在美国每天举行的约1,100万场会议中， 每天 有三分之一 效率低下。
这会带来代价。据估计，每年有 370亿美元 因低效会议而损失；这表明，尽管我们开了大量会议，但会议效果并不理想。
组织心理学家研究了其中的原因。以下是最常见的会议错误。
1. 会议开得太多。
研究称，三分之一的会议“根本没有成效”， 据 研究所述，你应该考虑减少会议。
2. 没有会议引导者。
《高级引导策略》 一书的作者英格丽德·本斯 将 引导者定义为“为互动提供结构和流程，使群体能够有效运作并作出高质量决策的人”。
每场会议都应该有这样一个人：当人们离题时，他能把讨论拉回主题；为大家创造发言空间；并在议题显露出比最初想象更复杂时，帮助深入探讨。正如专业伴奏者能帮助歌手唱出高音，专业引导者也能帮助团队发挥最佳水平。
3. 没有制定并遵守基本规则。
每个人对会议应如何进行都有一套假设。但这些假设未必一致——有些人认为应该尽可能多发言，另一些人则主张更克制、有节制的交流。
内华达大学里诺分校组织发展专家玛琳·K·雷博里 表示， 基本规则“是团队明确同意遵守的规则，旨在帮助他们促进富有成效的讨论”，从而让每个人都清楚事情应该如何开展。
她建议采用 一些例子，例如：“把人和问题分开；尊重不同观点；共同承担遵守基本规则的责任。”
4. 听信大嗓门，而不是听取专家意见。
犹他大学的研究显示，人们很难分辨某一领域的专家和房间里声音最大的人。
副教授布赖恩·L·邦纳 告诉《华尔街日报》，我们依赖“混乱的专业能力替代指标”，例如外向程度、性别或种族，而不是认真听他们所说的内容。他们声音大，并不代表他们正确。
5. 咖啡喝得太多（或不够）。
一项关于咖啡因对会议影响的 研究 发现了一个令人意外的性别差异。男性在压力大的会议期间喝咖啡，表现会更差；女性这样做，表现则会更好。
研究人员虽然无法确定原因，但推测差异在于不同性别应对压力的方式。心理学博客 Research Digest 报道称 ，女性会采取“协作、相互保护的方式（称为‘照料与交友’），而男性通常会表现出战斗或逃跑反应”；前者更适合会议场景。
6. 关注时间，而不是任务。
谢丽尔·桑德伯格开会时严格遵循议程。
Facebook 首席运营官谢丽尔·桑德伯格不会等到15、30或60分钟的时间节点才结束会议。据《财富》杂志 报道：
（桑德伯格的）每一天都排满会议，她借助一本朴素的纸质线圈笔记本来主持会议。她在本子上列出讨论要点和行动事项，逐条划掉；当一页上的所有事项都打上勾后，她就撕下这一页，翻到下一页。如果一小时的会议开了10分钟，所有事项就已完成，会议便结束。
换句话说：列出议程，逐项完成，然后结束会议。
7. 迟到。
高达37%的会议 开始时间延误，主要是因为有参会者迟到。这会让迟到者觉得失礼，而等待的员工则感到不受尊重、恼火和沮丧——这些都会降低工作表现。
8. 因“表层表演”而精疲力竭。
工作中有很多 表层表演 ，也就是当你内心感受不同，却为了符合情境而表现出“恰当”的情绪，以此管理情绪。比如，开会前刚和伴侣通过短信吵了一架，开会时却不得不装作开心。
一项 2013年的研究 发现，短期内表层表演会分散人们对实际完成工作的注意力，长期则会导致职业倦怠。
9. 邀请的人太多。
维基媒体共享资源 遵循“两张披萨规则”来限制会议规模。
亚马逊的杰夫·贝索斯遵循 “两张披萨规则”：会议人数不应超过两张意大利辣香肠披萨所能喂饱的人数。
这不仅能让决策更快，也能让团队在不受群体思维干扰的情况下检验想法——这正是这位 亚马逊 高管 最深恶痛绝的事。
10. 开会时吃东西。
除非其他人都在吃，否则你不应该吃。团队遵守“两张披萨规则”很好；你自己遵守“两只汉堡规则”就糟透了。
礼仪专家芭芭拉·帕克特告诉 《商业内幕》，如果你在会议期间吃东西，“可能会发出声响或散发气味”，扰乱会议进程。
11. 议程不够明确。
帕克特说，不要为了开会而开会。如果你没有一份列明待决事项的清单——就像谢丽尔·桑德伯格那样——你就不会知道什么时候偏离了正轨，更不用说何时完成了。
12. 开会时使用手机。
帕克特说，开会时使用手机既失礼又分散注意力。这表明，相较于眼前的人和议程，你更重视他人的电子邮件、短信和推文。
帕克特说，你甚至不应该把手机放在桌上，因为通知会分散整个团队的注意力，最终破坏专注度并损害效率。她说：“把手机放进口袋，调成振动模式；如果必须接电话或回复短信，就离开会议室。”
与以下媒体合作发布： 《商业内幕》
作者：德雷克·贝尔在《商业内幕》报道战略、领导力和组织心理学。
图片：一间空会议室。
