自疫情暴发以来，我们对虚拟协作有了更多了解。
预计混合办公安排将继续在后疫情时代的未来发挥重要作用。
在此，业务分析专家阿拉娜·米切尔介绍领导者如何成功实施混合办公。
新冠疫情改变了我们的工作方式。
早在疫情之前，美国劳动力就日益依赖远程协作技术，例如视频会议和 Slack。全球危机以前所未有的方式加快了这些工作工具和实践的普及。到2020年4月，约有一半的公司表示，由于新冠疫情，超过80%的员工在家办公。
这一转变得益于数十年来对支持远程工作的技术进行研究并随后开发，但并非所有人都能同样轻松地使用这些技术。早在1987年，一项开创性研究指出了其中一些挑战：女性在家使用技术工作时面临的困难，包括照看子女、工作与家庭生活难以分开，以及员工发展机会等问题。
自那时以来，我们对虚拟协作有了更多了解。作为一名信息系统副教授，我很想知道我们可以期待什么，并热切期盼后疫情时代的到来。有一点很明确：混合办公安排——也就是员工有些任务在办公室完成，另一些则通过虚拟方式完成——显然将成为未来工作的重要组成部分。
一项于2021年4月开展的调查显示，99%的人力资源负责人预计，今后员工将以某种混合方式办公。许多企业已经开始这样做。举例来说，文件托管服务 Dropbox在疫情期间永久转向混合办公，允许员工在家工作，并在办公室召开团队会议。
“混合办公”的定义在其他组织中各不相同。有些员工可能每周有几天或隔天到办公室上班。另一些企业可能只要求员工偶尔面对面交流，例如每季度在一个集中地点碰面一次。
无论如何，研究确实表明，许多公司在实施虚拟办公时都未能奏效。
远程办公与办公室办公
办公室办公有助于形成秩序和透明度，从而可能增进管理层与员工之间的信任。组织文化也会自然而然地形成。随意的办公室交谈——例如，员工走过走廊，临时与同事聊上几句——有助于分享知识、协作解决问题。这种交流在虚拟环境中很难复制，因为线上会议往往需要提前安排，不过，只要做好充分规划和沟通，仍然可以实现。
但如果从其他指标来看，办公室办公不如居家办公。我最近的研究发现，远程办公者表示自己的工作效率更高，也更喜欢在家工作，因为这样更灵活，可以穿着休闲服，通勤时间更短甚至无需通勤。远程办公还能节省开支。办公空间可显著节约成本，而办公空间是组织预算中最大的支出项目之一。
混合办公试图兼得两种工作方式的优点。
这并非完美无缺
诚然，混合办公也面临许多与面对面办公相同的障碍。规划和沟通不充分、会议效率低下或没有必要，以及任务职责不明确等问题，无论远程还是现场办公都会出现。
居家办公时，或许最大的问题是：技术与安全问题。家庭网络更容易成为网络威胁的目标，通常比办公室网络更脆弱。远程办公者也更可能与组织外的其他人共用电脑。采用混合办公的组织必须提前投入资源，解决这些复杂且往往成本高昂的问题。
采用混合办公时，管理者无法看到员工正在进行的工作。因此，他们必须依据工作成果，并通过明确的绩效指标来衡量员工表现，而不是像传统做法那样关注员工行为。
另一个潜在陷阱是：混合团队内部可能出现隔阂，也就是办公室员工与居家办公员工之间产生误解或沟通不畅。这两个群体可能开始分化，进而导致彼此之间的紧张关系和冲突，形成“我们对他们”的局面。
打造混合办公环境
关于如何最好地建立混合办公模式，已有许多建议。以下是一些最佳做法。
会议过于频繁或目的不明——也就是为了开会而开会——会导致疲劳和倦怠。并非每个人都需要参加每一场会议，但管理者需要妥善安排，确保没有人觉得自己被冷落。此外，无会议日有助于提高工作效率，也能让员工拥有一段不受打扰的时间，专注于复杂项目。
倾听员工意见对于确保混合办公环境正常运作至关重要。持续征求反馈也很重要，可以通过一对一交谈、焦点小组或人力资源调查等方式进行。通过面对面或虚拟方式表扬员工的成就并给予奖励也同样重要。绩效激励，例如金钱奖励或包括送餐在内的感谢礼物，有助于营造支持性文化，增强员工的投入度。
最后，管理者和员工都必须坦诚沟通，并充分了解混合办公计划。必须制定政策，明确哪些任务在办公室完成，哪些任务远程完成。获得可靠的通信渠道至关重要，尤其是远程办公时。所有员工都必须及时同时收到相同的信息。毕竟，无论是在办公室还是在线上办公，员工都不希望觉得自己是最后一个得知消息的人。
