屏幕上弹出一封电子邮件,是客户在共享项目更新情况。新消息弹出,是老板在问问题。短信提示音响起,同事想知道你是否要参加会议。

这些听起来是不是很熟悉? 人们在工作中越来越多地受到电子邮件、即时通讯应用、社交媒体和面对面交流对工作的干扰。

干扰工作的形式多种多样,它们影响员工的表现,降低功效、导致更多错误发生、降低工作质量

干扰也常常会引发员工的负面情绪,比如烦恼焦虑。随着时间的推移,频繁的干扰可能会导致超负荷压力恼怒和“时间饥荒”的感觉——要做的事情太多,时间却不够。

然而,干扰是工作中必不可少的一部分,因为沟通需求往往是不可预测的,而且具有时效性。不管干扰来自何方,对其做出反应已经成为大多数工作的核心责任

作为人际交往和组织时间利用方面的专家,我想知道为什么干扰常常会带给人如此大的压力。我和我的一个博士生一起设计了一项研究,研究人们被干扰的经历。

我们目前正在进行的研究发现,在适当的情况下,打断别人的话实际上可以激发积极情绪,而不是消极情绪。

出乎意料的积极干扰

在研究中,我们要求35名参与者记录在整个工作日中所受到的干扰的情况。

参与者跨越多个行业,拥有不同的头衔。他们都是全职工作,经常使用电子设备。

参与者记录了一些细节,比如每次中断期间发生了什么,谁打断了他们,每次中断持续了多长时间。他们还记录下了自己所经历的情绪,并简单写下了为什么会产生这些情绪。

正如我们所预料,大多数参与者一天当中经常被打断。他们总共报告了256次中断。

在他们记录下自己的干扰经历的第二天,我们采访了参与者。我们想要了解到更多关于每次中断的信息,以帮助我们进一步理解为什么它会引发参与者所记录的情绪。比如,我们进一步探讨了参与者被打断后要去做的任务,以及在被打断时还发生了什么。

考虑到以前的研究过于强调干扰、中断的负面影响,当我们的研究显示许多干扰的影响是积极的的时候,我们感到很惊讶。

我们分析过的干扰、中断中大约有30%与兴奋和幸福等感觉有关。超过75%的参与者至少经历过一次积极的干扰。

这些意料之外的发现引起了我们的兴趣,我们开始利用数据探究是什么让干扰和中断带给人积极体验,而非消极体验。

时间和时长

事实证明,干扰、中断体验的不同在很大程度上归因为人们对时间的看法。

正如西方文化中,许多人认为时间犹如有限、宝贵的商品一样,那些在工作中被打扰的人通常下意识地认为,被打扰会迫使他们改变利用时间的方式。

例如,参与者会根据“时间价值”来判断干扰。被看作是“值得花时间”的干扰更容易激发人们积极的情绪。

如果干扰、中断所涉及的任务具有优先级的、与其他正在进行的项目相关、并且明显在员工的工作范围内,那么这些中断就是“值得花费时间的”。考虑到人们最关心的是在有意义的工作上取得进展,我们的参与者的确会考虑是否值得花时间中断当前的工作。

我们还了解到,干扰时长在人们的情绪反应中扮演着重要的角色。如果时长合理,那么干扰通常会带来积极情绪。

恰合时宜的干扰是指,当员工没有全神贯注于另一项任务或恰好要结束当前任务时出现的干扰。我们的发现与之前的研究相呼应,之前的研究发现,不合时宜的干扰更有可能阻碍工作表现

图片来源:伊利诺伊大学

最后,短暂的打断通常会激发积极的情绪,而不是消极的情绪。较长时间的干扰会占用更多人们分配给计划任务的时间。

人际关系和工作量也很重要

我们研究的另一个发现是人际关系的重要性。虽然这看起来并不出乎意料,但目前为止,研究人员还没有对干扰的人际关系层面进行探索。

如果人们喜欢或尊重打断他们的人,他们就会有积极的情绪。在某些情况下,个人喜好可以激发良好的体验,即使中断被视为“浪费时间”,不合时宜或时间过长。

相反,如果人们不喜欢或不尊重打断他们的人,那么打断更容易产生负面情绪。如果中断者曾因一些无关紧要的问题或任务打扰过对方,那么被打扰者更容易产生负面情绪。

我们还发现,员工的总体工作量也会影响干扰、中断体验。如果干扰、中断发生在员工相对空闲的时候,他们会觉得处理一些意料之外的事情的压力更小。他们可以很快重新回到计划任务中去,而不用担心错过最后期限或加班。

然而,当员工的工作量较大时,他们会感到强烈的时间压力,这意味着任何干扰都更有可能导致负面情绪。

组织和员工可以做什么

对工作干扰、中断的研究让我对那些经常面临这种情况的人的处境更加乐观。

我相信有方法可以让被打扰的人感觉更好。其他管理研究人员曾建议,为员工创造一段不受打扰的时间,或者为他们提供一段可以灵活使用的、不受打扰的时间的“配额”

我们的研究提出了一些其他可能有用的方法。例如,组织培训项目,教会员工更加注意如何、何时以及为什么要打断别人。

管理者也可以建立“健康的”干扰、中断行为模型。如果是因为有价值的任务干扰员工,并为采取同样做法的下属提供积极的反馈,工作团队的文化就能逐渐得以改变。

当员工们专注于一项需要大量思考的任务或面临紧迫的最后期限时,他们可以关掉通讯提醒,戴上耳机,让手机静音。

然而,除非领导和经理公开支持这种行为,否则员工很难这样去做。

作者:

Elana Feldman,马萨诸塞大学洛厄尔分校商学院副教授

本文与The Conversation联合发表,原载于世界经济论坛Agenda博客,转载请注明来源并附上本文链接。

翻译:杜冰钰

编辑:王思雨