新冠疫情意味着全球数以百万计的员工现在都在居家办公。
视频会议技术让我们无需离开家中舒适的环境即可参加会议。
以下是一些关于如何充分利用线上会议的建议。
随着新冠肺炎疫情在全球持续蔓延，越来越多的公司要求员工不要前往办公室。亚马逊已要求员工在可能的情况下居家办公，而推特则强制要求所有员工居家办公。数以百万计的中国人现在首次居家办公，许多印度公司也纷纷效仿。对于帮助员工适应这一新现实的管理者而言，挑战在于确保士气和生产力受到的影响降到最低。
幸运的是，现代技术使我们无需身处同一国家，更不用说同一房间，即可进行面对面会议。欧洲理事会主席夏尔·米歇尔本周通过视频会议召集了欧盟领导人会议。爱尔兰总统莱奥·瓦拉德卡发布了一张会议照片，照片中他面对一块大型电视屏幕，屏幕上布满了其他领导人的直播画面。
与此同时，英国首相鲍里斯·约翰逊表示，疫情并不是推迟英国与欧盟之间脱欧谈判的理由，双方可以通过视频会议进行会面和谈判。
当然，线下会议与线上会议之间仍存在较大差异，因此对于初次接触这一模式的人士，以下是来自世界各地的一些建议，帮助您确保线上会议高效且富有成效。
相同但不同
《近期一篇文章刊登于《哈佛商业评论》（HBR）指出，要使线上会议取得良好效果，需要进行若干调整，但一旦这些调整到位，该文章进一步指出，远程会议就没有理由成为低效的工作方式。
这些差异具体是什么？首先，在线上环境中，强有力的引导作用变得更加重要。
“线下长篇演示已经够糟糕了，而线上会议中的长篇演示更糟糕，”该文章指出。主持会议的管理者应优先促进与会者之间的交流，而非进行长篇讲话，并应注意确保每个人都能参与其中。远程开会意味着缺少社交和身体语言线索，而这些线索在线下会议中为会议规则提供了依据；实际上，这意味着线上会议的参与者更容易相互打断，或者很少发言。轮流点名邀请与会者发言是解决这一问题的一种方法。
同样重要的是要记住，办公室通常被设计为安静、有利于专注的空间，而我们的家庭环境可能大不相同。请与会者简要进行一次“虚拟参观”，介绍其所在环境中可能存在的干扰因素，例如室友、孩子、宠物，甚至当地交通状况等，这有助于提供有用的背景信息，并鼓励同事体谅彼此的处境与限制。
来自中国的建议
与此同时，中国政府网站门户近期发布了一些关于如何开展“高效且有效”线上会议的建议。文件指出，周密的准备至关重要。例如，仅仅下载了正确的软件是不够的，与会者还必须测试其运行是否正常，并熟悉其操作方法。会议材料（包括议程）也应提前准备并传阅，而且这些材料应力求简明，以确保尽可能多的人阅读。
根据中国网的一篇报道，与会者彼此相识也至关重要。china.org.cn。同样，在缺少我们通常依赖的社交线索和礼节性互动的情况下，自我介绍和破冰活动显得更加重要。如果有与会者无法使用视频连接、只能通过麦克风接入，主持人应注意到这一情况，并格外努力让他们参与讨论。
英国的建议
英国报纸《卫报》也为首次组织视频会议的人士提供了一些建议。该文章建议，只有在绝对必要时才召开会议，并将与会人数控制在最低限度，以“避免因技术引发的倦怠”。
该文章还提醒，礼仪同样重要。很容易察觉到有人心不在焉，因此要留意游移的目光，自己也不要成为那样的人。文章最后总结道：“请记住，如果你在看Netflix而不是工作，请务必将麦克风设为静音。”
与此同时，Apolitical——一个面向政策制定者和公职人员的全球学习平台——正在整理一份关于如何高效主持线上会议的建议清单，并征求意见：
我们学到了什么？总结
确保每个人都了解如何使用该技术。
在缺少常规社交线索的情况下，会议主持人必须注意确保每个人都能参与，并限制长篇讲话。
鼓励与会者简要介绍其所处的环境。
破冰活动和自我介绍对于促进包容性和沟通非常重要。
将与会人数和会议时长控制在绝对最低限度。
