二战后的几年里，美国汽车企业高管走访了日本的丰田制造工厂，考察该公司为何能如此快速地生产大量车辆。他们发现，推动这家制造商创新的是一种以人为本的哲学，这种哲学能从内在激励员工为了更好而改变流程、程序和自身。
丰田并不因员工出错而惩罚他们，而是鼓励员工随时停止生产，以解决问题，或向管理层提出减少浪费、提高效率的建议。因此，丰田的工厂出现的代价高昂的错误减少了，并且从持续改进中受益。这一哲学，改善，正是美国高管带回国内的理念，此后已在多个行业引发变革，从医疗保健到软件开发皆然。
简而言之，改善方法基于这样一种理念：持续、渐进的改进会随时间累积成为实质性的变化。当团队或小组实施改善时，他们能避开重大创新常伴随的动荡、不安和错误。日语词汇“改善”的含义恰好是“良性变化”。
虽然改善通常应用于供应链和物流等工业流程，但它在个人效率和工作习惯方面同样有用。可以将其视为对你在信息流中见过的每一种“要么全力以赴，要么一无所获”的励志套路的解药。改善与其说是拼命忙碌，不如说是“更多”地做事，更多，更在于审慎的调整、接受失败，以及运用所学经验，以便把工作做得更好。
改善方法的基本原则
改善方法的根本在于致力于提高效能、满意度并减少浪费。改善所包含的持续改进的核心原则包括：
- 将流程标准化，使其可重复且有条理
- 注重可衡量性，并运用数据评估进展
- 将结果与你的要求进行比较（你是否兑现了承诺？）
- 创新出能实现类似结果的更新、更好的方法
- 应对不断变化的环境，并随时间推移不断完善你的方法
由于改善是一种哲学，而非僵化的体系，它可以灵活调整，适应你的工作方式、偏好和个性。你可以根据自己认同的内容，选择性地灵活采用各种做法。例如，有些人奉行这样的座右铭：“每天进步1%。” 另一些人则选择通过5S管理法（整理、整顿、清扫、清洁、素养）来践行改善。
在个人层面运用改善哲学的三种方式
如果从理论上看，改善的原则让人感觉负担沉重，请放心，人类天生就追求进步，这意味着这些原则大多可以凭直觉加以运用。
以下是你现在就可以开始在工作与生活中运用改善方法的三种方式。无论你是想通过减少干扰来提高办公室效率，还是想努力完成一项创意项目（例如写一本书），这些建议都能帮助你逐步实现目标。
1. 找出你的时间和精力被浪费的地方。
减少浪费是改善的核心原则之一，它的应用场景比你想象的还要多。提升效率的关键在于少做事，而非多做事。
如果你始终找不到时间投入对你重要的项目，那么你的部分时间可能正被不必要的任务所浪费。请盘点你需要停止的事务。我们常常没有意识到渗透于日常的注意力漏洞，因此不妨先从审视你的日程安排开始。
在几周内记录你执行的每项任务及所耗时间。获得这些数据后，评估每项任务是否真正必要，或者你是否只是在按惯性运转。如果你判定某项任务至关重要，那么如何能通过让自己实现规模化来更好、更快地完成它？例如，你能否为你撰写的某些报告或电子邮件制作模板？
我合作过的许多领导者都觉得这项练习大开眼界。他们能够摆脱那些实际上并不需要他们出席的无用会议，也能删去那些除了让自己疲惫之外、并未产生任何实际成果的义务和待办事项。
2. 问问自己，为了提高效率或效能，可以采取哪些小步骤。
当你开始找出需要改进的领域时，关键在于从小规模的变化入手。想小一点。我们往往本能地追求大动作，急于求成，如果不能一夜之间见效，就希望在一周或一个月内看到结果。但是，当你考虑到随时间推移的渐进式改进更可能被坚持下来（相对于全面而剧烈的变革）时，从小处着手便显得越来越有吸引力，尽管这确实需要耐心。
例如，如果你想提高办公室效率，以免午餐时间还要工作，不妨想想有哪些影响最小的改变可能有助于实现这一目标。也许是每天早上提前15分钟到岗，以免匆忙赶工；也许是在手机上设置闹钟，提醒自己休息，从而减少你硬撑着干活而无视饥肠辘辘的肚子的可能性。
如果这些方法没有效果，就继续尝试其他方法。而如果它们确实产生了效果，则要循序渐进地不断完善你新养成的习惯。
3. 留出时间，回顾哪些方面行之有效，哪些方面仍可改进。
当我们忙碌起来时，往往没有时间评估哪些事情进展顺利，哪些并非如此。但要让改善发挥作用，你需要反思事情的进展状况，尤其是在察觉到摩擦点的时候。
就像丰田的员工停止生产线一样，当你的个人效率遇到阻碍，或你发现自己变得恼火、沮丧或分心时，请暂停下来并记录这些关键点。这些反应表明系统中出现了需要修复的故障，但更重要的是，它们也是练习自我控制、放慢节奏的良机。
你可以在每周日晚上安排一次正式的一小时回顾，以便为下一周确定重点和项目的优先级。兼顾积极与消极的经历、在优化与感恩之间取得平衡非常重要。可以尝试对典型的每日感恩练习稍作变通：
你这一天的“高光时刻”是什么？
你这一天的“低谷时刻”是什么？
下次你可以在哪些方面加以改进？
今天你为什么感到自豪？
你学到了什么？
运用改善哲学的成果
改善是对你在设定过于雄心勃勃的决心或目标、却在几周后放弃之后所经历的挫败感和失败感的一种替代方案。虽然改善不会让你的生活在一夜之间发生改变，但它能够一点一滴地推动重大变化的发生。
