一项对项目管理的新研究发现,接受截止日期的不确定性可以带来更大的成功。

这项研究提供了一种方法来研究截止日期、绘制出其不确定性、并将其纳入项目管理系统。

“我们的社会更倾向于认为截止日期并不如项目的其他方面灵活,但是事实上,情况并非如此,”密歇根大学工业和运营工程博士Tom Logan这样说道,“如果我们能意识到这一点,那么我们能做出些真正有新意的东西。”

成功率

Logan与密歇根大学工程学院“综合系统+设计”实践和项目主任Robert Bordley教授一起参与了这个项目。

在测试团队技术的一系列实验中,它将项目的成功率提高了40%。提高成功率可以通过多种方式验证,包括更及时地完成、更符合原始要求的项目和更高的盈利能力。

“截止日期只是利益相关者的其中一个要求而已,我们都知道利益相关者们的要求都有着一定的变数,”Bordley表示,“我们不能够消除不确定性,但是我们通常能够对其进行量化。而且我发现这样做很有价值。”

这个解决方案出现在《欧洲管理研究学报(European Journal of Operational Research)》中,其旨在与利益相关方合作,以了解不确定性,并且将其作为一个积极的、可管理的变量纳入项目当中。

如何与利益相关方合作

首先,管理者应该要求不限于一个最早和最迟的完成日期,这个日期应当成为项目评估和技术审查的一部分,项目评估的审查技术是支撑现代项目管理的统计工具。这需要与利益相关者进行诚实的讨论甚至挖掘,以了解这些日期背后的原因。

“利益相关者总是处理一系列复杂的不确定因素,但是他们很少与项目经理分享。我们的目标是拉近他们之间的距离,并将相互间不了解的知识融入管理过程中。”Bordley说。

“我喜欢让利益相关者考虑,比如说出现了让项目不得不推迟一个月的情况,让他们告诉我这会是什么情况,并且估计这种情况发生的可能性。关注这些极端情况。这样的话,你对最早和最晚截止日期的了解会更加深刻。”

找到靶心

在存在最早和最晚的截止日期的情况下,下一步是指出项目管理系统中截止日期的不确定性。

为此,Bordley认为,应当给项目增加一个额外的虚拟的任务。这个任务将在最早完成日期开始并结束于最晚完成日期,为实现按时完成创建一个虚拟目标。只要项目在最早和最晚截止日期之间完成,就可以被认为是按时完成。截止日期的不确定性越大,这个靶心就应该越大。

管理人员可以基于截止日期的不确定性来决策。一个不那么确切的截止日期意味着一个更大的目标和更大的灵活性,从而能够把资源集中在更加确切的其他的项目要求上。

虚拟活动也可以随着项目的进展而调整——随着最后期限的增加而增加,或者是随着不确定性的增加而增加。无论哪种方式,它都会为项目经理提供截止日期不确定性的运行预测以及相应的计划的能力。

“这项技术可以节约管理人员的大量时间和资源,原本这些只是针对也许最后并不那么重要的截止日期而投入的”Bordley说道,“如果这是软性的,管理人员可以很快地发现这个特点,然后将资源集中在那些不太可能改变的要求上。”

为了测试这个调整的有效性,队伍构建了一个计算机模型,循环测试了1000个模拟项目。首先,他们采用了传统的忽略截止日期的不确定性的PERT项目管理模型(Program Evaluation and Review Technique计划评审技术,源于1958年美国军队的北极星火箭系统计划,主要目的是针对不确定性较高的工作项目,以网络图规划整个专案,以排定期望的专案时程),然后他们应用了他们修改以后的模型来识别期限的不确定性,并按照需求调整资源分配。

Bordley与Logan与马萨诸塞大学波士顿分校的Jeffrey Keisler教授一起设计了这一策略。

资料来源:密歇根大学

作者:Gabe Cherry, 密歇根大学

Original Study DOI: 10.1016/j.ejor.2018.09.036

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翻译:胡静璇

编辑:万鸿嘉

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