你是否认识这样一个人：尽管事务繁忙，却总能提前完成截止期限的工作？你是否羡慕他们，并好奇他们是如何做到的？
“无论身处何地、从事何种行业或职业，效率都是每位职场人士面临的挑战，”罗伯特·波曾说道，他是麻省理工学院斯隆管理学院的高级讲师。
作为其持续研究的一部分，并在麻省理工学院本科生凯文·唐尼（Kevin Downey）的协助下，波曾对来自六大洲、从事管理工作的20,000名自愿参与者进行了调查，以探究为何有些人比其他人更高效。
这一调查工具被称为“波曾效率评级”，包含21个问题，分为七个类别：规划日程、建立日常惯例、应对信息、高效完成大量工作、提升沟通技巧、高效主持会议，以及向他人授权。这些特定的习惯与技能是波曾在麻省理工学院斯隆高管教育项目的核心内容，《最大化你的效率：如何成为高效能的管理者》，以及他的畅销书《极致效率：提升成果，减少工时》。
在清理数据后，波曾和唐尼获得了19,957名受访者的完整答卷。其中约一半居住在北美；另有21%居住在欧洲，19%居住在亚洲。其余10%包括居住在澳大利亚、南美洲和非洲的受访者。
他们确定了效率评分最高的人群，并发现得分最高的职场人士往往在同一组习惯上表现出色：
他们根据最优先的事项规划工作，然后以明确的目标付诸行动；
他们掌握了处理大量信息和任务的有效方法；
他们理解同事的需求，从而能够开短会、及时回应沟通并给出清晰的指示。
按照调查参与者的人口统计特征进行分析，结果同样颇具意义。
从地域来看，北美受访者的平均效率得分处于中等水平，尽管美国人往往工作时间更长。事实上，北美的得分明显低于欧洲、亚洲和澳大利亚受访者的平均效率得分。
年龄和资历与个人效率高度相关——年长且资历更深的职场人士得分高于年轻且资历较浅的同事。这些资历较深的受访者的习惯包括：为低价值活动建立惯例、管理信息流、高效主持会议，以及将任务委派给他人。
尽管男性和女性职场人士的总体效率得分几乎相同，但两者在实现高效的方式上存在一些值得注意的差异。例如，女性在高效主持会议方面得分往往特别高——会议时长控制在90分钟以内，并以就后续步骤达成一致作为结束。相比之下，男性在应对高信息量方面表现尤为出色——不会过于频繁地查看电子邮件，并跳过低价值的信息。
应对每日海量信息
虽然很明显，处理收件箱超载的能力是提高效率的关键，但对于我们许多人来说，如何做到这一点可能并不那么清楚，尤其是那些因持续堆积的邮件而感到头疼的人。
“我们所有人都被像电子邮件这样大量的小事所淹没，结果把宝贵的时间都花在了上面，”波曾说道。“大多数人每三到五分钟就会查看一次电子邮件。不如改为每小时或每两小时查看一次，而且查看时只看主题和发件人，基本上跳过60%至80%的邮件，因为大多数收到的邮件都没有太大用处。”波曾还建议，对于重要邮件应立即回复，而不是先做标记，之后再重新查找（或干脆忘记），同时也应标记重要联系人，并充分利用邮件过滤功能。
不过，波曾强调，管理收件邮件虽然是一项重要技能，但要真正有效，还需要与其他更具全局性的习惯相结合，例如明确你的最高优先事项。他警告说，如果没有一套具体的个人与职业目标作为追求方向，许多有抱负的人会将不足的时间投入到真正支持其核心目标的活动中。
提高效率的更多建议
如果你希望提高效率，不妨培养波曾调查结果中所展示、并为最高效职场人士所具备的“习惯群”。其中包括：
专注于主要目标：每晚修改次日的日程，突出最优先的事项。在开始阅读任何冗长的材料之前，先明确阅读目的。
管理工作负荷：根据发件人和主题跳过50%至80%的邮件。将大型项目拆分为小步骤，并从第一步开始。
支持同事：将每次会议时长限制在90分钟或以内，并以明确界定的后续步骤结束每次会议。与团队共同商定成功指标。
波曾的调查工具仍可在线获取。完成测评的人将获得一份反馈报告，其中提供提高效率的实用建议。你也可以在波曾主讲的麻省理工学院高管教育项目《提升个人效率》中，直接向他学习。
