标。
列出令你感兴趣的工作后，问问自己能为世界提供哪些技能，看看这些技能是否与所列的某项工作相匹配。调查这些工作，了解相关职业的需求。避免过度专业化，并始终设法尽可能增加自己采取下一步行动时可选择的选项。每年修订目标，以便知道何时该继续向前迈进。
按时间线整理职业目标
波曾在书中写道：“全面规划职业生涯是一个复杂的过程。”最有效的做法是按时间将目标分为三类：
目标（不超过一周）
阶段目标（三至24个月）
职业目标（五年或更久）
通过目标，即可执行的小步骤，实现阶段目标；再通过阶段目标，实现更大的职业目标。
要在团队中顺利合作，务必避免批评员工
管理并建立与同事之间富有成效的关系至关重要。最佳方式是建立信任。这样，你就可以把低优先级目标委派出去，把最多时间用于最重要的目标。
将任务和项目委派给下属时，应宽泛地设定目标，让他们自行决定如何最好地实现目标。过程中，定期讨论这些目标的进展至关重要。只要可能，就避免批评员工，除非他们反复犯错或出现有悖道德的问题。最重要的是，积极肯定再多也不为过。
别再试图与老板搞好关系，开始管理老板
管理老板与管理团队同样重要。重点不是与老板搞好关系，而是管理好彼此的关系，让老板成为助你实现目标和个人成功的资源。与任何关系一样，沟通是关键。
确保你们对任务内容达成共识，然后调整与老板的沟通方式，以便了解如何有效互动。如果意见不合导致你调换工作，务必得体地离开现职，以免离职时损害关系。
认识到自己偏好稳定，才能拥抱变化
人们回避变化，是因为害怕它带来的负面影响。波曾表示，要做出有成效的选择，就要学会拥抱变化，并善用变化带来的机遇。
认识到自己潜意识中偏好稳定，是接受变化的第一步。请记住，终身从事一份工作是例外，而非常态。归根结底，你应通过坚持一贯的道德准则来保持始终如一。恪守道德应是你的首要任务，从长远来看也会带来回报。
效率并不总与工作有关
波曾指出，每个人都应始终为自己留出个人时间，包括定期睡个好觉、锻炼身体，以及与朋友和家人共度时光。
这样做能让头脑清醒，使你在完成工作相关任务时更能集中注意力，因为个人目标和事务不会那么容易分散你的注意力。
根据时间花在哪里，而非花了多少时间来衡量效率
提高效率的全部意义在于让生活更有收获。工作效率越高，你留给个人生活的时间就越多。要做到这一点，关键在于了解哪些事情值得你投入时间。
与配偶共度的四小时比工作四小时更有价值，因此应努力提高所在组织的灵活性，以便更好地掌控时间花在哪里。离开办公室后，也要尽量避免工作打扰。让大脑休息既健康又必要。
与 《商业内幕》
作者：梅丽莎·斯坦格是《商业内幕》的榜单与排名副编辑。卡罗琳·卡特罗恩也参与了本文撰写。
图片：Facebook员工在该公司位于加利福尼亚州门洛帕克的总部设计工作室内工作。
