我们中超过三分之一的人每周至少花20小时参加无效会议。
你可以通过注重信息分享并使会议具有协作性来改善会议。
从将议程事项表述为问题，到以有明确目的的破冰活动开场，以下是提高会议效率的方法。
“我觉得这个会不会开太久，”你的同事说道。 如果你曾听过这句话，那么你可以相当肯定以下两点是真的：
1. 会议会用满预定的全部时间。
2. 会议不会取得任何成果。
这是一种常见的经历。事实上，根据我的团队的研究，我们中超过三分之一的人每周要花20多个小时参加糟糕的会议。这是个问题。更糟糕的是，我们中很多人并不知道如何做到让会议变得更好。
与其只做信息分享，不如让会议具有协作性
会议的问题不仅在于我们参加的会议数量之多，还在于我们通常参加的会议类型。如果会议没有经过事先精心策划的目的，就只会沦为分享信息的场所，而这些信息本可以通过更有效、异步的方式进行传达。
这并不是说会议已经毫无希望。当会议从信息分享、依赖幻灯片的模式，转向有目的、强调协作的模式时，会议就能发生变革。
协作型会议……
1. 帮助建立团队意识。当你请人们协作时，个人会感到自己正在为某件比自身更宏大的事情做出贡献，这有助于提高工作满意度和员工留任率。
2. 营造心理安全感。在协作中，团队成员能够自在地发言并提供反馈。
3. 带来更好的结果。当不同的观点被自由分享时，更具启发性的解决方案会脱颖而出。事实上，麦肯锡的一项研究发现，思想的多样性可使创造力提高35%。
4. 节省时间。更加有目的地参与，会使互动更加高效。
让你的会议更具协作性的4种方法
我的日常工作是与客户合作，帮助他们改善团队的协作方式。以下是我与他们分享的几个起点，可助他们把团队会议提升到新的水平。
在会议议程上下功夫。对你的时间和会议议程要有明确的规划。将议程事项列为问题，而非笼统的话题，并鼓励参会者提前做好准备。这为内向型的人提供了机会，使他们能够在不受热闹社交环境压力的情况下消化信息。争取盟友（例如外向型的主管）以身作则，并要求他们为远程及内向型的同事留出发言空间，让他们能够参与贡献。
用有明确目的的破冰活动让大家开口交流。正如你不会在没有先热身的情况下参加比赛，在让团队投入深度工作之前，也不要在没有先activate其协作“肌肉”的情况下就直接推进。有明确目的的破冰活动可以在投入工作之前消除现场的紧张气氛，并为之后的讨论做好铺垫。话虽如此，选择一个符合会议目标的破冰活动至关重要。例如：
你的第一位导师是谁？他们有哪些特质，使其成为一位好（或差）的导师？目的：强化这样一种理念：相互依赖是成长的一部分——适用于依赖关系较多的项目或团队。
你的超级英雄名字是什么？目的：练习将大量信息浓缩在一个富有表现力的词语或短语之中。
你的自传将以什么为标题？目的：为愿景陈述的撰写等团队活动做好准备。
用解放型结构让你的会议摆脱束缚。“解放型结构”（Liberating Structures）提供了组织会议和对话的替代性结构，由Henri Lipmanowicz和Keith McCandless整理。我最喜欢用来从破冰过渡到头脑风暴的结构之一，名为“1-2-4-All”。其流程是：先让每个人独自安静地对某件事（一个问题、一个话题或一个想法）思考一分钟，然后两人一组讨论两分钟，接着四人一组讨论四分钟，最后全体汇聚，从每个四人小组中挑选出一些要点，与全体成员分享。
永远不要忽视你所处的空间。如果我主持的是现场会议，我会提前到达会议室，查看座位布置。如果桌子可以移动，我总是选择马蹄形的布局，这样团队成员在协作时可以彼此正视。但如果是混合式或线上会议呢？可以尝试使用一种工具，例如welo，它可以创建一个定制化的工作空间，让分散各地的团队成员能够聚集在一起并开展协作。
让你的会议顺利进行
现在打开你的日历，找出一个可以更具协作性的会议——我敢打赌，有好几个会议会立刻跃入你的眼帘。试试其中一种方法，看看更具协作性的会议会呈现出怎样的神奇效果。
