发送和接收跟进邮件都可能令人烦恼。发件人希望自己不必写这封邮件，收件人则讨厌收到这样的邮件。要么是因为迟迟没有得到答复而感到沮丧，要么是又被提醒还有一件事要处理。这是双输的局面。
发送跟进邮件前，先停一停。除了说“我来跟进一下”，还有更有效的方式；更糟的是说“我只是来跟进一下”（“只是”一词会降低请求的重要性，也削弱你自身的重要性）。以下是五种无需说“我来跟进一下”的跟进方式：
1. 分享一篇文章或一则最新消息。
有些人觉得跟进邮件“咄咄逼人”。寻找机会让对方记起你，同时避免把事情反复摆到对方面前，以免显得烦人或唐突。例如，分享一篇你看到的、与对方相关且适时的文章。或者向对方发送一则会影响其工作的项目进展。让对方记起你，可能会促使他们想起要回复你的询问。
2. 让沟通更有人情味。
你可能想跟进一件工作相关的事，但促使你跟进的话题不一定非得与工作有关。人们尤其乐于谈论自己的兴趣和成就。如果你从当地报纸上得知同事的女儿最近大学毕业了，就向他们表示祝贺。如果听说他们最近度假归来，就问问旅途如何。要重新开启交流，先找出什么事情能让对方兴致盎然。
但只有真心关切时才这样做。不要刻意打探对方在私生活中做过什么；如果你并不在意，也不要询问。你的漠不关心很容易显露出来，让情况变得更糟。
3. 善用社交媒体。
如果你给对方发过电子邮件，可以考虑换一种沟通方式与他们互动，包括通过社交媒体。通过社交媒体沟通，对方可能会觉得更方便。 如果你想得到答复，就让对方更容易与你沟通。
4. 打个电话。
如果你有电话，就用起来。不要过度依赖电子邮件。打电话可能更有效、更高效。打电话也能避免误解。听到你的声音及其语调，可以消除书面文字中可能产生的误会。
5. 当面找机会沟通。
如果你见到对方，就趁你们都在同一个房间时抓住机会与他们交流。打个招呼，问问近况，并给对方机会回应你的请求。亲眼见到你可能会唤起他们的记忆。如果对方不记得自己还没有回复你的请求，这正是你询问先前联系他们所为何事的机会。
你可以跟进，而不必说“我来跟进一下”。下次发现自己正要写下这几个字时，停下来想一想：有没有更有效的方式得到答复并创造价值？
