无论你从事什么工作，每个人的一天在某种意义上都大致相同：我们可支配的时间都一样多。
因此，如何利用时间会带来截然不同的结果——无论你是在白手起家创办初创公司，还是经营一家价值数十亿美元的公司，例如 吉姆·怀特赫斯特， 红帽的总裁兼首席执行官。红帽是规模最大、最成功的开源软件供应商之一。
以下是吉姆关于如何充分利用时间、提升个人效率的建议：
1. 每周日晚上规划好一周安排。每周日晚上，我都会拿出今年和本月的重要目标清单，坐下来梳理一番。这些目标会指导每周的安排，帮助我不偏离方向。长期目标可能并不紧迫，但肯定很重要。如果不留心，“重要”的事情很容易被“紧急”的事情挤到一边。随后，我会查看本周日程，了解哪些时段已被会议等安排占用。然后，我会看看自己想要完成什么，并把这些任务列入待办清单。
关键在于为一周建立结构和纪律——否则，你只会任由事情找上门来……而紧急事务就会挤掉重要事务。
2. 主动为任务留出时间。 每个人都会安排会议和约见。不妨更进一步，专门留出时间完成具体任务，比如安排一段时间“撰写新提案”“制作演示文稿”或“审核并批准营销材料”。
如果不主动为这些事情留出时间，它们就会被搁置、被打断，或者让你分心。重要任务最终也就无法完成。
3. 制定切合实际的待办清单。 我过去也会列待办清单，却不会给每项任务安排时间。结果呢？清单上的事项总是多到无法完成，于是它变成了一份愿望清单，而非待办清单。如果你今天安排了六小时会议，却有八小时的任务要做，这些任务就无法完成。
给任务分配切合实际的时间，能迫使你排定优先级。（我喜欢用 Toodledo，不过还有许多其他工具可用。）合理安排时间也有助于保持专注。当你知道一项任务只该花30分钟时，就会更积极地排除或忽略干扰。
4. 默认将会议设为30分钟。 发明日历软件默认一小时会议的人，浪费了数百万人的工时。大多数议题30分钟就能处理完，许多议题15分钟也能解决——尤其是每位参会者都知道会议只开15分钟的时候。
别受日历工具默认设置支配。只有在你确实确定需要时，才安排一小时。
5. 停止多任务处理。 开会时——尤其是长达一小时的会议——人们很容易顺手处理几件不用动脑的事。（谁没在开会时清理过收件箱呢？）问题在于，这种注意力分散会降低会议效率。即使做的只是些不用动脑的事，你仍然会分心，而这会让你效率更低。
多任务处理会扼杀个人效率。别试图同时做两件事，却两件都做不好。把一件事真正做好。
6. 充分利用零碎时间。 我在工作日最大的空档，是开车上班、开车回家以及待在机场的时候。所以我会非常认真地考虑如何利用这些时间。我几乎总会安排在开车上班途中打电话。这很方便：我会在特定时间送孩子上学，把他们送到后，就能打一个8:00至8:30的电话。我通常不会安排在开车回家途中打电话，这样就能回拨电话，尤其是回拨给西海岸的人。
在机场，我会使用 Pocket，这是一款可以下载文章的浏览器插件。提前下载好10篇文章，能确保我在安检队伍中等候时有足够的内容可读——而且都是我想读的内容。
看看你的一天，找出空档时间，然后安排一些可以在那段时间完成的事情。把它称为“边际时间”吧——因为它确实能让你建立效率优势。
7. 记录时间。 开始记录时间后（我用 Toggl），你会惊讶地发现，自己有多少时间花在了低效的事情上。不必记录得过于细致。记下的信息可以是大致的，不必精确。
我最近才开始记录自己的时间。这是一次令人豁然开朗的体验，也确实帮助我更加专注。
8. 认真安排午餐时间。 午餐可以花一小时、30分钟，也可以只花10分钟。
无论花多少时间，都要认真考虑这段时间做什么。如果你喜欢在办公桌旁吃饭并继续忙碌，那也没问题。但如果你需要利用休息时间恢复精力，午餐就是一个适合兼顾多件事的时段：你可以拓展人脉、社交并帮助塑造公司的文化——但如果每天都和同一群人外出午餐，就做不到这一点。
每周挑两天和不太熟悉的人外出吃饭，或者散散步，或者做些对个人成长有益的事。假设你每天午餐花一小时，那就是每周五小时。认真考虑如何利用这段时间。你不一定要工作，但应该让这段时间为你所用。
9. 守护与家人共度的时间。 和你一样，我也有点工作狂。因此，我会认真安排晚上的时间。下班回家后就是家庭时间：我们全家一起吃饭，帮孩子做作业。我会彻底放下工作，不看手机，也不看邮件。
一般来说，孩子们准备睡觉前，我们有两个小时。这段时间我会全心陪伴他们。之后我就可以重新投入工作。我可以安心地在下午5点或5:30下班，因为到了晚上8点或9点，我知道自己还能重新开始处理工作。
每个家庭都有最适合彼此交流的黄金时段。如果你不主动腾出这段时间，就会不知不觉又陷入工作。要么就在工作，要么就在家陪伴家人。这意味着餐桌上不放手机、不发短信。不要只是人在那里，要真正陪伴家人。
10. 以正确的方式开启每一天。 我早晨起床后第一件事就是锻炼，因为运动能让人精力充沛。（研究还表明，适度的有氧运动 还能改善心情，效果持续长达12小时。）
我早起跑步，然后一边读报一边休息降温，并在孩子们起床前下楼，这样就能和他们一起吃早餐。早晨不仅能让你精力充沛，早上的效率也为一天余下的时间定下基调。高效地开启一天，整天也会更有效率。
本文由 LinkedIn合作发布。本文的发布并不意味着世界经济论坛认同其中的观点。
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作者：杰夫·海登（Jeff Haden），代笔作家、演讲者、《Inc.》杂志特约编辑。
图片：2014年4月10日，一名商务女性走在巴黎以西拉德芳斯金融和商务区的滨海步道上。路透社/冈萨洛·富恩特斯。
