会议将始终是日常商业生活的一部分。但许多人认为，他们本可以大幅缩短会议时间，取得同样的成果。
据沃顿商学院高管教育项目（Wharton Executive Education）称，25分钟是任何会议的最佳时长，只需三个步骤即可实现。
从提前提供会议议程，到会议结束后及时分享会议纪要，以下是如何充分利用您的会议的方法。
目标
将会议时间减半，同时将会议影响加倍。
纳米工具
工作的世界将始终围绕人与人之间的协作展开，而聚在一起开会是完成工作的重要方式，这也是会议将始终是组织生活一部分的原因。但大多数人也厌恶会议——并非因为会议无法完成工作（其实它们确实能完成），而是因为会议通常浪费了大量时间。既然我们无法摆脱会议，答案就是通过提高会议效率、增加会议价值并使其更加简洁，来改善会议质量。
看看您的日历。您有多少会议时长为60分钟或更长？设想一下，如果这些会议都改为25分钟，您将有多少时间完成工作（甚至只是留出时间思考）。再想象一下，当您的团队成员和同事参加您的会议时，他们会多么感激您节省下的这些时间。
二十五分钟并非随意设定的数字：其中既有艺术，也有科学。简而言之，25分钟切实可行、简单易行、触手可及，并且有科学依据作为支撑。
行动步骤
25分钟会议路线图包括三个步骤：
1. 做好准备
目的。 在邀请他人参加会议之前，请先思考为何要召开这次会议。人们开会的原因有成百上千种，但通常可归为三类：告知、统一认识或解决问题。对于您组织的每一次会议，请完成这句话：“会议结束时，如果能……就太好了。”将结果写入会议邀请中。对于您受邀参加的每一次会议，请礼貌地请组织者完成同一句话。
人员。 25分钟的会议最适合不超过五人的小组。请通过问自己两个问题，思考每位参会者是否必要：此人在会议中将扮演什么角色？他或她将如何在会议中贡献或获得价值？
流程。 我们将如何实现会议既定的目的？设立流程和结构来引导讨论，可以确保每个人都能平等地发表意见，并使自由流畅的交流更加有效。良好的会议流程应遵循议程、促进参与，并服务于会议的成果。
2. 准时出席
充分准备。 缺乏规划和准备是导致会议效率低下的最主要原因之一。请在邀请中写明会议目的，提前发送议程，并确保参会者有充足时间审阅任何会前材料。
守时。 无论谁在会议室内，会议都将准时开始和结束。不会为迟到者重复内容。尊重彼此的时间以及手头的议题，能够营造积极的团队氛围。这将带来更加开放、诚实和坦率的讨论，进而促成会议成果的实现。
专注在场。 除非需要展示幻灯片或在电脑上进行演示，会议应当保持“无电子设备”状态：不允许使用手机、笔记本电脑或平板电脑。
3. 积极发言
参与。请在会议邀请中告知参会者，他们可能会被点名汇报进展、发表意见、分享想法或提出问题。为帮助他们感到自在并迅速投入，可以考虑使用简短的签到问题或活动（例如：请用1至10分进行评分，您今天的感觉如何？）。
产出。 通过严谨的会议结构来提升工作效率，而不是阻碍任何人进行“实际工作”。斯坎—聚焦—行动框架（最初由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson于1983年提出）有助于让会议保持正轨：
扫描。我们为何而来？会议的背景是什么？与会者能为讨论贡献什么？最多12分钟。
聚焦。有哪两到三件事需要我们关注，或正在推动我们的决策或问题解决？最多8分钟。
行动。 我们还需要做什么？需要采取哪些行动？接下来会发生什么？最多5分钟。
推进。 与会者离开会议时应感到充满活力，并愿意继续推进、采取后续步骤，且清楚知道自己需要做什么。这需要通过后续沟通来实现。
据专注于提升效率的组织Rocket Meetings称，会议结束后，超过40%的与会者记不清会议决定了什么，或谁应负责做什么。此外，20%的参会者对所做的决定有不同看法。
“简而言之，25分钟切实可行、简单易行、触手可及，并且有科学依据作为支撑。”
一位领导者如何运用这一方法
与许多管理者一样，汽车制造行业的高级设计工程师Sandra几乎每天都被连续不断的会议占满。她认为其中大部分会议都较为正式，灵活性不足，难以改变。但她也经常参加许多临时会议，这些会议通常安排为60分钟，因此她决定将其改为25分钟的模式。
她通过提出开放性问题并耐心等待他人回答来组织会议。虽然这并不容易做到，但她发现沉默具有很强的力量，因为每个人都会观望谁会率先发言。这一改变明显改善了讨论的推进方式、人与人之间的互动，甚至提高了大家对所分配任务的投入程度。
她已采纳并目前经常使用的其他理念包括：
会前发送简短议程，使参会者能够提前了解情况，避免措手不及；会议期间则严格遵循议程，仅在确有必要时才引入新议题。
提前到场（无论是线下会议还是线上会议）、注意仪容仪表，并避免浪费时间。
在屏幕上或纸上现场记录笔记，使每个人都能参与贡献并就后续步骤达成一致。
在24小时内发送会议纪要，确保每个人都了解已商定的成果。
如果关键人员迟到或无法出席，则改期举行；既然如此，照常开会只会浪费大家的时间。
