Entrepreneur Insiders网络是一个在线社群，美国创业圈中最具思想深度和影响力的人士在此回答有关创业和职业发展的热点问题。今天，“如何在几乎没有空闲时间的情况下保持理智？”这一问题的回答由Vanderbloemen Search Group创始人兼首席执行官威廉·范德布鲁门撰写。
精简团队沟通是让初创企业保持运转、避免身心俱疲的关键。我刚创办Vanderbloemen时，员工只有大约八人，因此管理和回复邮件毫不费力。我们什么事都用邮件沟通：请求、公司往来，以及日常闲聊。
但随着公司发展到30多名员工，我们不得不为沟通流程建立更完善的规范。我们决定把更轻松的职场闲聊从邮件转移到群聊等其他渠道，并开始精简邮件内容，让每个人都能获得所需信息，同时避免给整个团队造成信息过载。
制定沟通规范
我们制定了一套Vanderbloemen沟通规范，每位员工都了解并遵守：如果我给你发邮件，我需要你在24小时内回复；如果我给你发短信，我需要你尽快回复；如果我给你打电话，我需要你立即接听或回电。
这有助于为员工设定明确标准，也能缓解他们因经理提出请求而不得不中断手头工作所产生的焦虑。为内部员工制定沟通规范后，你就可以开始为员工与客户及潜在客户的互动设定外部预期。
作为首席执行官，我为团队树立了高度重视及时回应的榜样。事实上，我们的一项价值观就是“极致响应”。建立及时响应机制，例如沟通规范，有助于简化你和团队的工作流程。我认为，及时响应的机制也能提高销售额。
许多销售研究都证明，快速回复潜在客户的咨询，更有可能与他们建立联系。InsideSales.com的一项研究显示，网络渠道带来的潜在客户若在一小时内没有得到回复，与其建立良好联系的可能性会降低十倍以上。
了解每个人的沟通风格
我们让员工参加性格测试，也是提升员工间沟通效果、让沟通更顺畅的一种方式。市面上有许多优秀的性格测试，但在Vanderbloemen，我会让所有员工参加Insights评估。每个人的沟通方式都不同，因此，为每个人准备一份指南会很有帮助，清楚说明他们的个性、工作方式和沟通偏好，让我了解如何与他们更好地互动。
专注于只有你能做的事，其余交给他人
我刚创办公司时，只有我和妻子两个人。所有提案、合同和报告都由我撰写。获得客户后，妻子会寄出发票并管理账目。随着公司发展，我们得以聘请更多员工，但作为创始人，我一直难以交出部分职责，也不擅长有效授权。不过我逐渐明白，虽然乍看之下这似乎有些不负责任，但从长远来看，让自己不再是公司不可或缺的人，往往对你和公司都有好处。
作为一名热爱自己工作的企业主，我常常发现自己在做一些本该交给别人的琐事。许多创始人也有同样的困扰：他们太喜欢“亲临一线”，以至于忘了教导和培训他人，而这正是一位优秀首席执行官应该做的事。投资打造一支能够接续你的使命、确保企业按你期望的方式运营的团队十分重要，即使你不在现场管理一切，也能如此。
尽管企业主必须摆脱一线琐务才能保持理智，但有时我确实需要亲自介入。不过，每遇到一种情况，我都必须判断自己是需要介入，还是只是想介入。我得到过的一条最佳建议是，作为企业主，要让自己进入这样一种状态：专注处理出故障的事情和新事物。这句话对我帮助很大，尤其是在判断是否要亲临一线时。我认为，如果更多企业家能避免陷入日常一线事务——除非是在处理出故障的事情或新事物——他们的公司就会发展得更快，留下更长久的影响。
