“数字化”是信息与通信技术（ICT）领域中相对小众的话题，但过去几年，发展领域对“数字化”的需求显著增长，尤其是在非洲。
当我们说“数字化”时，你可能会想到，这不过是扫描纸质记录或将其采集为数字格式。这种理解部分正确，但数字化的实际工作流程远不止于此。它包括将纸质记录中的数据转化为“数字数据”的整个过程，使我们能够以电子方式识别、搜索、访问、检索、更新和归档这些数据。
数字化的步骤始于对实体（原始）纸质记录进行分类（例如，分拣、列出清单和装箱），并评估工作量。数字化的深度及其潜在影响巨大。数字化记录将减少公共行政中的错误和交易成本，还将提升政府问责水平和国家统计数据的质量。
最终，数字化将为一国的开放数据门户提供更及时、准确的数据。不同政府机构的公共记录数字数据可以整合，政府最终也将提供更加无缝、高效的公共服务（例如，将出生登记与国民身份证、护照或驾驶执照的签发关联起来）。此外，“数字化”流程还将为接受过记录数字化培训的失业青年创造数字化领域的就业机会。
通过与洛克菲勒基金会的 “非洲数字就业” 倡议合作，我们的团队于去年年底开展了数字化能力建设项目。该项目的主要目标是增强负责管理重要公共记录、因而迫切需要数字化的优先政府机构的机构能力。
共有八个政府部委、部门和机构（MDAs）* 参加了该项目。培训项目着重于如何以更加系统、可持续的方式管理数字化项目。我们根据需求评估研究的结果制定了培训课程，内容包括高效数字化所需的业务管理技能（包括用于区分机密与非机密类别的业务流程，以及估算需要在内部完成数字化或外包的文件数量）和技术技能（例如扫描流程及数字化记录的使用）。
共有60名来自MDAs的工作人员完成了培训课程，并于2014年12月获得证书。
此后，我们收到了参与者提供的若干积极的阶段性成果。多名MDA工作人员展示了更强的能力，能够评估积压记录中需要数字化的数量。培训结束后，我们的团队共同确认，八个MDA有2500万份积压记录需要数字化，其中只有10%已分类。换言之，约2250万份积压记录可以外包处理。
数字化在线学习门户
除面对面培训课程外，我们还开发了在线学习内容，并于2015年1月推出在线学习门户。该门户为MDA工作人员提供持续的、自定进度的学习机会。最终，这一在线学习平台应向所有MDA及潜在的数字化外包服务商开放。
接下来会怎样？我们的团队将继续在 加纳电子转型项目下支持加纳的数字化工作。我们培训过的MDA工作人员将在各自机构中发挥关键作用，负责整理记录分类（即确定数字化工作由内部完成还是外包）、准确估算文件数量，并监督外包工作的质量。
本文最初刊载于 世界银行 IC4D 博客。 刊载本文并不表示世界经济论坛认可其中观点。
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作者：Kaoru Kimura 是世界银行交通与信息通信技术全球实践部的信息通信技术政策专家。
图片：一名工作人员推着装载货物的手推车，地点为仓库。路透社/Akintunde Akinleye。
