你知不知道有一种人,即便他忙得不可开交,也总会赶在最后期限之前完成任务?你是不是也会羡慕,想知道他们是怎么做到的?

“不考虑环境、工作地点或职业,工作效率是每位专业人士都会面临的挑战,” 麻省理工斯隆管理学院高级讲师 Robert Pozen 表示。

在麻省理工学院本科生 Kevin Downey 的协助下,Pozen 对关于有些人工作效率高的原因做了调查,并将这项调查作为他研究的一部分,其调查对象是来自六大洲 2 万名自荐参与的管理人员。

调查用的工具是 Pozen 工作效率评级,其中包括 21 个问题,并分为 7 类:制定时间表、管理日常事务、处理信息、完成大量工作、提高沟通能力、召开有效会议及将任务委派他人。这些习惯与技能是 Pozen 的麻省理工斯隆管理学院高层管理教育项目、《工作效率最大化:如何成为一名高管》及他的畅销书《这样工作最高效:怎样做到结果更好,用时更少》的核心要点。

整理完数据后,Pozen 和 Downey 从 19,957 名受访者中得出了一套完整的结果。其中北美受访者约占总人数的一半;还有 21% 来自欧洲,亚洲则占 19%,而剩余 10% 涵盖了来自澳大利亚、南美以及非洲的受访者。

他们找出了工作效率评级最高的几组人,发现得分最高的专业人士往往有着相同的习惯:

他们基于优先级计划工作,并且有明确的目标;

他们具备管理大量信息与任务的有效技巧;

他们理解同事的需求、能够召开简短会议、直奔交流主题并具备确定的方向。

分析受访者人口统计数据时,他们得出的结果也很有趣。

从地理位置上看,北美受访者的平均工作效率处于中等水平,即使他们的工作时间更长。事实上,北美的平均工作效率得分明显低于欧洲、亚洲及澳大利亚。

年龄和资历与个人工作效率高度相关——年长和资历较深的专业人士得分要高于年轻且资历尚浅的同事。这些资深受访者有着安排非重要日常事务、管理消息流、召开有效的会议,以及将任务委派给其他人的习惯。

男性与女性专业人士的总体工作效率得分几近相同,但在如何达到如此高的工作效率上,他们之间存在着一些显著的差异。例如,女性在组织有效会议方面得分尤其高——会议时间不超过 90 分钟,并就下步计划达成一致。相比之下,男性则擅长处理信息量大的邮件——他们不会过于频繁地查看电子邮件,也会跳过那些价值不高的邮件。

每天处理大量信息

处理收件箱过载的能力是提高工作效率的关键,但我们会因不断积压的电子邮件而感到恐惧,并且对于如何实现这一目标不是很明确。

“我们经常受小事缠身,比如电子邮件,这会让我们不堪重负,最终把我们宝贵的时间皆用于此,” Pozen 说。“我们中大多数人每三到五分钟看一次电子邮件。相反,我们应每一到两个小时看一次。当你查阅邮件的时候,由于大部分邮件都没多大用处,你只需看邮件主题以及发件人,这样基本上可以略过 60% 到 80% 的邮件。"Pozen 还提倡人们立即回复重要邮件,而不是先做上标记,之后再看(或者干脆忘记),同时标记重要联系人,并充分利用电子邮件过滤器。

Pozen 强调管理收件箱是一项重要的技能,然而,这需要与其他更主要的习惯相结合才能有效,比如确定最高优先级。他提示说,如果没有追求一系列具体的目标——包括个人目标及职业目标——许多有进取心的人就没有足够的时间去参与那些实际上支持他们最高目标的活动。

工作效率最大化的更多技巧

如果你想提高工作效率,可以尝试培养 Pozen 调查结果中示例的“习惯集群”,效率最高的专业人士就拥有这些习惯。其中包括:

  • 专注于主要目标:每天晚上修改第二天的日程安排,强调优先事项。在开始阅读长篇材料之前,先确定阅读目的。
  • 管理超负荷工作:根据发件人和主题,略过50%到80%的邮件。把大项目分成一个个小步骤,并从第一步开始。
  • 支持同事工作:将会议的时间限制在90分钟以内,并在每次会议结束时明确规定下一步计划。与团队成员就成功指标取得一致意见。

Pozen 的调查工具可在网上搜到。完成调查的人会收到一份反馈报告,其中包括提高工作效率的实用技巧。你也可以从 Pozen 的麻省理工高层管理教育项目中直接学习,使你的工作效率最大化

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本文由世界经济论坛与 MIT News 联合发表,转载请注明来源并附上原文链接

翻译:程杨

编辑:刘宇彤