我收件箱中未读电子邮件的数量最近创下了历史新高。
作为一个通常会把“未读邮件数”维持在约30封、而且比我愿意承认的更享受“收件箱清零”的人，周三早上到公司时看到“792”，差点把我吓坏。（好吧，其实没有，但这 确实 让我突然感到一阵强烈的焦虑。）
我开始思考，为什么电子邮件会成为职场中许多专业人士压力的一大来源，于是联系了心理学家、《理想的工作场所》一书作者 Ron Friedman。
他告诉 Business Insider：“工作收件箱里有大量邮件会让人感到不堪重负，原因在于每封邮件都意味着又有一项要求占用你的时间，也意味着你还得做出一个决定。即使只是弄清一则关于办公室咖啡机的普通通知，也要耗费精力，从而让你留给重要工作的精力变少。”
他解释说，压在你身上的要求越多，你就越可能感到压力，而这会影响你清晰思考和沟通的能力。
Friedman 补充说：“不断查看电子邮件无疑会损害工作效率和生活质量。有一些 很有意思的研究 表明，每天只在几个固定时段查看邮件——比如上午9点、中午12点和下午4点——能改善幸福感，也会让工作显得更可控。”原因很简单：分散你注意力、使你无法专注于当前项目的干扰更少，因此你能够取得更多进展，也就 会 觉得自己的工作量是可以应付的。”
他说：“我认为管理者应该认真对待这项研究。他们可以先鼓励员工在需要专注工作时关闭电子邮件通知，并以身作则，让团队成员清楚地看到，这样做是可以接受的。”
Friedman 表示，以身作则，安排不受干扰的专注时段，并在会议期间不使用智能手机，都有助于向员工表明，专注工作受到重视，他们不必觉得自己时刻都得盯着电子邮件。
以下是两种减轻（甚至消除）电子邮件相关压力的简单方法：
1. 制定一套日常安排，每天几次，每次连续30至50分钟不查看电子邮件。
Friedman 解释说：“我很赞成每天只查看几次电子邮件这个想法，但我不确定对很多职业来说这是否现实。我认为比较现实的做法是，争取每次连续工作30至50分钟，不受打扰，关闭电子邮件，并把手机放到视线之外。”
他说，你不必每天从早到晚都这样做——即使只有几个专注时段，也能显著提升工作效率并减轻压力。“要发挥最佳水平，我们需要不受干扰的时段，以便充分利用不被打断的注意力。”
2. 关闭电子邮件弹出通知，这样每次收到邮件时就不会被打断。
除非你更改过电子邮件的默认设置，否则每当收件箱收到新邮件，你都会收到通知——弹出消息、铃声，或显示未读邮件数量不断增加的计数器。
他说：“每次发生这种情况，你的大脑都不得不接连做出一系列决定（查看邮件还是继续手头的事？现在回复还是稍后回复？），消耗你的脑力。”
这些干扰会不断累积。
Friedman 解释说：“研究表明，即使是短暂的打断，也会大幅增加我们犯错的可能性。这是因为注意力被转移时，我们会耗费宝贵的认知资源重新集中注意力，留给完成工作的脑力也就更少了。”
研究还表明，频繁做决定会让我们疲惫不堪。由此产生的疲劳会让我们更难区分真正重要的任务和仅仅显得紧急的任务——这会带来 非常 大的压力。
本文由 Business Insider UK合作发布。刊发本文并不意味着世界经济论坛赞同文中观点。
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作者：Jacquelyn Smith 是 Business Insider UK 的职业编辑。
图片：2007年8月6日，孟买一家经纪公司内，一名股票经纪人看着电脑屏幕上的股票指数。路透社/Punit Paranjpe
