把“假工作”挪个时间做,你的效率可能会大幅提升

Reuters journalist Nick Brown works at his laptop at a cafe in San Juan, Puerto Rico, August 8, 2016. Picture taken August 8, 2016. REUTERS/Alvin Baez TO MATCH INSIGHT HEALTH-ZIKA/PATIENT
"Fake work" is my personal term for everything else — like email correspondence, scheduling phone calls, and organizing to-do lists.Image: REUTERS/Alvin Baez
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有段时间,我对工作感到非常沮丧。

每天离开办公室时,我都觉得自己做得远远不够,尽管我大半天都弓着身子坐在电脑前,工作了将近八个小时。

有些日子,我会发现自己几个小时都在回复公关人员、消息来源和同事的信息——结果一篇稿子都没写出来。失败。

有些日子,我花了几个小时写作和采访报道,却没怎么查看收件箱——那些不满的公关人员、消息来源和同事迟早会追问我消失去了哪里。失败。

还有些日子,我试着在回邮件和写作之间来回切换,结果两件事都做得平平。彻底失败!

后来,我意识到,这种持续不断的拉锯战,正是所谓“真正的工作”和“假工作”之间的典型冲突。

“真正的工作”一词出自时间管理专家劳拉·范德卡姆之手;她用它来描述那些有助于实现你个人及所在组织目标的大型项目。范德卡姆说,真正的工作就是当初吸引你从事这份工作的那些事情。

“假工作”是我对其他一切事务的称呼,比如邮件往来、安排电话会议,以及整理待办事项清单。每位现代职场人士都得做这些事才能保住工作,但它们很少能立即带来实实在在的成果。

我不敢说自己已经彻底解决了这个问题,但似乎偶然找到了一种有效的应对办法:我现在把“假工作”安排在周日做,把“真正的工作”留到周一至周五。

在详细介绍我周日做假工作的策略之前,我先说明一下:我绝不是工作狂。事实上,我最近工作日离开办公室的时间还稍微提前了一些。

(有趣的是,范德卡姆也主张周末工作,前提是这能帮你在工作日腾出时间处理其他优先事项。)

如今,离开办公室时,我感觉相当轻松——再也不会因为觉得自己效率不够高而焦虑不安。为了换来这种内心的自由,我很乐意牺牲周末的几个小时。

我会把三类假工作留到周日处理:

1. 邮件往来

处理这一类事情时,我会自行判断。我经常查看收件箱,如果发现有紧急事项,就会回复。

但如果我要回复公关人员发来的故事选题,而这件事并不紧急,我就会留到周日处理。给消息来源和业内联系人发一般性的近况问候邮件也是如此。

有几点需要说明:我通常会使用一款名为Boomerang的 Gmail 插件,安排邮件在周一早上发出。我可不想打扰别人的周末。此外,我工作日也会回复 Slack 消息。因此,如果编辑或其他同事需要联系我,我不会让对方干等好几天。

2. 集思广益

如果我在工作日想出一个(看起来)很棒的点子,并且想深入琢磨,就会把它记在清单上,留到周日再想。

编辑有了点子,让我想想如何落实时也是如此——除非她说这件事很紧急。

不知为何,离开办公室、知道不会有人在 Slack 上给我发消息时,我就能更有创造性地思考。

3. 列清单

如今,我每个周日都会列出两份重要清单:本周计划撰写的文章,以及每周例行沟通时需要和编辑讨论的事项。

这种“元工作”很重要,但不怎么耗费脑力——所以周一早上做起来会让人觉得是在浪费时间。

我算不上什么专家,但如果要给每个人一条提高效率的建议,那就是:找出自己在什么时候、什么地方工作效率最高。什么样的环境能帮助你发挥创造力?什么样的环境通常能让你迅速完成一项研究工作?

然后据此安排一周的工作。如果我的个人经历可以说明问题,那么这是一种简单的小技巧,长远来看能帮你省去许多烦恼。

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