电子邮件是许多人工作方式中不可或缺的一部分。然而，对于如何使用电子邮件，并没有普遍认可的标准，这让许多人难以找到既能高效工作、又不会承受过度压力或产生邮件疲劳的策略。
关于自助类书籍和时间管理专家不乏有人声称可以通过这些方法实现从容处理邮件。但不同领域开展了大量研究，因此存在这样的风险：大众读物和顾问只是挑选符合自身观点的数据和研究发现——即便他们提出的建议确实以证据为依据。
英国职场专家 ACAS 委托我们撰写一份关于人们应对海量工作邮件策略的系统性文献综述，涵盖心理学、人机交互和管理学领域。这种方法以严谨方式审视已发表的数据；排除许多不符合筛选标准的论文后，我们最终评估了42篇论文。我们从中归纳出若干与当今电子邮件使用方式有关的主题，并将其与生产力和福祉指标相对照。最后，我们通过一项包含12名代表性参与者的定性研究，对这些主题进行了核验。
我们发现了什么？显而易见，不存在一套适用于所有岗位和行业、能够同时提升人们生产力与福祉的通用策略。例如，下班后补看邮件或许能让人觉得自己更能掌控工作，但这并不能切实减轻工作负担；而且，把工作带回家也可能引发家庭矛盾。
不过，我们确实找到了若干研究表明通常有益的策略，可以借此破除许多关于工作邮件及其“应该”如何使用的流行误区。以下是经科学研究揭穿的五大工作邮件误区。
误区一：我们每天只应该查看几次邮件
让邮件提醒不断打断我们的工作并不高效。但这并不意味着我们应该长时间不理会邮件。我们发现，无论收到的邮件数量多少，经常查看并处理邮件的员工都表示自己更能掌控工作，工作负担感也较轻。及时处理收到的邮件，有助于整顿收件箱、避免邮件带来的压力。
误区二：电子邮件是浪费时间、妨碍正事的干扰
我们的研究发现，如今工作中收发的邮件只有极小一部分与工作无关。人们把电子邮件当作高效完成工作任务的重要工具，大多数员工表示，没有电子邮件，他们就无法同样有效地完成工作。
误区三：限制下班后的邮件往来可以减轻压力
我们密切关注这一领域，因为法国将于2017年1月1日生效的新劳动法赋予员工在每天工作一定时长后享有“离线权”。我们的研究没有发现有力证据表明员工特别希望拥有这项权利；相反，有报告称，员工喜欢电子邮件带来的灵活性。
不过，在非工作时间发送邮件并使其送达，通常被视为不合礼仪。延迟发送等功能让员工可以在工作时间之外继续处理邮件，同时不影响那些想要暂时离线的人。
误区四：我们应该设定明确的邮件回复时限
机构规定必须在特定时限内回复邮件，通常被认为有助于让客户满意。在某些工作中，这无疑是必要的，例如特别注重客户服务的岗位。但在其他行业，规定回复时限可能造成不必要的回复压力，加重员工负担，并促使他们采取被动应对而非战略性处理的方式。
许多发送邮件的人表示，他们既不期待也不要求对方迅速回复，因此要求快速回复的压力可能缺乏依据，也会适得其反。机构不妨重新审视此类规定，并考虑将其取消。
误区五：使用“抄送”和“回复所有人”既多余又令人厌烦
电子邮件中的“抄送”功能模仿了手写便笺和打字稿时代用复写纸制作的“复写件”，对此已有大量研究。根据我们的综述，我们得出结论：“抄送”和“回复所有人”对人们的影响各不相同，取决于员工所处环境中的信任氛围。
在相互指责的文化中，“抄送”往往名声不佳，被视为员工借邮件自保、追究他人责任，或炫耀、广而告之、表现自己在岗的手段。然而，如果邮件往来者之间工作关系良好，“抄送”就会受到正面看待，因为它有助于员工分享知识、让同事参与其中，并让同事不论职位高低都能了解情况。
研究中还提到了Slack、Yammer等较新的工具以及团队收件箱。研究发现，这些工具特别有用，能够帮助员工协调数字化活动和沟通；尤其是在团队项目中，消息可以共享，讨论和对话串也可以继续跟进并关联到项目文档。对于轮班和兼职员工，基于团队的系统可以避免非工作时间消息不断积压，因为其他团队成员会在他们不在时接手处理。
那么，这项研究能得出什么结论？显然，我们的应对策略正随着所用的通信技术不断演变。这也提醒我们，电子邮件并非孤立存在：它在工作中的效用取决于个人和办公室文化。机构首先应从这里着手，寻找改善工作沟通、避免员工精疲力竭的方法。
