领导者往往难以平衡职场中的不同优先事项。
他们可能凭借多任务处理能力和承担责任的意愿一路晋升，但这些能力在领导他人时也可能带来挑战。
以下是领导者可以养成的7个习惯，帮助提升安排优先事项的能力。
领导者面临的挑战
职场往往要求领导者面面俱到，却很少提供缓冲空间。人们对领导者的行为和表现抱有近乎超人的期待，这让领导者难以有效安排优先事项，许多人因此陷入四种常见的优先级管理误区。
沉迷多任务处理
许多人之所以获提拔担任领导职务，是因为他们擅长同时处理多项任务，能够兼顾并完成所有事情。一些领导者还对组织和员工怀有强烈的责任感与使命感，因此凡事都力求周全、认真。这种投入或许曾帮助他们实现工作目标，但在领导他人时却可能成为挑战。
忽略全局
留心观察时，领导者往往能够看出不同工作和项目之间的相互联系。这种系统层面的视角可能让安排和调整优先事项变得困难，因为一切似乎彼此关联，因此都很重要。事实是，尽管所有工作可能相互关联，但并非所有工作都重要。
忙于追赶工作
根据我领导一家快节奏的组织的经验，公司的高速运转（我也助长了这种节奏）让我很难放慢脚步、充分反思。什么最重要？哪些事情可以降低优先级？我们承担的事情是不是太多了？
当你忙着快速推进时，往往更容易对所有事情都说“好”，并相信我们能够赶在工作量压垮自己之前把事情做完。
取悦他人陷阱
在领导岗位上，尤其容易陷入取悦他人的困境。人们担心，越是把某些工作置于其他工作之上——决定停止那些有人坚决主张继续开展的工作——就越容易引发分歧和反对。
善于安排优先事项的领导者的7个习惯
领导者在提升优先级管理能力时面临独特挑战，但运用我们介绍的七项简单做法中的一项或多项，就能带来显著改进。
了解自己
了解自己和自身倾向是我们的起点。通过自我审视，或从身边的人那里获取以下两方面的反馈，提升你的自我认知：
自我审视：回顾过去六个月，想想那些需要你安排或调整优先事项的时刻。哪些做法有效，哪些无效？哪些深层信念或行为帮助或妨碍了你优先处理最重要的工作？360度反馈：向与你密切共事的人征求反馈，是发现盲点的最佳方式之一。请同事、上级和直接下属评价你安排优先事项的方式。你什么时候做得好？他们什么时候会发现你应对困难？🗓️ 回顾过往
帕累托原则指出，80%的成果来自20%的投入。你的收入或许有80%来自20%的客户，或者你的成果有80%来自20%的工作时数。
并非所有工作时数和工作都同等重要。回顾过往，了解哪些投入带来了大部分产出，有助于你找到更有效利用精力和时间的方式。或许你可以减少会议、精简邮件，或调整出差安排。以下几个问题可以帮助你开展审视，你可以独自回答，也可以与团队一起讨论：
过去6至12个月，我取得了哪些关键成果或结果？哪些投入（时间、资源、人员配置、精力等）对实现这些关键成果影响最大？哪些投入原以为很重要，但最终并未影响我的成果？根据这次审视的收获，我该如何重新安排投入的优先级？👀 着眼未来
了解一项任务的重要性和时效性，有助于合理分配精力。不要陷入紧急事务的暴政，从长远角度思考有助于厘清当下和未来哪些事情重要。奇普·希思和丹·希思在他们合著的《果断》一书中介绍了一种决策工具，叫作10/10/10法则。他们提出的问题是：10分钟后，你会如何看待这个决定？10个月后呢？10年后呢？
10/10/10框架帮助领导者在决策时跳出局部视角，摆脱忙碌组织中常见的短视。对于有抱负的人，你还可以加上我最喜欢的问题：10年后，我们的继任者希望我们今天怎么做？
压缩你的时间
当我决定让公司改为每周工作4天时，我向朋友格雷格·麦基翁请教。他是《精要主义》一书的作者。他建议我设想一下：假如我们被迫每周只工作两天，却仍要对标每周工作五天的成果负责，会是什么情形。
麦基翁认为，这种假设性的限制有助于厘清哪些事情至关重要。当我们在公司引入类似限制时，发现少数几个项目对关键成果的贡献远超其他项目。
练习说“不”
很多人觉得答应更容易，尤其是当我们希望受到喜欢，或被视为团队一员时。但安排优先事项的核心是学会说“不”，而这项能力可以通过练习培养。如果你也像我一样有取悦他人的倾向，要想有效安排优先事项，就必须克服默认不愿打破现状的心态。
先练习对小事说“不”（例如不重要的未经请求的邮件），并借此增强信心。以下是我用来保护自己时间的几种表达：
未经请求的邮件
您好，[姓名]。非常感谢您联系我。目前我正全力专注于几项关键优先事项，因此暂时无法进一步沟通。希望这些与该主题相关的链接或资源能对您有所帮助。
暂缓处理，稍后再议
您好，[姓名]。[所提出的机会]听起来很重要，也很令人期待，但未来30/60/90天（任选其一）我会专注于几项关键优先事项。我们能否在x天/周/月后再讨论？
追踪、反思、调整
和说“不”一样，安排优先事项也会越做越容易。设定时间限制有助于提升你的优先级管理能力，同时改善工作成果。
除了限制每周工作的小时数，还可以考虑为某项具体任务或项目设定投入时间上限。把时间看作一项预算：记录时间，并将预估值与实际耗时进行比较。这些数据有助于你判断帕累托原则如何影响你的成果。
我用一个简单的电子表格记录工作时数，并按时间用途分类。另一种选择是使用免费的时间追踪应用。
放慢脚步
作为Uncharted的首席执行官，我发现自己一旦匆忙行事，就总会做出糟糕的决定。相比放慢脚步，认真权衡哪些事情应该继续、哪些应该停止，一味答应非核心项目和任务要容易得多。
设计决策流程有助于你安排优先事项。决策的时间表是什么？谁应该参与？好的决策不仅取决于分析是否到位，也取决于流程是否完善。
啊……优先事项。
职场表达
有人询问你能否接手一项新任务或项目时，可以试试以下表达：
如果你感兴趣，也可能有时间
“我很想进一步了解这个项目，以及它与我们当前目标的契合程度。能否请你把项目目标、团队情况、我可以发挥的作用，以及所需时间告诉我？”
如果你没有时间或兴趣
“感谢你想到我。由于我需要专注于当前的优先事项，无法加入项目团队。如果项目需要或成果需要宣传，请告诉我何时可以帮忙。”
