职场惯例正在扼杀创新

Employees work at an office in Kiev, Ukraine June 4, 2018. REUTERS/Valentyn Ogirenko
Routines can really get in the way of change.Image: REUTERS/Valentyn Ogirenko
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许多行业正在经历的颠覆性变化规模如此之大,以至于被称为“第四次工业革命”。对此,各类组织正聚焦创新,黑客松、创新实验室和设计冲刺活动都很受欢迎。遗憾的是,许多创新最终未能落实。

对此有许多解释。其中一种说法是人们抗拒变革,但这种解释过于简单,通常也不准确。更为细致的看法是,落实创新远比最初构思创新困难。

要成功落实创新,一个关键因素是找出阻力的来源。一个主要来源是所有组织中都存在的惯例。

Image: 玛丽·泰特

惯例存在于多个层面

组织惯例是由知识、体系、流程和实践构成的集合,形成了“我们如何把事情办成”的基础。惯例可以存在于多个层面:

>宏观层面——组织间乃至国家层面的惯例

>中观层面——政策、流程、信息系统、知识和做事方式

>微观层面——人们日常履行工作的方式。

惯例的存在是为了让组织更高效地运转,并帮助人们完成工作。

例如,学校或大学的教学通常按学期划分,比如每学期14周,再分为每节50分钟的课。学生和教育工作者会据此安排个人的教学与学习惯例。

中观层面的惯例为此提供了支撑。例如,学期安排是学校管理工作不可或缺的一部分,涉及招聘、假期和课程表安排。

在宏观层面,教学惯例构成了更广泛社会结构的一部分。例如,法律规定学校每年必须开放多少天。

设想一位大学讲师想要落实一项看似微不足道的创新。他们希望将课堂出勤改为自愿;在线提供课程材料,以一系列12至15分钟的“微讲座”取代50分钟的讲座;并允许学生按自己的节奏学习,不必在通常的14周学期内完成课程。这项计划很快就会因基于学期结构的组织惯例而遭遇阻碍。

颠覆性影响甚至会出现在宏观层面。例如,如果某机构的经费取决于完成课程的学生人数,那么完成日期不确定就会让经费难以估算。全日制学生可能会获得收入补助;如果课程没有固定的完成时间,就很难确定学生是否为全日制。

在中观层面,员工工作量管理系统会受到影响。现有流程和信息系统可能不再适用。

在微观层面,员工需要以不同方式安排课程材料,学生也需要改变学习方式。

要让这项创新取得成功,就需要重建所有这些惯例。

即使是看似微小的创新,也可能带来落实难题。这些难题往往有其合理原因,与抗拒变革毫无关系。

好消息是,惯例往往具有灵活性。通过妥协或许可以在不把惯例逼到崩溃边缘的情况下,获得创新带来的益处。在上述例子中,可以提供14周和28周两种课程完成期限,而不是让完成日期完全灵活。

然而,每当创新实验室推出一个有前景的原型,组织可能不会因此就调整或重新设计组织惯例。

推动创新的五种方法

基于我们对组织惯例的理解,我们提出一些有助于落实创新的建议。

1. 将受影响的惯例纳入实施计划进行分析。分析范围应包括微观层面的惯例(人们履行工作的方式)、中观层面的惯例(组织系统、IT系统、流程、知识和共同认知),以及宏观惯例(组织间或国家层面的政策和体系、法律)。要现实地评估所需变革的规模。这项创新的价值是否值得付出这些努力?

2. 调整创新方案,减少对惯例的重大冲击。能否调整创新方案,让现有惯例得到“灵活调整”,而不是被彻底打乱?能否消除或限制宏观层面的冲击,因为这些惯例最难改变?

3. 制定新的惯例,取代旧惯例。组织需要惯例才能高效运转。创新实施过程需要纳入新惯例或调整后惯例的设计。

4. 创建独立的组织部门或品牌。在向整个组织推广之前,可以先制定并试行新的惯例。

5. 着力打造整体上更灵活的组织。许多看似有前景的创新,落实所需的努力确实并不值得。然而,如果创新屡屡止步于实验室,可能就需要更全面地审视组织的灵活性和变革准备情况。

让组织擅长现有做事方式的惯例,也可能成为变革的重大障碍;指出这一点并不意味着你的同事是老古董。要成功落实创新,必须明智地认识组织惯例的作用和重要性。

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