从隔间办公桌到独立办公室，卓越领导者风范（EP）一直是热门话题。察言观色、留意肢体语言，再加上一点自信气场，都是关键要素；但你该如何在邮件中展现EP，并且确保不减损这种风范？毕竟，我们大多数与工作相关的沟通都离不开按下“发送”键。
事实上，根据我辅导众多高管的经验，损害EP的邮件习惯十分普遍。不过，只要采用几种简单做法并改掉一些习惯，你就能把邮件用作增强影响力的工具。
辅导建议与11种做法：不只在于说什么，也在于怎么说
你上一次抽样重读自己发出的邮件，评估它们对同事或团队产生的影响，是什么时候？在情绪激动时，你可能按过一两次“发送”，之后又觉得不妥；或者，你可能“为了节省时间”，没有充分考虑自己是如何沟通的，只想着赶紧把内容发出去、按下发送键。
这里有一个我部分客户尝试过、而且我知道有效的实验。仔细挑选一批邮件，比如20封你发出的邮件。确保它们涵盖顺利和压力大的时期，也涉及不同类型的人。仔细重读这批邮件时，在心中开始强化以下建议：
1. 别敷衍邮件主题行
花些时间撰写主题行，让收件人准确关注并判断优先级。你的邮件会出现在长长的列表中，而最重要的收件人没有时间点开邮件，进一步揣摩你的意思。标题应简洁而有创意；适当时，也要注明时间范围。“X项目第二阶段需于5月15日前获批”就比“X项目跟进”更有效。
2. 别把重点藏起来
用有效的主题行吸引对方注意后，如果还需要读上一两句话以上才能弄清重要性和需要采取的行动，那你就把重点藏起来了，邮件中的EP也随之受损。对方为何需要关心此事，以及你希望他们做什么，都应该一开始就说清楚。
3. 简短——非常简短
如果你需要写好几段，那就说明你错过了一次本该进行的对话。邮件要言简意赅。如果做不到，就发起即时消息（IM）、拿起电话，或当面沟通。
4. 别把邮件往来误当成对话
一连串邮件和回复不应被视为对话、头脑风暴或决策过程的替代品。那只是一系列间隔时间不一的“发言”，往往会造成不必要的反复折腾。对于重要互动，语音沟通、面对面交流和即时消息（IM）都是好得多的方式。
5. 别用邮件来对质、发泄或梳理问题
长期的EP问题往往源于这个错误。正如治疗师可能会说的：“把信写下来，但别寄出去。”邮件不是梳理问题、发泄情绪或对质的地方。邮件会削弱深入理解所需的细微语气和肢体语言，因此只会让棘手的问题更加棘手。
6. 遵守《纽约时报》准则
你以前听过这条建议——现在就相信它：邮件几乎算不上沟通，更绝不是披露敏感信息的渠道。你的总法律顾问应该会这样说：今天写邮件时，别写任何你不希望明天出现在《纽约时报》上的内容。所有邮件都可能被他人阅读。
7. 检查语法和拼写，避免在邮件中使用短信缩写
沟通质量差会损害EP。检查拼写，并大声读一遍。留意拼写正确但用错位置的词，例如“这里”（here）与“听见”（hear）、“影响”（affect）与“效果”（effect），或“你的”（your）与“你是”（you’re）。即使使用智能手机发送邮件，像“ure”“btw”和“LOL”这样的短信缩写也会损害你的EP。发送前务必再次检查。
8. 回复前仔细阅读收到的邮件
太多人匆忙浏览并回复邮件，结果错过了重点。回复之前，把邮件读两遍。想一想，排定优先级。然后，在发送之前，把原邮件和你的回复放在一起读一遍。如果没时间这么做，就等有时间再回复，或通过其他方式联系收件人。
9. 转发邮件时别偷懒
我们都曾转发邮件，却没有仔细检查邮件往来中更早的内容。请一直向下滚动，并读完整个邮件链。删除无关、过时或不适合收件人看到的内容。
10. 检查并再次确认收件人
避免把不该发的内容发给不该收到的人。点击“发送”之前，检查并再次确认收件人。这似乎显而易见，却常常被忽略。
11. 对回复时间保持从容
如果原邮件发出后没过多久，你就发跟进邮件（例如：“你有机会看一下我今天早些时候发的邮件吗？”），这会损害你的EP，更会让你像个电子跟踪狂。如果你需要对方这么快回复，一开始就不该用邮件。
如上所述，不妨时不时抽样检查以前发出的邮件。你需要改变什么？回答这个问题，就能让邮件成为提升而非妨碍沟通、影响力和自身EP的工具。
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作者：David Peck 是一位高管教练兼全球教练公司的负责人。
图片：一名女性正在使用电脑鼠标。路透社/Catherine Benson。
