越来越多的员工获准自行分配任务。
然而，传统的任务分配仍占主导地位，即使在创新密集型行业也持续盛行。
研究人员在此探讨，在什么条件下，自选任务会优于管理者分配任务。
专业化程度是决定性因素
谈到职场趋势，多个话题一直广受关注和讨论，从办公空间设计、数字化、敏捷方法论，到疫情期间备受青睐的远程办公。但工作中还有另一个重要方面，正日益成为组织设计的重点：基于员工自选的劳动分工。
劳动分工本质上是将员工与任务相匹配的过程。直到最近，组织中的劳动分工仍由管理者主导，自上而下分配任务。如今，员工越来越有权自行分配任务——这与亚当·斯密笔下令其名垂青史的制针厂工人相去甚远。例如，在软件公司 Valve 和法国汽车零部件制造商 FAVI，员工会根据自己对人岗匹配的判断，选择任务和项目团队。事实上，在许多软件公司及其他层级较少的组织中，自选任务因有助于提升员工积极性而已成为常态。
然而，传统的任务分配仍占主导地位，即使在创新密集型行业也持续盛行。显然，两种分配工作的方式各有优缺点。了解何时采用哪种方式，会直接影响组织绩效和员工士气。
在我们新近发表的论文中，我们与Massimo Warglien共同研究了这样一种情形：即使没有激励方面的好处，在什么条件下任务自选仍优于管理者分配任务？这些条件是：员工高度专业化、任务彼此独立，而且员工何时有空难以预料。
随着自选任务日益普及，我们的研究发现可以帮助有意采用这一做法的组织评估它是否合适，或如何调整以更好地契合自身情况。
为员工匹配任务
现有研究表明，与传统任务分配相比，员工自选任务的一项优势在于，员工对自身技能的了解往往比管理者更深入。员工获准选择自己偏好的工作，积极性也会随之提高。另一方面，员工往往不像管理者那样关注组织层面的目标，因此协调可能受到影响，甚至可能有些任务无人承担。
为了解这两种方法差异所带来的影响，我们将劳动分工视为员工与任务相匹配的过程，并据此建立数学模型，再通过计算机模拟考察在什么条件下其中一种方法会占据相对优势。
我们假设，在管理者分配任务的过程中，分配者会从现有员工中为每项可用任务挑选技能最合适的人。在员工自选的过程中，每个人都会选择自己最擅长的任务。
有时由主管分配任务显然更合适
在一些常见的劳动分工情形下，管理者分配显然优于员工自选。例如，当所有任务和员工同时可用且一目了然时，分配者会努力把每项任务交给最合适的员工，避免人手不足；而自行选择任务的员工则很少顾及其他员工的技能和选择。现实中的类似情形，可能是用一组既定员工启动新项目。
如果任务在难以预料的时间出现，例如员工辞职，分配者可以挑选当时最合适的员工。但如果允许员工自愿接手，可能会出现“扎堆”的情况。
员工在不同且难以预料的时间有空时，自选任务可能胜过管理者分配。我们发现，在这种情况下，最可能使天平倾向自选任务的关键因素，是员工的专业化程度。
决定自选任务是否合适的因素
我们的计算结果显示，员工高度专业化时，自选任务能提升整体组织绩效，具体体现为已分配任务的技能总水平更高。员工只有中度专业化或并未专业化时，管理者分配则优于员工自选。
在模型中，包括积极性和生产力在内的其他变量都保持不变。我们假设分配者和员工评估某项任务所需技能的能力同样强。任务彼此独立，且任务分配一经确定便不可更改。
实际上，我们的研究结果意味着，如果公司有许多技能娴熟且专长各异的员工，让他们选择自己偏好的任务可能会带来益处。整体工作质量和积极性会很高，技能较弱的员工“抢占”任务、阻碍更合适的员工承担该任务的风险也很小。
例如，荷兰著名护理机构 Buurtzorg 由 12 名护士组成的自主管理团队负责管理并执行所有工作，从上门护理到招聘、行政事务、排班和培训；每位护士都可以选择并“精心打造”自己的工作内容组合。另一方面，如果员工的技能更加相似，由管理者分配任务可能更合适。
我们的研究假设，员工擅长做的事也是他们喜欢做的事。我们还可以将研究发现推及其他变量：
对善于社交的员工采用管理者分配，以免健谈的人扎堆；对喜欢独自工作的员工采用自选任务。
人才储备薄弱时采用管理者分配；人才储备充足时采用自选任务。
任务相互依赖时采用管理者分配，因为任何一项任务无人承担都可能酿成灾难；独立任务则采用自选。
让自选任务发挥更大作用
通过自选实现劳动分工正日益受到重视，尤其因为年轻人更希望在工作中拥有更大的自主权。但并非所有任务或组织架构都适合自选。我们的研究发现为企业提供了一套工具，用来判断这种自下而上的做法是否适合自身。
组织应当提出的关键问题是：我们的员工是否具备完成现有任务所需的高度专业技能？这些任务是否大体上彼此独立？员工何时有空是否难以预测？如果以上问题的答案全是“是”，就可以采用自选任务。
更好的做法是，在自选过程中加入传统分配方式的元素，形成一种混合流程。再以 Buurtzorg 为例，其流程经过专门设计，确保护士公平分担不受欢迎的行政杂务。避免任务无人承担的另一种办法，是鼓励员工选择自己能够创造最大价值或发挥最大作用的任务，而不是只选自己最擅长的任务。
因此，如果员工 X 已经选择了任务 A（在软件开发等某些情境中，任务可以由多人重复执行），员工 Y 可以改选尚无人选择、自己能作出更大贡献的任务 B，即使 Y 执行任务 A 的能力强于 X。
其他混合做法还包括：鼓励员工自行开展“热情项目”；定期举办黑客松，让任何人都能从列表中挑选并解决任意问题。无论采取何种形式，劳动分工对组织绩效始终至关重要。
