一切都关乎连接。对于远程办公者和分布各地的员工而言，距离带来的种种不便，本该让召开会议比以往更加复杂。然而，企业发现，借助云端应用，会议反而更轻松、更高效，更多员工也能参与其中并贡献意见。告别基于会议室的系统及其繁重的维护工作，了解更轻便、更灵活的云系统对会议文化的显性和隐性成本意味着什么。
这是一个简单的问题
您更愿意把公司的钱花在哪里？是购买一套标价五位数、还需要专职 IT 人员操作的远程呈现会议室，还是为所有人提供优质咖啡服务，并在每周一从那家时髦的糕点店订购糕点，持续一年？想选歌剧蛋糕和拿破仑酥吗？明智之选！灵活、可扩展、随处可用的系统是一项投资，而一间摆满硬件的大会议室则是一笔可折旧费用。拥有优质设备固然是好事，但把钱砸在无法满足灵活需求、也无法吸引远方员工参与的系统上，就是一种负担。坦率地说，2014 年并非 大型视频会议硬件公司业绩突出的一年。据 IDC 称，思科、宝利通和华为等主要厂商的利润受到冲击，不过它们也终于醒悟，加入了竞相提供云端解决方案、跨平台和跨设备连接以及低成本本地部署解决方案的行列。
据 ZDNet 报道，思科察觉到了这一趋势，但受根深蒂固、缺乏灵活性的机构文化影响，它未能像应有的那样迅速采取行动，适应早在 2013 年就已注意到的新兴市场趋势。该公司预测，到 2017 年，全球云使用量将达到 7.7 泽字节，相当于 19 万亿小时的视频会议；但它自己似乎错过了驶向云端的班车，反而让 Blue Jeans 等新兴视频会议公司通过提供经济实惠的云端服务挤入市场。Blue Jeans Network 等云端服务开始提供高质量、可扩展的视频会议；在预算大幅削减的时期，越来越多公司开始关注这类服务。
为什么选择云端？
企业转向 云端 的原因各不相同，正如企业本身各有特点。原因包括服务更具可移植性和可扩展性，以及大幅降低此前昂贵的软件和服务开支。福布斯最近的一项调查稍稍揭示了企业的考量，指出企业需要跨应用共享数据、改善各部门之间的协作与整合，以及 即时创新现有产品和服务。随着计算设备从台式机和笔记本电脑转向平板电脑、智能手机以及 Chromebook 等超轻型笔记本电脑，昂贵的“盒装”软件市场也正转向“软件即服务”提供商。
领先的软件公司已积极跟进：Adobe Creative Suite 从一次性支付远超 1,000 美元（升级另收费）改为按月订阅。微软也为其最畅销的 Office 办公套件采取了同样的做法。大型公司虽对自身细分市场颇有信心，但低价或免费的产品正在蚕食它们的市场份额。平板电脑和智能手机的尺寸与处理能力已逐渐比肩笔记本电脑，而笔记本电脑也已成为高级用户台式机的替代品。在所有这些情况下，云端应用都拓展了用户随时随地工作的能力，也让他们能够随时随地开会。
让思维进入云端
想想您需要并希望会议应用具备哪些功能，以及员工认为哪些功能必不可少。提高会议期间的参与度至关重要，尤其是要防止员工变得疏离。员工越年长、经验越丰富、受教育程度越高，就越有可能属于那 73% 与工作环境脱节的员工。员工疏离的原因很多，但要应对这一状况，需要付出努力。为员工提供联系和协作的工具，有助于消除那些疏离员工似乎深陷其中的孤立感。电话、电子邮件和即时消息的作用有限；有时，只有开会甚至视频聊天才能解决问题。让员工面对面交流，有助于关系发展，也能创造人脉拓展机会，否则办公室里的独行者可能会错过这些机会。
让每个人都参与进来并使用视频会议，值得付出努力；即便只是让员工有机会感受到自己被纳入其中、是公司成功的一部分，这也值得。开放会议，吸纳新鲜视角和不同声音，可以让公司摆脱总是听到同一批人重复老一套的局面，也能为陷入低迷的公司注入一股新鲜空气。
本文由以下机构合作发布： Smart Data Collective。本文的发布并不意味着世界经济论坛认可其中观点。
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作者：Anand Srivastava 是 Smart Data Collective 的特约撰稿人。
图片：2014 年 12 月 12 日，加利福尼亚州旧金山市天际线上空聚集着一大片云。路透社/Robert Galbraith。
