AI智能体如何革新企业行政管理

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  • 公众对人工智能的讨论大多集中在创意类任务上,但另一场影响更大的变革正在其他领域悄然发生。

  • AI智能体正开始接管那些看不见却至关重要的任务,这些任务支撑着全球各地企业的日常运转。

  • AI智能体专注于重复性任务,可以让熟练员工腾出精力,专注于决策、创造和战略等工作。

谈论人工智能革命时,我们把目光投向了错误的地方。

公众对人工智能(AI)的讨论大多集中在写作、图像生成、语言建模等创意类任务上,而一场更为低调、但可以说影响更大的变革正在进行。这场变革不见于头条新闻,而是体现在电子表格、审批流程和共享云盘之中。

这场变革发生在组织的行政核心领域,AI智能体——即代表用户或其他系统自主执行任务的系统或程序——正开始接管那些看不见却至关重要、支撑企业运转的任务。 任务。

这一转变并不张扬,它不会写诗,但将影响数百万个工作岗位。

AI智能体究竟是什么?

与生成内容的大型语言模型不同,AI智能体是专注于特定任务的数字化“工作者”,能够在现有系统内运行。

它们基于内部工作流程而非互联网文本进行训练。它们无需通过自然语言“提示”即可工作——而是基于观察到的行为和数据模式,悄然执行基于规则的重复性功能。

可以把AI智能体看作一位高度可靠的助手,能够很好地执行重复性任务。简言之,它们并非取代人类,而是取代那些拖慢人类工作节奏的人工流程。

Nova Mundi 已与60多家跨行业企业合作,帮助它们识别自动化机会。通过结构化研讨会和数据收集,我们梳理出90多个企业希望实现自动化的独特用例。

图表显示,63.04%的行政任务可归类为重复性任务。Image: Nova Mundi

近三分之二(63.04%)的用例可归纳为行政性、重复性类别,例如数据收集、文件核验、合规支持、内部报告和流程文档编制等任务。仅有20.65%的用例与营销或内容创作相关,16.31%与销售、潜在客户开发或类似工作相关。

令人瞩目的是,88.52%的企业表示,如果有时间、能力或支持,它们会立即实施自动化。这些并非理论数字,而是反映了那些希望转型、却不知从何入手的企业所感受到的真实困扰。

这对全球劳动力意味着什么

行政工作是各行各业的基础,在金融、人力资源、医疗保健、物流和专业服务等领域尤为如此。然而,它在很大程度上仍未受到有意义的人工智能驱动变革的影响。人们常常认为它过于零散、过度依赖人力,或规模太小而不值得投入精力。

但如果我们换个角度看待呢?

审计团队花费大量时间核对分录、检查合规性或进行低复杂度审查,而这些工作本可实现自动化。若将这一情况放大到各个部门和行业,便能看到一幅巨大的、有待释放的潜在生产力图景。

“人工智能代理”可能会改变工作场所。但它们究竟是什么?
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这并非关乎失业,而是关乎工作的演进。AI智能体不会接管世界,但它们可能会接管你的收件箱。这是一件好事。

它们可以让熟练员工腾出精力,专注于决策、创造和战略。它们减少了高工作量、低价值工作所导致的职业倦怠。它们还为包容性生产力增长提供了路径,尤其是对于没有能力组建内部AI团队的中小型企业而言。

例如,在金融领域,AI智能体有望自动将收到的发票与分类账分录进行匹配,并在数秒内标记出差异;而在人力资源部门,它们可以将薪资数据与劳动合同进行交叉核验,有助于防范欺诈和合规问题。

在医疗保健领域,工作人员常常被大量文书工作压得不堪重负。智能体可以经过训练,自动从患者入院登记表中提取相关信息字段,并预先填入行政系统,从而节省宝贵时间。

工作人员无需再耗费数小时执行操作,而是可以把精力转向解读规律、质疑假设并推动改进。过去需要核对表格的人力资源经理,如今可以专注于制定留才策略。摆脱了人工检查的财务专员,则可以探究异常背后的“原因”,而不仅仅是“位置”。

这在发展中经济体可能尤为具有变革意义,因为这些地区的行政能力有限,但数字化应用正在快速增长。

例如,在东欧和东南亚部分地区,小型企业已开始使用支持AI的记账助手(如Envoice、QuickBooks Online),以实现月度结账和税务申报的自动化。此前,这些任务需要高昂的人工成本,或者被完全忽视。

凭借以移动端为先的数字基础设施和价格可承受的云工具,这些企业正跨越传统结构,并较早地拥抱流程自动化。

AI智能体如何助力不同行业

鉴于AI智能体在优化内部系统方面的成效,以下是企业领导者、政策制定者和教育工作者可以采取的若干行动方向。

企业领导者

不要等待完美的AI战略。从行政管理层入手,因为摩擦正存在于此。

  • 通过流程图绘制,在不同部门中找出3至5个重复性工作流程,这些流程规则一致但耗时较长。

  • 在受控的沙盒环境中部署AI智能体,使用匿名化或历史数据测试流程的适配性。

  • 组建跨职能的内部团队,由相关领域的骨干成员负责,既负责识别用例,也负责AI智能体的治理。

这些步骤对业务干扰极小,却能带来可衡量的投资回报,且通常在数周内即可显现。

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了解该中心的工作

政策制定者

制定相关框架,既鼓励安全的自动化,又确保中小企业能够负担和获取。

  • 推出政府与私营部门共同资助的补贴式沙盒计划,让中小企业能够安全地试用AI工具。

  • 制定监管框架,明确AI智能体在文档编制、报告或合规工作中的适用范围。

  • 要求AI辅助流程保持透明,同时避免设置只有大型企业才能负担的门槛。

这将确保AI带来的生产力红利得到公平分配,而非集中于少数主体。

教育工作者

从为具体岗位培训人才,转向为不断演进的工作流程做好准备。

  • 教导员工判断哪些工作应当实现自动化、哪些不应自动化,并强调判断力、伦理和人类监督的重要性。

  • 打造跨学科的AI素养课程模块,将技术与特定领域的工作相融合。

这不仅仅是技能再培训,更是将工作重新定义为人与机器之间的动态合作关系。

这场静默的革命已经到来。它存在于合规日志之中,而非会议的头条之中;存在于对账之中,而非机器人之中。如果我们做得正确,AI智能体或许将成为我们迄今所见最以人为本的创新。

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