最新研究探讨了电子邮件在我们工作生活中的作用，以及它们是否会妨碍我们完成手头的工作。
组织行为学和职业心理学研究人员比较了127名员工的研究结果，以考察减少适得其反的邮件使用行为的建议是否有效。
改变员工习惯的关键建议包括开展自我效能培训，为员工提供改变习惯所需的资源和信心。
工作邮箱能够一直在当今数字化职场中稳居使用最广泛、最受青睐的沟通工具之列，尽管 Slack、Yammer 和 MS Teams 等可能更实用的替代工具已经出现，这确实令人赞叹。
然而，电子邮件继续主导我们的工作生活，未必是因为我们主动选择了它。许多学术研究已发现我们使用工作邮箱时带有某种成瘾性和习惯性，这种情况可能很难改变。在人们越来越担忧随时在线的工作文化以及我们的离线权之际，电子邮件已成为许多人工作生活中的一大困扰。
我们的研究
一家总部位于英国、业务遍及国际的慈善机构找到我们。他们担心近期员工调查结果显示，电子邮件让许多员工感到压力重重。尽管该机构大举投入资金引入替代工具，试图减少对工作邮箱的过度依赖，许多员工仍然过度使用邮箱，例如给坐在附近的同事发消息、用邮件闲聊，或在工作时间以外发送邮件。
他们请我们设计一项长期干预方案，帮助员工改变工作邮箱使用习惯，从而改善身心健康和工作效率。我们开发了一个模型，运用了关于改变人们习惯以及工作邮箱使用方式的现有研究成果。
该模型的一个关键要点是，与吸烟等健康习惯不同，工作习惯本身很少绝对地分为好坏，而是取决于员工的职责和工作环境。我们认为，只有根据某种工作习惯是否有助于或妨碍一个人完成任务、实现目标，以及它对其身心健康的影响，才能将其界定为好习惯或坏习惯。
例如，对于从事客户服务的人来说，立即回复邮件通知可能是个好习惯，因为这有助于他们实现及时响应、为客户提供帮助这一核心目标。但对科学家或作家而言，同样的习惯可能有害，因为它会分散他们的注意力，使其难以长时间专注于复杂工作。
我们在这家慈善机构对127名员工开展了一年期的模型试验。这些员工响应公开招募，自愿参与研究，并被随机分配到干预组或规模大致相同的对照组。对于所有参与者，我们都在项目开始前、进行期间和结束后测量了他们的邮件习惯和工作目标。
我们在约九个月的时间里，定期向干预组的所有员工逐条提供工作邮箱使用建议。建议包括关闭工作邮件提醒，尤其是在进行需要高度集中注意力的任务时；并且每隔30-40分钟才手动查看一次收件箱。
每位参与者收到一条建议后，都要向我们确认是否会采纳。这意味着他们可以自行判断该建议是否适合自己及其工作。对照组员工没有收到任何建议。
结果显示，收到建议并明确承诺采纳的员工，更有可能整体改变其邮件使用行为。改变了习惯的员工身心健康感有所提升，他们对自己能够实现工作目标的能力也更有信心。
受益最多的是自我效能感最高的参与者（即相信自己有能力掌控工作并取得理想结果）。换言之，只有当人们相信自己能够作出改变时，他们才会真正成功并从中受益。
关键信息
我们的研究表明，旨在改变员工习惯的举措必须兼顾个人偏好，让员工能够自主决定要改变什么，这一点至关重要。因此，为了改善员工的邮件使用习惯，组织应提供方案，帮助员工判断哪些习惯可能需要调整，同时由个人根据自身职责决定采纳哪些做法。
此外，组织还应提供自我效能培训，以为员工提供改变习惯所需的资源和信心。这将最大限度地提高成功的可能性，帮助尽可能多的人摒弃不良的工作邮箱使用习惯，培养更好、更有效的工作方式。
