这项研究探讨了日常时间管理和应变计划对员工投入度的影响。
有效管理时间有3个步骤：规划一天的安排，考虑可能出现的干扰，然后根据情况采用时间管理计划或应变计划。
时间管理不再只是为了提高效率，也关乎让人们在职场中更快乐。
如果你的新年计划之一是提升时间管理能力，那么沃顿商学院管理学教授迈克尔·帕克可以为你提供帮助。他是这项研究的合著者。研究考察了员工日常规划的两种具体方式。事实证明，没有一种放之四海而皆准的方案——哪种方式最合适，取决于你的工作环境和当天的情况。帕克就这项研究接受了《Knowledge@Wharton》的采访。研究题为《日常规划何时能提升员工绩效：规划类型、投入度与干扰的重要性》。
Knowledge@Wharton：我们直接来谈谈这两种规划方式吧。一种叫作TMP，即时间管理规划；另一种叫作CP，即应变规划。能分别给我们讲讲吗？
迈克尔·帕克：时间管理规划主要是列出待办事项，写下要做的任务，为任务排定优先级，然后安排日程。我想大家对时间管理规划多少都有些了解。
应变规划没有那么常用，它要求你提前想一想一天的安排以及可能出什么差错。哪些事情可能被打乱？工作中哪些事项可能延误？或者就我们的研究而言，你会不会受到干扰？如果会，你会如何应对？这种规划能帮助你在事情不按计划进行时处理各种突发情况。关键是提前考虑这些情况并做好准备。
Knowledge@Wharton：你和合著者调查了来自各行各业的大约200人，以了解他们如何安排一天的工作。这项研究最重要的发现是什么？
帕克：有人对我说过：“嘿，规划好每天的安排就能提高效率。”我们很想深入研究这一点，于是在两个工作周期间对员工进行了调查，了解他们每天采用了哪些规划方式以及采用的程度。我们刚才谈到的两种方式是时间管理规划和应变规划。我们想了解这些方式如何影响他们的工作投入度，例如他们有多专注、每天有多少精力，以及当天的工作效率如何。
最终我们发现，平均而言，两种规划方式都能各自提升员工的投入度和工作效率。在控制了多种因素、但未考虑当天类型的情况下，两种规划方式都产生了积极影响。列清单会让人觉得自己正在取得进展。应变规划则能帮助你应对突发情况，避免被它们拖住。
“如果你没有进行规划，证据表明，或许你应该开始规划。”
不过，当我们考虑到每天受到干扰的程度时，就发现了一些细微差异。如果某一天你受到很多干扰——样本中约有20%的受访者在这些日子里遇到了这种情况——时间管理规划就不再带来任何好处。如果你把每天安排得很满、给任务排定优先级，却遇上干扰特别多的一天，这种规划就无法发挥作用。另一方面，即使在干扰特别多的日子里，应变规划仍然有效。应变规划对投入度和工作效率的影响，不取决于人们受到多少干扰。因此，这种规划似乎更具普适性，无论人们日常面对哪种干扰，都能发挥作用。
Knowledge@Wharton：关键在于保持灵活，找出哪种方式适合自己。
帕克：是的。我认为，如何运用这两种规划方式来思考每天的安排，确实能让我们得到一些启发。首先，如果你没有进行规划，证据表明，或许你应该开始规划。你甚至可以在前一晚、通勤途中，或者开始工作前想一想当天的安排。大致评估一下就好，因为这有助于你把注意力放在任务上并完成它们，而不必在一天中不断纠结该做什么。
第二，我们规划时往往过于乐观。所谓“规划谬误”，就是我们总是雄心勃勃，认为事情会比预想的更快发生、更早完成。这是因为我们没有把各种干扰考虑在内，包括别人打断我们，或我们自己分心。“哦，社交媒体又有新通知了，我看看。”因此，事情花的时间会更长。如果人们能考虑当天的情况——“我在家工作，同事不太可能打断我”，或者“我要去办公室，但会进这间会议室专心工作，避免被打扰”——那么就可以采用时间管理规划。
不过，如果你回顾以往的经历，想到“我通常早上会收到几封邮件”，或“某某往往会在这个时候来找我”，或“我知道快到截止日期了，肯定会有几个团队成员来跟进”，那你或许就不该把待办清单排得那么满，也可以提前做好被打断的准备。这样，当你确实受到干扰时，就能有更多精力、更加投入，也不容易被拖住或感到沮丧。
Knowledge@Wharton：我想，员工和管理者面对的情况会有所不同。管理者可能会被一天中的许多会议打断，也可能会有下属过来提问。员工则可能一整天都被经理打断。
帕克：是的，这是一个值得思考的有趣区别——这些结果会在多大程度上因你的角色而异。我认为，更关键的因素是你的工作和职位有多依赖他人，也就是说，你在多大程度上需要依靠别人完成工作？因此，你受到打扰或需要与他人讨论事情的可能性有多大？
我认为，管理者可能比员工受到更多干扰，因为他们负责更多人的工作和事务。情况未必总是如此，但我们姑且这样假设。那么，管理者或许能从更多地采用应变规划中受益。同样，与其试图把所有工作都做完，不如为可能出现的干扰做好准备，并列出一份更容易完成的待办清单。
我认为，其中一个关键点是，采用合适规划方式的人会更享受自己的工作日。如果他们进行时间管理规划，却又频繁受到干扰，就无法从中获得投入度和工作效率方面的好处。如果员工能够掌控自己的工作，受到的干扰也不多，那么时间管理规划对他们可能非常有益。
“我认为，管理者可能比员工受到更多干扰，因为他们负责更多人的工作和事务。”
Knowledge@Wharton：你和合著者为什么想研究这个话题？
帕克：原因有几个，员工投入度当然是其中之一。我认为，很多关于时间管理的讨论都聚焦于组织如何让员工提高效率，从而承担更多任务、做更多工作并为组织创造更大价值。我们想换个角度思考：这些技能能否让人们更快乐、更投入、更专注，也更享受工作？如果他们能更有策略、更清楚地将规划与日常工作相结合，是否会更有动力工作？这就是我们想探究的问题：如何提升每天的工作投入度。
我认为，这也与有关工作投入度的讨论相呼应，而这始终是一个重要话题。工作投入度往往受到外部因素影响，因此我们需要关注工作设计、领导力和组织文化，这些都是影响投入度的重要因素。但员工也有自主能动性。我们能否让他们以恰当的方式主动行动，运用这些工具让工作更适合自己？这就是我们从更广泛角度关注的问题。员工能否在自己的掌控范围和工作职责内，主动改变自身的投入度？我们很高兴找到答案：可以，尤其是在他们为可能出现的干扰做好规划时。
Knowledge@Wharton：你能分享一些改善时间管理的建议吗？
帕克：有三个步骤。第一，先规划好何时进行规划。留出一些时间，可以在前一晚，也可以在当天，想一想当天的安排和任务。第二，考虑自己将要面对什么样的一天。最好的办法是回顾过去，看看日常是否存在重复的模式和行为。你多常受到干扰？你是在办公室还是在家工作？所有这些都能帮助你判断工作时可能受到多少打扰或分心。
如果你预计当天会有很多互动、干扰和分心，应变规划可能更合适，因为它能帮助你调整安排，并专注于当天的优先事项。不过，如果你预计可以坐下来专心工作，那就按待办清单逐项完成，把事情办好。
这些都需要在实践中学习。我相信，有时你以为自己不会受到干扰，结果却被打断很多次。下次我们就可以据此调整计划。总的来说，这三个步骤是：留出时间思考当天的安排；考虑当天可能受到哪些干扰；然后根据情况采用时间管理计划或应变计划。这三种做法可以帮助你运用这些研究发现，改善日常工作生活。
Knowledge@Wharton：这项研究发表于疫情之前，此后发生了许多变化。我们很多人都在家工作，这改变了我们面对的干扰类型。如果现在开展这项研究，你认为结果会有所不同吗？
帕克：这确实是一个很好的研究问题。与这项研究相关的是，我们在疫情前调查工作中的干扰时，关注的是由他人发起的干扰，也就是别人来向你询问信息或只是想聊聊天。另一类是由自己发起的干扰，也就是自己让自己分心。无论在家还是在办公室工作，都可以考虑这一点；两种情况下可能有所不同。
在办公室工作时，尤其是同事都在办公室的情况下，你可能会受到更多由他人发起的干扰，也可能较少自己分心，因为你的心思都在工作上。但在家时，工作与生活的界限开始模糊；同事或其他人打扰你的次数可能没那么多，除非家人和孩子也在家。不过，你或许会想：“哦，厨房就在那儿，我得去拿点零食。”或者你会玩电子游戏、摆弄音乐设备。许多分散注意力的事物都在争夺你的注意力，你可能因此自己分心。
对于结果是否会改变这个更广泛的问题，我想进一步研究不同类型干扰背后的细微差异，以及它们在办公室或家中是否更常见。我仍然预期会出现大致相同的规律——无论干扰类型如何，受到的干扰越多，应变规划就越有帮助，而时间管理规划的益处则越小。不过，不同类型的干扰会如何影响这些结果，确实是一个值得思考的有趣问题。
