我们收到的电子邮件比以往任何时候都多。
据一些说法，我们每人每天可能会在收件箱中收到 120至150封与工作相关的电子邮件 。（我还没把私人消息算在内。）
这意味着，你在不知不觉中花在收件箱里的时间远超自己的想象。究竟有多少？2012年7月，麦肯锡全球研究院（MGI）发布了一份题为《社会经济：通过社交技术释放价值与生产力》的报告。
MGI发现，知识工作者如今平均有惊人的28%的工作时间用于处理消息。更糟的是，这一比例正以每年15%的速度增长。 算一算吧。结果相当令人不安。
如果不作改变，不到五年，你的收件箱邮件量就会翻倍。 而你现在已经觉得应接不暇了。你可能会想：“那又怎样？”
我该怎么办？改发办公室内部备忘录？回到《广告狂人》的年代？许多人过度依赖电子邮件，是因为他们不知道还有别的方式。
他们无法想象没有电子邮件的世界。此外，电子邮件确实管用，对吧？事情可没那么简单。
沟通不畅背后的研究
正如我在《未收到消息：商业沟通为何失灵以及如何修复》一书中所述，电子邮件作为有效对话的工具，常常无法胜任。
一般来说，基于文字的消息看起来像是一对一的当面交流，但这种感觉是虚假的。
这或许听起来有违直觉，但大量研究都得出了这样的发现。
例如，可以看看 纽约大学的心理学家贾斯汀·克鲁格博士和芝加哥大学的尼古拉斯·埃普利于2006年开展的一系列研究。
克鲁格和埃普利想要确定，人们是否真的像自己认为的那样善于辨别消息的真实意图。
埃普利和克鲁格让参与者解读两种不同类型的消息：
当面交流（即交谈）
基于文字的交流（即电子邮件）
结果很有意思。受试者近五分之四都能准确解读前一种交流方式。表现不差，不过有五分之一的情况下，我们并没有清楚地传达信息。而对于后一种方式，准确率则大幅下降。
参与者只能在56%的邮件中准确判断发件人的语气。近一半的消息里，收件人不知道发件人使用了讽刺和幽默。但情况还更糟：大多数“发件人”根本没意识到别人并未理解自己的意思。简言之，他们不知道自己的消息并未被（完全）接收。
电子邮件和短信缺乏潜台词，更不用说缺少真正理解所必需的非语言线索。很多时候，五分钟的谈话就能省去一连串长达十五封邮件的往来。
如果我们想在工作中更有效地沟通，就需要停止依赖电子邮件等基于文字的方式。这就引出了一个问题：该怎么办？
（部分）解决方案：三封邮件规则
几年来，我一直主张在电子邮件“最佳实践”的范畴中大胆加入一条规则。
没错，是时候开始遵循三封邮件规则了—— 并在适当时提出这一规则。简而言之，发了三条消息后，就该当面谈谈了。
你可以在我的电子邮件签名中看到这条规则：
不过别误会：除非我主动提出，这条规则就毫无用处。这意味着我必须坚持立场，抵制快速写封邮件了事的诱惑。当然，我偶尔也会破例。不妨把它看作一条指导原则，而非绝对规定。
我收到的邮件还是太多了吗？有几个人是否因我拒绝进行电子邮件“对话”而感到意外？毫无疑问，但付出的代价完全值得。
我的客户、合作伙伴和朋友现在都知道我对沟通方式的强烈偏好。甚至有几个人也“借用”了我的规则。尽管拿去用吧。
菲尔·西蒙 是《未收到消息》一书的作者。他的文章曾刊载于《哈佛商业评论》、CNN、《连线》等媒体。
本文由 《商业内幕》合作发布。发布本文并不意味着世界经济论坛认同其中观点。
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作者： 菲尔·西蒙 是《未收到消息》一书的作者。他的文章曾刊载于《哈佛商业评论》、CNN、《连线》等媒体。
图片：2011年6月23日，一名女子使用电脑键盘的照片插图，拍摄于悉尼。周四，澳大利亚在建立一套价值380亿美元的高速宽带系统方面扫清了一个关键障碍：电话运营商Telstra同意出租其网络。这是该国数十年来规模最大的基础设施项目。路透社/蒂姆·温博恩
