工作与未来

研究发现:人在工作时,手上最好同时有五个项目

超过80%的员工会同时参与多个项目。 Image: Unsplash/Scott Graham

Anatoli Colicev
Chair in Marketing, Strategy and Analytics, University of Liverpool
Tuuli Hakkarainen
Lecturer in Human Resource Management, University of Liverpool
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工作的未来

  • 研究发现,同时进行多于五个项目的员工可能会出现注意力不集中和大脑容量紧张的情况;
  • 根据最新的研究,超过80%的员工会同时参与多个项目;
  • 同时参与太多项目不仅有损员工身心,也会影响项目进展和公司发展。太多项目会降低员工的生产力、拉低士气,并可能导致职业倦怠。

如今,兼顾多个项目是大多数岗位的工作常态。事实上,根据最近的研究,超过80%的员工同时参与多个工作项目。

这种要求员工身兼数职的工作安排是普遍存在的。调查显示,有59%的受访者手上同时有2到5个项目,11%的人有6到10个项目,而竟有15%同时在10个以上的项目中工作。公司表面上会说,将员工分配到多个项目中是为了提高生产力,但这其实只是在为企业节省时间、金钱和资源而已。

其实,这种工作方式不仅对员工以及相关项目有不良影响,也不一定对公司有利。新冠肺炎疫情以来,过量的工作要求、职业压力和工作满意度一直是人们讨论的热点(你应该听说过“静默辞职”的现象,即员工只想单纯留任,拿一份工资,所以只达到最低限度的工作要求),多项目工作更是一个值得思考的重要问题。

五个项目刚刚好

经过几年来对一家大型跨国公司数百名员工的观察,我们发现,同时处理五项目以上,会让员工更难按时推进工作。但是,少于五个项目则无法充分利用员工的所有生产力。

当手头上的项目比较少时,员工更有可能会因为无事可做而浪费工作时间。如果其他团队成员没有按时交付手上的任务,员工本可以在等待的同时去推进其他项目。

同时参与多个项目可以推动各行各业的工作者制定更有效的工作方法。例如,工程师可以部署自动排队流程,外科医生在面对多个病人时可以制定更加灵活的优先级方案。也就是说,员工在从事多个项目时,会更有创造性地设计方案,在更短的时间内完成更多的工作。

因此,项目太少也并不是好事。那太多呢?我们发现,拥有五个以上项目的员工可能会出现注意力不集中和大脑容量紧张的情况,例如,人们很难专心做眼前的事情而不去想其他工作。有人称这种现象为“注意力残留”,并且已有证据表明,该现象存在于人做任何事情的时候。根据这项新发现,下次你的老板又要求你开Zoom会议来讨论新项目时,你应该在接受之前三思而行。

多任务处理的理想条件

虽然五个项目可能是最理想的状况,但不是所有的员工和公司都能做出这样的安排。我们的研究也同时指出了更好地参与多个项目的三个关键条件。

1. 专业能力匹配

员工如果对某项任务非常精通,其工作效率就会更高。想一想,一个物流行业工作者如果拥有相关教育背景,还有丰富的供应链工作经验,就可以在所有项目中使用已有的通行工作方式,而不需要重新探索新方法。同样,一个对某类软件了如指掌的工程师也可以更快掌握与该系统相关的每个新项目的要求。

2. 项目相似度高

相似的项目所需要的解决方案也可能几乎相同,可以反复使用。例如,一个撰稿人如果同时有三四个面向相似受众的项目,就可以使用相同的模板或工具来执行某些任务。

3. 同事配合到位

根据我们的研究,如果几个项目的员工都互相认识,就可以节省大量介绍、误解和澄清的磨合时间。相互认识的同事也可以依靠共同的经验,直接使用大家已经知道的最佳解决方案。

根据我们的研究,如果几个项目的员工都互相认识,就可以节省大量介绍、误解和澄清的磨合时间。 Image: Unsplash/Annie Spratt

总之,参与太多的项目不仅有损员工身心,也会影响项目进展和公司发展。太多项目会阻碍员工的生产力、拉低士气,并可能导致职业倦怠。因此,企业管理者应该改善时间分配方式,不应让员工负担过重。

这能为员工和公司创造一个双赢的局面。公司依然可以安排员工在多个项目中工作,但为了平衡生产力和员工需求,他们可以将更多更专精的员工分配到同事之间相互熟识,且需求类似的项目当中。而这才是企业团队合作的理想状态。

本文作者:

Anatoli Colicev,利物浦大学市场营销、战略和分析专业教授

Tuuli Hakkarainen,利物浦大学人力资源管理专业讲师

本文与The Conversasion合作发布。本文原载于世界经济论坛Agenda博客,转载请注明来源并附上本文链接。

翻译:江颂贤

编辑:王思雨

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