在 Data-Dynamix，我们会看到大量电子邮件。我们创建邮件、发送邮件，也会收到很多很多邮件。作为电子邮件营销从业者，我们认为，分享我们管理收件箱的心得，供商业和媒体界的朋友参考，再合适不过了。
安排固定的邮件处理时间 ——一天中不断弹出的邮件提醒会打断你的工作流程和思路。每天安排1至3个时间段查看邮件，你就能高效、及时地回复，而不必整天惦记着收件箱里又来了什么邮件。
立即处理 ——在专业整理领域，有一句话叫“只碰一次”。这意味着整理衣橱（或电子邮件收件箱）时，拿起一件物品就当场作出决定，而不是先把它放成一堆，留待以后再整理。这一技巧也与前一条密切相关。安排好专门处理邮件的时间后，就养成阅读后立即回复的习惯。采用“两分钟规则”——凡是两分钟或更短时间内就能读完并回复的邮件，都立即处理。你可以直接回复发件人，也可以对邮件作其他处理，例如删除、存档或暂时搁置。这就引出了接下来的几点。
删除邮件 ——同样，养成立即处理收到邮件的习惯后，你就可以马上删除邮件。这样便能轻松保持收件箱整洁有序。
保存邮件 ——并非所有邮件都需要立即回复，但有些邮件包含有价值的信息，或涉及特定项目或客户的往来内容。使用文件夹、类别和其他筛选器整理邮件，有助于对邮件进行分类，让你更快找到所需内容。此外，如果邮件可以留存备查且不需要采取任何行动，立即将其筛选到相应文件夹中也会很有帮助。
暂时搁置 ——有时邮件需要处理，但不必马上处理。你可能还没有充分回复所需的信息，也可能需要更多时间来撰写完整回复。遇到这类邮件时，可以将其放入待处理文件夹。这个文件夹用于暂时存放邮件，直到你有时间采取行动。之后，每天抽出时间查看待处理文件夹中的邮件，并妥善回复能够处理的邮件。
使用规则 ——Outlook 和 Gmail 等许多电子邮件程序都允许你为特定类型的邮件设置规则。使用标记、“勾选”功能和颜色编码选项，对邮件进行分组和分类。这些规则会根据你设定的规则自动整理收到的邮件。自动化可以成为你的好帮手！
垃圾邮件文件夹 ——垃圾邮件文件夹的筛选并不完美。重要邮件有没有进过垃圾邮件文件夹？我们也遇到过！所以，记得留出时间清理垃圾邮件文件夹。你可能会发现老朋友发来的生日祝福，或来自信任公司的宝贵优惠。垃圾邮件文件夹里的邮件并非全是垃圾。
自动回复 ——根据你回复邮件的频率，自动回复功能有助于让他人对回复时间形成合理预期。如果你不在办公室，或者白天在外与客户会面（而联系人已经习惯你及时回复咨询），延迟回复邮件可能会对你造成不利影响。
只要遵循这八个步骤，你就能让收件箱清空。最初要达到这一状态，可能需要纪律和时间，但最终的回报绝对值得。
顺便再分享几条建议……
取消订阅 ——作为数字营销和电子邮件营销专家，建议人们取消订阅并非我们的首要任务。不过，订阅那些你从不关注的邮件列表也没有好处。保留你认为有价值的邮件订阅，取消其余那些杂乱无用的订阅。这会大大减少收件箱中堆满你并不需要的邮件的情况。
明确你的沟通界限 ——工作日结束时以及周末，请关闭电子邮箱。如果你希望在休息时间保持平衡，除非确有紧急情况需要处理，否则不要回复邮件。等到周一早上再回复，可以让联系人知道你尊重他们的邮件及其内容，同时也会在周末休息。如果你在休息时间立即回复，联系人就会逐渐认为（并开始期待）他们随时都能联系到你。
回复前先想一想 ——就像说出口的话一样，邮件一旦“发送”，就不再由我们掌控。发送任何邮件之前，请确认你确实想发送这条信息，而不是一封充满仇恨、不和或负面情绪的邮件。
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作者：Kevin Layton 是 Data-Dynamix Inc. 的首席执行官。
图片：一幅插图展示了一名手持笔记本电脑的男子身上投射着二进制代码。路透社
