COVID-19疫情使得在家办公的员工人数超过以往任何时候。
哈佛商学院学者就领导者如何支持团队、维护员工福祉并确保危机不会影响生产力提出建议。
许多人第一次远程办公，我们中的不少人都经历过视频会议被狗吠声打断，或被饿着肚子的孩子打断——他们吵着要零食；背景中或许还夹杂着柜门砰然关上的声音和制冰机的轰鸣。当然，我们都能理解——我们也正身处其中。
欢迎来到疫情时代的远程办公新世界。
冠状病毒疫情暴发前，美国员工中有5.2%表示，他们大部分时间都在远程办公，而43%的人至少有时会在家工作。如今，随着疫情迫使工作场所关闭，这一比例在全球范围内飙升。
但在这个异常时期远程办公，显然不能照搬常规做法，即便对习惯在家工作的人也一样。有些常见的远程办公规则仍然适用，另一些则不再适用。企业领导者需要制定新的行动计划。
我们请哈佛商学院教授为大规模、长期远程办公提供实用建议。如今，许多员工不仅会被家中的喧闹声分心，也因家门外正在发生的危机而感到不安。
“管理者应决定高层次的优先事项，这样员工才能专注于把工作做到最好。”
在这个前所未有且充满不确定性的时期，领导者可以通过以下10种方式支持远程办公的员工：
1. 清晰沟通，果断决策
企业领导者已经不得不做出艰难决定，例如关闭办公室或取消出差；现在，他们还应明确说明，这些业务中断会如何改变员工的工作优先事项。
哈佛商学院高级讲师Julia Austin为企业提供领导力指导。她表示，如果某些非必要工作在家难以完成，就应暂时取消，或至少搁置起来，并让员工知道哪些项目应优先处理。
“现在确实应该建立信任并授权，但不能让员工反复争论某个重大项目该不该做。花时间纠结该做什么会影响生产力，”Austin说。“管理者应决定高层次的优先事项，这样员工才能专注于把工作做到最好。”
哈佛商学院教授Tsedal Neeley表示，许多企业领导者如今无法把员工聚集在同一个房间里，因此需要通过视频会议或电子邮件“现身”，定期向员工通报公司如何调整方向以度过危机，并保护那些担心失业的员工。她是Naylor Fitzhugh工商管理学教授，曾研究如何修复失灵的全球团队。
Neeley说：“他们或许无法让员工完全放心，保证明天会发生什么，但可以从自己的角度让员工一窥全局。”她正在撰写一个案例，讲述一家美国公司的领导者：该公司的中国业务全部关闭，自11月以来没有任何收入，数千名员工都待在家中。
2. 以身作则
管理者应示范自己希望他人展现的行为。如果他们告诉员工可以离开办公室或避免出差，自己却仍频繁去办公室、四处奔波，员工可能会因待在家里而感到内疚。
“领导者低估了员工会在多大程度上效仿自己的行为，”Austin说。“虚伪会损害领导者的威信。员工不只是想听别人告诉他们该做什么，也希望管理者言出必行，这样他们就不会感到必须跟上步调的压力，也不会开始怀疑自己的表现。”
3. 给予更多灵活性
传统远程办公对员工的好处在于，他们有喘息空间，可以散散步、洗一筐衣服或开始准备晚餐；同时，由于免去不必要的办公室会议和拥堵的通勤，他们还能完成更多工作。
但如今，办公室、学校和日托中心都已关闭，许多远程办公者不再独享家中空间，难以一边专注工作，一边应对家人的种种需求。对他们来说，那些原本能灵活安排时间的好处已不复存在。
教授们表示，因此这一时期需要更大程度的灵活性。管理者应询问员工面临哪些挑战，并让他们自由选择最适合自己的工作时段，无论是清晨、深夜，还是每天分成数个两小时的时段工作，中间穿插休息。
Neeley说：“管理者应尊重下属的专业能力和知识，让他们决定当前最适合自己的工作时间和方式。”
如果团队正在开展时间紧迫的项目，可以询问员工何时有空，让大家知道一天中的某些时段不要期待立即得到回复。此外，如果管理者因为周日早晨最适合自己工作而开始发邮件，就应明确告知下属，周一之前无需回复。
“雇主应理解员工生活发生了根本性变化，并认识到他们必须彻底调整对工作的期望。”
4. 调整工作预期
Austin表示，根据员工提供的意见，管理者可以评估每位员工的工作量，以及他们在当前情况下处理这些工作的能力，并视需要重新分配项目。
Anna Spangler Nelson and Thomas C. Nelson工商管理副教授Lakshmi Ramarajan表示，雇主目前甚至可以适当减少工作量，并重新评估何时恢复正常工时。
她的研究表明，雇主的期望可能导致员工的个人身份与职业身份之间发生冲突，进而降低他们的表现和投入度。
Ramarajan说：“雇主应理解员工生活发生了根本性变化，并认识到在这场危机结束之前，他们必须彻底调整对工作的期望。家中有年幼孩子的员工、照顾年长亲属的人，或因当前情况需要专注于自身身心健康的员工，都无法每周工作40小时。”
维基百科背后的非营利组织维基媒体告知员工和承包商，他们每周工作20小时仍可获得40小时的薪酬。维基媒体首席执行官Katherine Maher写道：“工作并不是人们现在唯一牵挂的事。他们还要操心家人、账单、育儿和学校停课、经济……我们都在努力应付很多事情。”她说：“如果一个人家里有个三岁孩子拿着蜡笔在墙上涂画，或有位需要人扶着上下楼梯的年迈父母，却还要求他们每天八小时全神贯注，这既不合理也不现实。”
另一方面，现在有些员工的工作时间比平时更长——部分原因是他们无法被人看见，于是想证明自己仍在努力。“人们会觉得有压力，想通过随时待命来告诉上司：‘是的，我在！’”Austin说。
Austin说，管理者应劝阻员工逞“英雄”。“如果一名员工在家工作效率很高，而同事却进展不顺，就不要把所有工作都分派给他，”她说。“管理者应该耐心些，给大家时间赶上进度，不要再给任何人增加负担。”
5. 重新考虑会议安排
管理者应认识到，有些员工无法整天连续参加电话会议或线上会议。Austin说：“尽管我们的工作和生活已发生巨大变化，人们仍然在会议上花了太多时间。”
Austin说，如果你们办公室通常会议很多，可以考虑减少会议的总次数和时长。比如，若会议主持人遵循清晰的议程，能否把通常在办公室开一小时的会议，改为在Zoom上进行30分钟的简短讨论？
减少会议最简单的方式之一，是改用电子邮件、Slack等以文字为基础的工具来分享信息和收集想法。Austin说，会议只应用于决策；她曾撰文介绍如何高效主持团队会议。“会议应留给推动事情落实，”她说。
与此同时，Neeley指出，对一些机构而言，如今可能需要与员工进行更多联系、采用更多以会议为基础的沟通方式，尤其是在适应远程办公环境的初期。研究表明，非正式交谈有益于远程办公员工，因此她建议管理者在会议通话中留出时间，与员工进行个人层面的交流，例如询问大家最近情况如何。
“相比面对面开会，在线上长时间开会更难集中注意力。”
会后，管理者应通过电子邮件等其他媒介清楚说明会议的关键成果。Neeley说：“相比面对面开会，在线上长时间开会更难集中注意力，因此采用某种重复沟通的方式会有帮助，避免重要事项被遗漏。”
6. 增加异步工作
Prithwiraj Choudhury表示，鉴于朝九晚五的工作日受到打乱，雇主应减少员工同时进行的“同步”工作，增加员工可自行安排时间完成的“异步工作”，例如在Google文档、Slack或电子邮件中开展工作。他的研究显示，员工远程办公时，公司往往能从中受益。Choudhury是技术与运营管理系Lumry Family副教授。“这场危机凸显了远程办公公司早已明白的一点：工作不必同时进行，”Choudhury说。“人们可以在不同时区、不同城市醒来，打开文档，然后开始工作。”
他说，刚开始远程办公的人也需要改变心态，调整对回复速度的预期，并学会耐心等待。
“如果你在Slack上发了消息，就相信大家会负起责任，在方便时处理，”他说。“把问题抛出去，等上几个小时也无妨。我们都会逐渐明白，事情不必立刻发生。这种新的工作规范需要逐步建立。”
7. 接受生产力可能会下降
Choudhury的研究表明，远程办公往往能提高生产力。但他说，如今从未这样工作过的员工正手忙脚乱地适应新方式，同时还要应对其他干扰，因此这一时期并不适合用来检验远程办公的生产力。
Austin说，事实上，企业可能需要面对一个严峻现实：短期内生产力可能至少下降10%至20%。“我有位客户在地下室挂了一块床单，因为这是他躲开孩子的唯一办法。我们通话时，孩子们还是把纸条从床单底下递给他，”她说。“这种情况到处都在发生，生产力必然会受到影响。”
Ramarajan说，企业领导者应传达这样的信息：我们理解，这并不容易。请先照顾好自己和家人。只要可能，雇主还应让员工放心，即使生产力下降也不会受到惩罚。她说，这会让员工更愿意长期投入所在机构。
Austin说：“优秀的领导者会分享自己的难处，比如如何适应伴侣在隔壁房间开电话会议。人们常常以为，只有自己还没理清头绪，其他人都已经安排妥当。得知这对谁来说都不容易，他们会感到宽慰。”
8. 关注成果，而非监控工作过程
缺乏管理远程员工经验的主管可能会想密切监视员工——要求他们整天开着网络摄像头，或在短暂休息时通知管理者；也可能在下午4:45发邮件，试探员工是否还在线。Neeley说，这种微观管理，例如《华尔街日报》曾报道的一份
泄露备忘录中的做法，会向员工传达一个隐含信息：我们不信任你。“这极具侵扰性，也完全不合时宜，”Neeley说。“看不到自己所管理的员工，管理者就会感到不安。他们觉得自己正在失去掌控，内心的不安全感也开始显现。”她敦促管理者放弃以恐惧驱使员工的做法，并相信自己聘用的是有能力、不会偷懒的人。
有一点需要注意：Choudhury的研究表明，虽然大多数员工在宽松管理下表现出色，但刚入职的新员工在远程工作时可能需要更多监督和指导。
他说，但总体而言，企业不应监控员工的一举一动，而应设定工作目标，并根据产出衡量个人生产力。
Choudhury说：“在传统公司里，团队成员每天到岗是一种不完善的生产力衡量方式。如今公司看不到员工，因此当务之急是让生产力对个人而言更加客观、可衡量，这样大家就不会担心有人搭便车。”
9. 花时间体察他人
这是一个艰难且充满不确定性的时期，管理者需要承认显而易见的事实。毕竟，员工担心的不只是能否保住工作、公司经营状况如何，也包括家人和朋友的安危、个人财务状况，甚至如何腾出时间去杂货店经历一番提心吊胆的采购。
管理者可以给员工空间，让他们彼此交谈、相互支持并倾听。Austin说：“现在比以往任何时候都更需要同理心，团队成员也需要感受到大家正在共同承受这一切。每个人面对的危机都真实存在。管理者应该坦诚展现自己的脆弱，说：‘我们都有同样的感受。’‘9·11’事件后，与同事一起哭泣是我职业生涯中最具转变意义的时刻之一。当前这场危机也可能让工作团队更加团结。”
10. 让员工放松一下
许多员工感到焦虑和孤立，企业可以在线举办可自愿参加的社交活动，例如咖啡休息、午餐聚会、下班小酌、烹饪和手工课程、才艺表演，甚至宠物见面会。
企业领导者应认识到，员工如今难免会感到屏幕疲劳，并通过鼓励他们在工作通话之间休息、小睡和散步，来支持他们照顾好自己。
Neeley说：“管理者可以说：‘现在下午3点了，这一周很难熬。今天下午剩下的时间就休息吧，陪陪你爱的人。’通过承认每个人都压力很大，你就能理解并支持他们。”
Choudhury说，这段时间的远程办公并不正常，但值得欣慰的是，许多长期抵制远程办公的企业领导者或许会首次看到它的好处，包括员工更快乐、对办公空间的需求减少，以及对一些企业而言，等病毒疫情平息后，长期生产力可能有所提升。
Austin说：“既然你已经为采用远程办公文化打开了大门，可能就很难再回头了。我预测，对更适合远程办公的软件解决方案的需求会增加，办公园区会出现大量闲置空间，也会有更多员工寻求远程岗位。”
冠状病毒疫情期间领导者支持远程团队的10种方式
哈佛商学院学者分享支持远程办公团队、维护员工福祉并保障生产力的建议，涵盖清晰沟通、灵活安排、调整工作预期和促进团队协作。
