我们常把高效误认为是每天每时每刻都尽可能快地工作。我们担心放慢脚步、整理好事务会扼杀效率，但事实表明并非如此：
普通办公室职员每天花一个多小时仅仅是在找东西。
美国普通高管每年要花六周时间，在杂乱的办公桌和无序的文件中寻找放错地方的信息。
23%的成年人表示，他们因为把账单弄丢而逾期缴费。
杂乱无章既耗钱又耗时，代价不小。但如果你能说服自己放慢脚步、理顺事务，投资回报会让你大吃一惊。
“每花一分钟整理，就能赢得一小时。”——本杰明·富兰克林
尽管本杰明·富兰克林的估算言过其实，花时间整理事务仍是一项有价值的投资。专家估计，每花一小时规划和整理，就能节省原本会浪费掉的三到四小时。
最沉着、压力最小的人往往也是完成工作最多的人，这并非没有原因——他们明白条理的重要性，并据此调整了自己的习惯。好消息是，你也能变得更有条理、更高效，只要效仿他们赖以做到这一点的习惯。
他们不会让办公桌变得杂乱。你可能觉得自己清楚某份文件在哪里、夹在哪一摞纸里。但如果你不认为拥有一张干净整齐的办公桌能让自己更高效，那就是在自欺欺人。仅仅整理桌上的物品，就能帮助你理清思绪。此外，普林斯顿大学开展的一项研究发现，杂乱的办公桌会让大脑受到更多相互竞争的刺激，导致注意力更难集中。这并非主观判断；研究人员还通过受试者的脑部活动核磁共振成像看到了差异。
他们不会对同一件事处理两遍。有条理且高效的人不会把任何事情搁置起来，因为重复处理同一件事非常浪费时间。不要把电子邮件或电话留到以后再处理。只要有事情引起你的注意，就应该立即处理、委派给别人或删除。
他们不会在邮件一到时就回复。高效的人不会让电子邮件不断打断自己。除了定时查看邮件，他们还会利用按发件人优先排序的功能。他们会为最重要的供应商和最优质的客户设置提醒，其余邮件则留到手头工作告一段落时再处理。有些人甚至会设置自动回复，告知发件人自己下次查看邮件的时间。
他们只用一份待办清单。还记得过去人们会买昂贵的皮面计划本，并用不同颜色按优先级填写待办事项的日子吗？如今这些做法可能显得有些老派，但没人能否认它们很有效。为什么这些计划本有效？因为它们提醒我们，保留一份待办清单有多重要。把所有事项归到一份清单后，你总能知道该去哪里查找，也不必再浪费时间回想所需信息在哪份清单上。
他们有很强的自我认知。高效且有条理的人清楚地认识自己。他们了解自己的弱点，并建立起相应的组织安排来克服这些弱点。如果他们容易让会议拖得太久，就会设定计时器；如果他们难以让会议保持高效，就会拟定议程；如果他们早上常忘记查看语音信箱，就会设置提醒。具体做法并不重要；关键是他们会认真思考，并使用适合自身条理方面弱点的辅助工具和惯例。
他们会留出时间吃午饭。我们都经历过这种情况——埋头忙个不停，等抬起头来时，午餐时间早已过去。最后你要么不吃，要么从零食机里买个甜甜圈或一包薯片充饥。这两种做法都很糟糕。甜甜圈能让你提振精力约20分钟，但之后注意力就会急剧下降。至于不吃饭，这不仅会影响注意力、效率和解决问题的能力，也会影响腰围——而且方式可能与你想的不一样。俄亥俄州立大学的研究显示，因不吃饭而减掉的体重其实是肌肉，而这些肌肉之后会以脂肪的形式重新长回来。
他们会“吃青蛙”。“吃青蛙”是克服拖延的最佳良方；效率极高的人每天早晨都会从这份可口的“点心”开始。换句话说，他们会先做待办清单上最不诱人、最让人畏惧的事情，然后再做其他事。完成之后，他们就能腾出精力去处理那些令自己兴奋、受到启发的工作。
他们每天结束时都会收拾整理。解决杂乱问题的最佳办法，是每天结束时留出约10分钟整理办公桌。虽然我们知道事情最好一次处理完，但我们都曾因为电话响起或有人过来聊天而做到一半就停下。你确实无法避免这类事情，但你可以在一天结束时，把所有半途而废的事情处理完。
他们会在前一晚规划好第二天。有条理且高效的人每晚入睡时，都清楚自己第二天要完成什么。他们会在前一晚理清轻重缓急，这样第二天开始后，就不容易被“紧急事务的暴政”分散注意力——那些突然冒出来、妨碍他们处理真正重要事项的小麻烦。
他们会充分利用科技。关于现代科技延长工作日、让我们时刻处于工作状态的说法已经很多。即便如此，科技也能让我们更高效。无论是设置电子邮件过滤器，避免收件箱被垃圾邮件塞满，还是使用 Evernote 之类的应用整理以后还会用到的信息，科技并非总是有害。只要使用得当，它就能节省大量时间。
他们不会忽视纸质邮件。说到这一点，我们又回到了“只处理一次”的理念。如今，对大多数人来说，真正期待收到的纸质邮件并不多。但忽视邮件可能会带来麻烦，尤其是账单和税务通知之类的东西。收到后就打开并尽快处理；否则，你最后可能会翻找沙发垫，寻找那张已经逾期的账单。
归纳总结
每多花一分钟寻找放错的东西，或努力回想接下来该做什么，都会损害你的效率。而这又会影响你的职业发展潜力。好消息是，有许多工具可以帮助你保持条理和高效，因此，即使是我们当中最缺乏条理的人，也能建立一套机制来约束自己。
