研究表明，会议时间中只有约50%是有效、得到充分利用且富有吸引力的。
从准时参会到使用合适的工具，这些建议有助于你充分利用线上会议。
组织不善的会议会对团队的成功、创新、创造力以及个人的身心健康和压力造成极其负面的影响。事实上，经历一场糟糕的会议甚至可能导致会议恢复综合征，即员工在心理上从糟糕的会议中恢复时，会额外损失时间和工作效率。
我的研究表明，会议时间中只有约50%是有效、得到充分利用且富有吸引力的——而远程会议的这些效能指标还要低得多。
妥善组织会议能带来许多积极且鼓舞人心的成果，包括改善决策、提升创新能力、凝聚力、敏捷性和韧性——在团队和组织努力应对疫情带来的工作挑战之际，这些成果至关重要。
好消息是，基于20多年来对会议和团队的研究，我们有一条循证的改进路径。会议科学带来了重要见解，能为会议主持者提供极大帮助，尤其是在远程会议日益增多的艰难时期。（再次能够举行线下会议时，其中许多准则同样适用。）
管理远程会议时秉持 stewardship 理念
最出色的会议主持者似乎有着相似的心态：他们认识到，自己肩负着妥善管理他人时间的责任。与重要客户或利益相关方开会时，领导者往往会秉持这种 stewardship 理念，因为他们绝不希望这些关键人士觉得会议是在浪费时间。然而，与自己的团队和/或同事开会时，人们往往会忽视这一点。
秉持 stewardship 理念后，你会有意识地做出从会议开始到结束的各项决策。明确目标并做出明智的会议安排并不需要花很多时间——熟练之后，一分钟就够了。这些安排涵盖会前准备、会议期间如何管理效率和参与状态，以及如何结束会议。
为远程会议做好成功准备
不要邀请过多参会者。远程会议的规模越大，质量就会急剧下降。好在，远程会议可以轻松录制，未能实时参会的人也可以加倍速观看。让非必要参会者不必参加，并分享录制内容，让他们方便时观看，而不必打断手头的工作。不过——这一点很关键——为避免未获邀参加某场会议的团队成员感到被边缘化，应让他们选择参加之后有关该主题的任何会议。他们通常不会接受邀请，但会感谢你征求他们的意愿。
合理安排会议时长。考虑到大家目前的注意力持续时间更短，不要默认把会议安排为一小时。开会只安排15、20或25分钟也不必犹豫。缩短会议时间会带来积极的紧迫感；研究表明，在一定时间压力下工作的团队，由于专注度和积极性提高，实际表现会更好。
完善议程。远程会议往往缺乏专注度。为此，可以把议程设计成一系列待回答的问题，而不是一系列待讨论的主题。把议程事项表述为问题，有助于你更准确地判断哪些人确实需要参会。问题得到回答后，你就知道何时结束会议，也能轻松评估会议是否成功。
使用视频。远程会议可能出现一种称为社会惰化的现象，即人们在团队协作时倾向于减少付出和动力。一个人越觉得自己不受关注，社会惰化就越严重，这种感觉类似于躲在人群中；团队成员之间的虚拟屏障也可能让远程会议中的社会惰化加剧。使用视频，并尽可能减少参会人数，有助于消除这种匿名感。
管理会议期间的效率和参与状态
准时开始，准时结束。没有什么比因为有人需要下载软件、视频或音频无法正常运行，或遇到其他技术故障而延误15分钟，更能打击会议的势头了。会议主持人应提前五分钟登录，确保所有技术设备运行顺畅。会议拖堂会给个人造成极大压力，因此不要超时。
为会议开个好头。作为会议主持者，你的情绪很重要，它会定下基调。研究甚至表明，你的情绪可能会传染给参会者，让他们的情绪与你相似。尤其是在这个充满压力的时期，开场时要展现活力、表达欣赏与感激。这样更有可能营造积极的会议氛围，从而促进创造力、倾听和建设性交流。
确立会议规范。如果我们从未讨论过什么样的远程会议才算开得好，以及应该避免什么，又怎能期待远程会议有效？应定期与参会者共同确立开好远程会议的预期。明确提出期望，例如：“请大家每次发言不超过60秒，让每个人都有机会发言”，并给同事回应的机会。为缓解长时间会议带来的疲劳，最好事先约定大家何时可以休息、站起来活动和伸展身体。
积极引导会议。这对远程会议至关重要。会议主持者必须主动承担引导者的角色。可以点名邀请线上参会者发言（例如：“Sasha，请分享一下你的想法”），让他们保持投入。你甚至可以像一些成功的教授那样，记录每个人是否都参与了讨论、所有人的声音是否都得到倾听。不要泛泛地问：“大家有什么意见吗？”而应具体邀请某些人发言。最后，不要让人长篇大论或偏离主题；必要时礼貌地打断对方，是会议主持者的职责。
使用工具。沉默不代表理解或赞同。一些很实用的应用（如 Klaxoon、Mentimeter 和 Poll Everywhere）允许参会者投票，这是一种轻松判断团队是否达成共识的方式。可以在会议期间实时投票，也可以在会后立即进行，以便把审议与决策分开。利用现有的聊天室技术，但不要用于私下闲聊；应让参会者通过聊天室表示自己想发言或错过了某些内容。在有些会议中，聊天室可以作为第二个沟通渠道，由主持者或另一位参会者负责管理。利用手头的技术工具有助于提高参与度和投入度。
结束会议并收集反馈
妥善结束会议。会议还剩几分钟时，务必明确总结要点。为每项行动任务确定具体负责人。不要让任何人离开会议时还不清楚会议取得了什么成果，或接下来要做什么。
征求反馈。最后，要改善团队会议，最好的办法就是询问参会者会议进展如何——这是 stewardship 理念的最佳体现。发一份简短问卷，请大家分享哪些方面进展顺利、哪些不尽如人意，并提出改进建议。然后根据反馈进行学习和反思，尝试一些新做法。如今我们远程开会已有一段时间，而且这种方式可能还会持续一段时间，因此现在或许正是采取这一步的理想时机。
线上会议能否做到尽善尽美？或许不能，但通过有针对性的改进和深思熟虑，你可以让会议变得高效而富有吸引力。虽然你无法控制别人的会议，但可以做出出色的会议安排，展现 stewardship 精神。你可以成为自己希望他人效仿的榜样。让我们承诺逐场改进会议。
