经许可转载自 Knowledge@Wharton，这是宾夕法尼亚大学沃顿商学院的在线研究与商业分析期刊。
如果你能随时按下一天的“暂停”键，会怎样？在《One Second Ahead: Enhance Your Performance at Work with Mindfulness》一书中，Rasmus Hougaard、Jacqueline Carter 和 Gillian Coutts 表示，你确实可以做到。他们认为，应对不断出现的干扰，最好的方法是花一秒钟保持正念，并做出有助于我们保持专注与平静的正确选择。
在以下摘自该书的节选中，Hougaard 提出了五项在使用电子邮件时保持更多正念的指导原则。
无论你的职位、所在地或行业如何，电子邮件很可能占据了你工作时间的很大一部分，而其效果却未必理想。在这一方法中，我将介绍五种简单的方式，说明正念如何让你在使用电子邮件以及短信、办公即时通讯系统等其他电子通讯形式时更加高效、更有成效。
指导原则 #1：避免邮件成瘾
你多久查看一次电子邮件？一天几次？每小时一次？还是每当口袋里的设备振动或亮起时就查看？你能坦诚地说，自己可以在较长时间内完全不查看邮件吗？
如果不能，你并不孤单。一项报告显示，60%的美国人在度假时仍会查看电子邮件，25%的人在连续三天无法使用电子邮件后会感到焦躁不安、身体不适。事实上，医生估计有1100万美国人饱受“电子邮件成瘾”之苦。
如果你觉得这听起来很荒谬，不妨再想一想。
电子邮件依赖在本质上与其他任何形式的依赖并无二致。当你收到客户的感谢信息、上级的表扬、一篇有趣的文章或一个好笑的笑话时，大脑会释放多巴胺，这是一种让人感到愉悦的神经递质。渴望从一封令人愉快或好笑的邮件中获得这种提振，会使人越来越频繁地查看邮件。
正念训练能让你更好地觉察自己的想法、情绪和渴望。当你产生仅仅为了查看而查看邮件的冲动时，请观察这种冲动。在你不假思索地屈从于这种冲动之前，先停下来。只需一秒钟。在这一秒钟里，你会意识到，你对刺激的反应并非必然是自动的。你是有选择的。
有时，只需一秒钟的正念思考，就足以抵制自动化的冲动。若要提高避免或缓解邮件成瘾的成功率，你可以采取许多措施。第一步是关闭所有通知。
指导原则 #2：关闭所有通知
即使只是在后台运行，电子邮件始终处于开启状态，也可能在个人生活和运转良好的组织内部制造大量不必要的“噪音”。要增加时间并提升注意力，最简单的方法之一就是消除不必要的噪音。对于电子邮件，你只需关闭邮件通知、弹窗、提醒和铃声，就能帮自己一个大忙。这样做可以让你在指定的邮件处理时段之外的时间保持清净，专注于其他更重要的工作。
在接下来的几天里，每当被邮件通知打断时，请留意自己的专注力、工作效率和身心状态会发生什么变化。然后，尝试在关闭通知的情况下工作几天。之后，你就能就什么最适合自己做出明智的决定。
“当你产生仅仅为了查看而查看邮件的冲动时，请观察这种冲动。在你不假思索地屈从于这种冲动之前，先停下来。只需一秒钟。”
很多时候，收到新邮件会把我们的注意力从手头的工作上拉开，迫使我们在不同任务之间切换。正念处理邮件的下一条指导原则，就是在切换发生之前制止它。
指导原则 #3：注意切换时间
无论是否成瘾，许多人都整天开着电子邮件。这让他们觉得自己始终高效、时刻掌握最新动态。他们一直在线，常常在收到邮件后很快就回复。这在对方需要立即回应时或许有所帮助，但也可能带来其他问题。
如果每当有新邮件到达时你都让注意力随之转移，你就是在浪费时间。Twitter 大脑需要几秒钟才能专注于一封新邮件，然后还需要同样长的时间才能把注意力重新拉回先前的工作上，如果你丢失了进度或思路，所需时间可能会更长。除了占用时间，在不同任务之间来回切换还会消耗大量精力，从而整体上降低你的工作效率。
要最有效地减少切换时间，请牢记两条心智效率法则：专注于你所选择的事情，并有意识地选择让你分心的事物。如果你任由每一封涌入收件箱的新邮件分散你的注意力，那么你就不是在有意识地选择自己的干扰。
除了关闭通知和注意切换时间，你还可以安排邮件处理的方式，确保在办公室或工作中充分利用时间。
指导原则 #4：切勿在早晨一开始就处理邮件
上午前半段，大脑通常最为警觉、最能集中注意力，也最具创造力。虽然许多人一早就打开电子邮件，但这并不是利用这段高度专注和富有创造力时间的最佳方式。
“专注于你所选择的事情，并有意识地选择让你分心的事物。”
一早就打开邮件，会立即让你陷入一连串的短期问题之中。随着大脑适应邮件的节奏，清晨的创造力会逐渐消散。把查看邮件作为一天的第一件事，可能会浪费发挥大脑最大潜能的机会。不妨试着在到达工作地点后，至少等待半小时到一小时，再查看收件箱。
无论你最终决定何时安排邮件处理时段，都应将这些时段以固定事项的形式记入日历，并围绕它们安排其他活动。
指导原则 #5：保障专注时间
如果你整天都在查看和回复邮件，那么你就无法完全专注于工作、邮件或其他任何事情。与其在每封邮件到达时都转移注意力，不如在一天中划出特定的固定时段，专心处理邮件。
有时，看似微小的日常工作调整会产生巨大影响。这正是其中一种情况。在为自己保障专注时间时，请考虑以下问题：多久一次、持续多长时间，以及在什么时候。
刊登本文并不代表世界经济论坛认同其中的观点。
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作者：Rasmus Hougaard 是 Potential Project 的创始人兼董事总经理。
图片：一名女子在笔记本电脑上打字时的双手。REUTERS/Vivek Prakash。
