人们得知我担任企业董事会成员后，最常问我的问题之一并非高管薪酬方案。他们更想知道的是，如何向董事会汇报，才能让其成员投赞成票。
这个问题总让我想起一次失败的汇报。几年前，一位来自某公司内部、衣着过分考究的男士向我所在的董事会做汇报。他时而冷嘲热讽，讲了好几个低俗笑话，向董事会成员眨眼示意，还在言语间夹带对当时政府的政治倾向。当我们提出的问题他答不上来时，就敷衍说这些问题与议题无关。主席终于结束汇报时，我们彼此对视，满脸不可置信。我们不仅对提案本身存疑，也对提出这一提案的人存疑。我想您大概能猜到我们是怎么投票的。
不要让这种情况发生在您身上。
企业董事会的汇报原因多种多样——可能是为公司提出新的发展方向，解释一个需要尽快决定的复杂法律问题，或者仅仅是就一项正在进行的项目提供最新进展。 董事会的类型和规模千差万别，包括学校董事会、邻里守望董事会、公寓管理委员会、非营利组织董事会或员工委员会。
无论情境如何，向决策机构汇报的原则都是相同的，而把握好这一点至关重要。只要牢记一些指导原则，这并不像听起来那么困难。以下是有效汇报的九条“应做”和六条“不应做”：
董事会汇报的“应做”事项：
了解您将面对的情况。 董事会会议的议程通常安排得满满当当。过去几个月里，我参加过长达8小时的会议，涉及多达20个议题。您的议题对您而言很特别，但您可用于传达关键信息的时间是有限的。
做好功课。 董事会成员都有谁？他们的背景如何？如果可行，根据情况量身定制汇报内容会有所帮助，这样您就不会向他们重复已知信息，也不会预设他们可能并不具备的知识。
提前发送文件。 我会尽量确保董事会成员至少提前一周收到文件。如果有截止日期，应提前数日完成，以防在提交董事会前收到反馈。请不要给我们制造“惊喜”，比如“我没有提前提供文件，因为我想让你们悬念丛生”。这不是阿加莎·克里斯蒂的小说，而是董事会会议。请为我们提供做出决定所需的工具。
提前了解您可用的时间。 不要超出分配的时间。如果主席认为有必要，他或她会延长时间。务必为提问留出充足的时间。
询问董事会希望如何呈现信息。 例如，可以问主席：“我是应该介绍全部内容，还是只讲要点？”另一种做法是建议您“将材料视为已读”。这意味着您默认每位成员都已审阅您事先发送的文件，您只需阐述最重要的论点，避免重复每一个细节。
做好准备，保持专业，言简意赅。 董事会成员不仅会评判您汇报的内容，也会评判您陈述时的自信程度。
保持冷静，直接回答所提问题。 如果您不知道答案，不要慌张、防备，或试图蒙混过关。相反，应承诺尽快给出答复，并迅速落实。此外，而且这一点非常重要，如果遇到大量棘手问题，也不要因此乱了阵脚。如果我们认为您的提案毫无价值，就不会费心提问，而会直接说不。董事会成员提问的方式各不相同——有人兜圈子，有人直奔主题。无论哪种风格，都请保持心平气和，清晰、简洁地作答。另外，对于您认为“愚蠢”或显而易见的问题，不要摆出不耐烦的态度——我们只是在履行职责。最有价值或最重要的信息，往往就来自看似简单的问题。
结论要清晰、简洁。 如果汇报结束时需要做出决定，请确保各选项清晰明确。在开始时先陈述各选项、加以解释，然后在结束时再次呈现这些选项，这样做从来不会有坏处。
优雅收场。 到了离开的时候，表示感谢后离场即可，不要逗留。
董事会汇报的“不应做”事项：
您可能需要等待——请不要抱怨。 会议可能因议程而延误。如果是闭门会议，您将被留在门外等候。如果不是，您会在一旁观看其他人汇报，或者听取其他议程项目的辩论。无论如何都不要为此发牢骚，因为这会在您的汇报开始之前就影响会场对您的看法。一句欢快的“没问题”会大有帮助。
不要让我们感到乏味。 我最近听完一份报告，它基本上告诉了在场所有人一件我们早已知道的事。汇报者很快就失去了我们的注意力。更糟的是，等他讲到“请求”环节时，我们在心理上早已神游天外。
不要游说。 您的汇报并非就其他领域表明立场的机会。如果您此次要谈的是升级IT基础设施，却插入一句“既然我来了，我还想为改善停车设施做个呼吁”，这对您和我们都毫无帮助。
不要使用行话。 我们未必是您所在领域的专家。请使用在座每位都能理解的清晰语言。初次使用时，请解释您所说的 ESG、 grok和 API，否则听起来就像一串 毫无意义的字母和词语。尽量避免夸大其词——“彻底的转变”必须真的非常重大。另外还要避免那些容易让人翻白眼的潮流用词，比如“Thinkfluencer”（思想网红）。
我们并非都持相同观点——不要流露您的偏见和政治倾向。 所幸，围坐桌旁的群体通常意见多元。低俗玩笑和政治评论在您的汇报中毫无立足之地，还可能冒犯您试图说服的这些人。
不要过度使用花哨的装饰。 没有必要分发鲜花或播放娱乐视频，除非它与主题直接相关。有用的说法是：“这是我们所讨论内容的一个示例。”不妥的说法是：“这是送给各位可爱的朋友的一朵花。”是的，我曾参加过一次会议，有人竟然向“所有可爱的女性董事”分发鲜花。
清晰、简洁、切中要点
请把您的汇报当作备忘录，而非小说。董事会成员看重以清晰、简洁方式呈现的事实。即使您的汇报没有得到您希望的肯定答复，您至少也会给在座的人留下良好印象。如果您日后带着修订后的提案重返董事会，这一点将大有裨益。
不妨试一试，并告诉我是否有帮助。如果您认识正在准备汇报的人，请剪下本文转发给他们。他们很可能会心存感激，而听取汇报的董事会成员也会如此。
本文与 LinkedIn合作发布。本文同时刊登于BBC Capital专栏， 《Above Board with Lucy Marcus》。
作者：Lucy P. Marcus，Marcus Venture Consulting, Ltd. 创始人兼首席执行官，IE商学院领导力与治理教授，Atlantia SpA非执行董事，Mobius Life Sciences Fund非执行主席，以及BioCity非执行董事。
图片：2008年9月15日，华沙经济学院的学生在华沙证券交易所参加一场汇报活动。REUTERS/Peter Andrews
