研究发现，美国员工平均会花大约 四分之一 的工作时间，浏览 数百封电子邮件 ——每位员工每天都会发送和接收这些邮件。
然而，职业教练芭芭拉·帕克特表示，许多职场人士仍然不知道如何恰当地使用电子邮件。
帕克特在其著作《商务礼仪要诀》中概述了现代电子邮件礼仪规则。我们摘选了你需要了解的最重要几条。
薇薇安·江曾为本文早期版本撰稿。
1. 使用清晰、直接的主题行。
好的主题行示例包括“会议日期已更改”“关于你演示文稿的一个简短问题”或“对提案的建议”。
帕克特说：“人们常常根据主题行决定是否打开一封邮件。选择一个能让读者知道你正在回应他们关切或业务问题的主题。”
2. 使用专业的电子邮件地址。
如果你在公司工作，应使用公司的电子邮件地址。但帕克特说，如果你使用个人电子邮件账户——无论是因为你是个体经营者，还是只是偶尔喜欢用它处理工作相关通信——选择地址时都应谨慎。
你应始终使用一个能体现你姓名的电子邮件地址，这样收件人才能确切知道是谁发来的邮件。无论你多么喜欢冰镇啤酒，都不要使用不适合职场的电子邮件地址（可能是你小学时代留下的），例如“babygirl@…”或“beerlover@…”。
3. 点击“回复所有人”前要三思。
没人愿意阅读与自己毫无关系、来自20个人的邮件。要忽视这些邮件可能很困难，因为许多人会在智能手机上收到新邮件通知，或在电脑屏幕上看到令人分心的弹窗。帕克特说，除非你确实认为名单上的每个人都需要收到这封邮件，否则不要点击“回复所有人”。
4. 使用专业的称呼语。
不要使用“嘿，各位”“哟”或“嗨，大家”等随意、口语化的表达。
她说：“写作方式可以轻松随意，但这不应影响电子邮件中的称呼语。‘嘿’是非常非正式的称呼，通常不应在职场使用。‘哟’也不合适。请改用‘你好’或‘您好’。”
她建议不要擅自缩短别人的名字。应说“你好，迈克尔”，除非你确定他更喜欢别人叫他“迈克”。
5. 少用感叹号。
帕克特说，如果你选择使用感叹号，只用一个来表达兴奋即可。
她写道：“人们有时会写得过于激动，在句末加上好几个感叹号。结果可能显得情绪过于强烈或不成熟。写作中应少用感叹号。”
6. 让你的信息易于阅读。
让句子和段落长短有所变化。帕克特说：“长句子或长段落更难读。用项目符号列出你想表达的要点。”
7. 不要让语气显得生硬。
她说：“大声读出你的信息。如果你听起来觉得刺耳，读者也会觉得刺耳。”
避免使用“失败”“错误”或“忽视”等负面词语。
8. 要知道，不同文化背景的人说话和写作方式不同。
沟通误解很容易发生，尤其是在书面交流中，因为我们看不到彼此的肢体语言。应根据收件人的背景以及你对其熟悉程度调整信息内容。
帕克特说，一条值得牢记的经验是，高语境文化（日本、阿拉伯、中国）的人希望在与你做生意之前先了解你。因此，这些国家的商业伙伴在写作时可能更倾向于个性化交流。另一方面，低语境文化（德国、美国、斯堪的纳维亚）的人更喜欢迅速切入正题。
9. 谨慎使用幽默。
如果缺少恰当的语气或面部表情，幽默很容易在翻译中失去原意。在专业交流中，除非你很了解收件人，否则最好不要在邮件中使用幽默。此外，你觉得好笑的内容，别人可能并不觉得好笑。
帕克特说：“口头表达时被认为好笑的内容，写出来可能会给人完全不同的感觉。如有疑虑，就不要写。”
10. 回复你的电子邮件——即使那封邮件并非发给你的。
帕克特说，要回复发给你的每一封邮件确实很难，但你应该尽量做到。即使邮件是误发给你的，也包括在内，尤其是发件人正在等候回复时。回复并非必需，但这符合良好的电子邮件礼仪，特别是对方与你在同一家公司或行业工作时。
以下是一种回复示例：“我知道你很忙，但我想你可能不是要把这封邮件发给我。我想告诉你一声，这样你就可以把它发给正确的人。”
11. 校对每一条信息。
邮件收件人会注意到你的错误。帕克特说：“而且，视收件人而定，你可能会因为犯错而受到评判。”
不要依赖拼写检查工具。发送前，请将邮件读几遍、反复检查，最好大声读出来。
帕克特说：“一位主管本想写‘很抱歉给您带来不便’，但他依赖拼写检查，最后写成了‘很抱歉您失禁了’。”
12. 谨慎使用强调方式。
电脑提供了各种选项，很容易让人忍不住使用很小或很大的字体、粗体、斜体和不同颜色。帕克特说：“不要这样做。”这会让人分心，也可能被误解。
13. 最后再填写电子邮件地址。
帕克特说：“你不会想在邮件写完并校对之前意外发送出去。即使是在回复邮件，删除收件人地址，等确认邮件已准备好发送后再填写，也是一个很好的预防措施。”
14. 再次确认你选择了正确的收件人。
帕克特说，在电子邮件“收件人”栏中从通讯录输入姓名时要格外留心。“很容易选错名字，这会让你和误收邮件的人都感到尴尬。”
本文由 《商业内幕》合作发布。
本文发布并不意味着世界经济论坛认可其中的观点。
如需持续关注议程， 请订阅我们的每周通讯。
作者：杰奎琳·史密斯是《商业内幕》的职业版编辑。
图片：一名男子在华沙敲击电脑键盘。路透社/Kacper Pempel/档案照片
