收件箱里的邮件很快就会堆积如山，数量多到令人应接不暇。
戴维·艾伦是一位效率专家，也是畅销书《Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity》的作者。他表示，这可能造成严重后果，让我们难以最大限度地利用时间、提高效率。
为了管理不断塞满的收件箱，艾伦采用了他称为“2分钟规则”的方法。每当一封邮件进入收件箱，他都会做出判断：如果两分钟或更短时间内就能处理完，他便立即处理；如果需要花两分钟以上思考，他就暂时搁置。
他告诉《商业内幕》：“任何能在两分钟内迅速处理并完成的事，你都应该去做。”这也让他在时间不多或当下精力不足时，有一件有成效的事情可做。
“需要思考的邮件”会留到另一段时间处理。他解释说：“做决定会造成精神疲劳。即使是决定早上穿哪双鞋，也和决定聘用谁一样，需要消耗认知能力。”由于即便是小决定也会令人疲惫，他会等到有时间和精力专注处理时再回复某些邮件，通常是在早上。
虽然这条规则能让你清理收件箱，也让头脑清爽，但艾伦指出，120秒的时间段并不适用于每个问题或任务：“你不会想把一整天都花在处理两分钟就能完成的事情上，”他说。“两分钟规则适用于我试图把积压的工作清零时；这是最适合开展工作的状态。”
本文由 Business Insider合作发布。发布本文并不代表世界经济论坛认同其中观点。
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作者：凯瑟琳·埃尔金斯是《商业内幕》的编辑实习生。
图片：一名男子在华沙敲击电脑键盘。路透社/卡茨佩尔·彭佩尔/档案照片
